自上世紀(jì)90年代以來,世界經(jīng)濟全球化、信息化相互作用,加速發(fā)展,對我國尚處于工業(yè)化前期的、以傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)為主體的工業(yè)經(jīng)濟構(gòu)成了極為嚴(yán)峻的競爭態(tài)勢! 實現(xiàn)工業(yè)化仍然是我國現(xiàn)代化進(jìn)程中艱巨的歷史性任務(wù)。信息化是我國加快實現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇。堅持以信息化帶動工業(yè)化,以工業(yè)化促進(jìn)信息化,走出一條科技含量高、經(jīng)濟效益好、資源消耗低、環(huán)境污染少、人力資源優(yōu)勢得到充分發(fā)揮的新型工業(yè)化路子。 ——摘自2002年11月8日中國共產(chǎn)黨第十六次全國代表大會《全面建設(shè)小康社會,開創(chuàng)中國特色社會主義事業(yè)新局面》報告 西南藥業(yè)股份有限公司位于重慶(以下簡稱西南藥業(yè)),是中國化學(xué)醫(yī)藥重點企業(yè)和麻醉藥品定點生產(chǎn)廠家,于1993年在上海證券交易所上市。西南藥業(yè)榮獲中國醫(yī)藥企業(yè)50強,并連續(xù)11年被評為重慶工業(yè)企業(yè)50強。 項目背景 隨著近10年信息技術(shù)的飛速發(fā)展,計算機的性價比提高了千倍以上;而各種企業(yè)大型應(yīng)用軟件(CAD、CAM、PDM、MRP、ERP、SCM、CRM)日益廣泛深入應(yīng)用,逐步成為了滲透和覆蓋企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程的重要手段和現(xiàn)代化管理賴以支撐的基礎(chǔ)平臺。全球500強企業(yè)中有85%實施了ERP等管理信息系統(tǒng);信息技術(shù)投資超過生產(chǎn)設(shè)備投資的企業(yè)達(dá)到65%。內(nèi)在需求是企業(yè)信息化的原動力.上個世紀(jì)90年代以來,我們公司的管理上出現(xiàn)了一些問題。正是有這些問題需要我們解決,所以我們信息化的動力就在實際需求上! 1、企業(yè)缺少一個集中、統(tǒng)一、規(guī)范、共享的企業(yè)基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫。以前我們企業(yè)的銷售的客戶沒有一個編碼,財務(wù)不成一套。 2、部門信息不能集成共享、重復(fù)勞動、工作效率低。企業(yè)的信息不能及時、真實的反映出來,造成數(shù)據(jù)失真。 3、生產(chǎn)計劃準(zhǔn)確性既有效性差,生產(chǎn)平衡及控制能力弱。 4、庫存量過大,導(dǎo)致流動資金被大量占用。 5、整個生產(chǎn)經(jīng)營過程不規(guī)范,缺乏控制,難以有效監(jiān)督。 6、產(chǎn)品成本高,成本管理注重與事后成本核算。缺乏信息收集和分析手段,各部門不能準(zhǔn)確、及時提供生產(chǎn)、銷售財務(wù)等經(jīng)營信息給公司領(lǐng)導(dǎo)層作為決策參考! 通常把企業(yè)的信息化分成兩類,一個是專業(yè)信息化的應(yīng)用,主要是計算機輔助設(shè)計、輔助制造,還有一些數(shù)控設(shè)備的應(yīng)用。另一個大類就是管理的信息化,就是管理的信息系統(tǒng)。這其中以ERP為典型。在這這樣的時代背景下,我們公司的管理層在1997年決心以實施ERP系統(tǒng)為突破口,來提升企業(yè)的競爭力。 在1998年我們使用了美國的某公司的軟件,但是由于我們企業(yè)的基礎(chǔ)和我們財務(wù)上面的一些原因,這個系統(tǒng)就出現(xiàn)了一些問題。在2002年我們通過這個經(jīng)驗教訓(xùn)以后我們采用的金蝶的K/3系統(tǒng)。一期應(yīng)用框架包括四個內(nèi)容:財務(wù)管理、銷售管理、采購管理、倉儲管理。一期已經(jīng)在2003年完成。二期,我們和金蝶公司正在緊鑼密鼓的籌備,二期將包含生產(chǎn)計劃、車間管理和全面質(zhì)量管理。 系統(tǒng)運用總體的框架和基本特性 這是我們應(yīng)用金蝶K/3的一個流程圖,虛線上面是物流系統(tǒng),它從采購到入庫,到銷售、成品的入庫和銷售的入庫。通過這個圖可以看出來,它的財務(wù)和物流是集成一體化的運作! 這個圖是我們公司計算機網(wǎng)絡(luò)的控制圖,現(xiàn)在我們公司的網(wǎng)絡(luò)覆蓋了所有的部門。像銷售、采購、庫存、生產(chǎn)計劃,用戶,包括我們的車間,他們都在K/3里面查找信息。 信息系統(tǒng)和傳統(tǒng)的信息管理模式有差異。傳統(tǒng)的信息管理模式,信息是可以分散保存在各個部門之間,部門之間有一道無形的墻,信息傳遞需要通過接口,使得很多的信息被隔離掉,手續(xù)也比較繁。K/3信息系統(tǒng)它利用大型的數(shù)據(jù)庫和現(xiàn)代的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù),它和傳統(tǒng)的信息管理模式是不一樣的,雖然這個信息的使用權(quán)和維護全還是在部門,但是這個新戶的保存是統(tǒng)一管理。這樣我們可以更加高效的管理! 從信息管理模式的前后對照,我們把它歸納成信息的三個特性, 1、集成性。 2、實時性,每一個延誤操作我們都會及時反映。 3、通透性,所有的信息都是透明的,可追蹤的。 信息系統(tǒng)這個特點有利于我們加強管理、監(jiān)督和控制。 系統(tǒng)應(yīng)用前后業(yè)務(wù)方面的對比 銷售方面,在應(yīng)用前自己開發(fā)了一個銷售的開票系統(tǒng),我想很多的企業(yè)也是這樣走過來的.這個開票系統(tǒng)是單機版的和庫存沒有聯(lián)網(wǎng)。庫存還是要到倉儲部門提取數(shù)據(jù)和手工報表,這個數(shù)據(jù)不是動態(tài)的,是靜態(tài)的。這個數(shù)據(jù)到底發(fā)了多少,銷售人員根本無法落實。客戶的信用額度管理也是手工管理,實際上也并沒有真正的管理利用。 現(xiàn)在K/3系統(tǒng)應(yīng)用以后,我們銷售開票人員可以不關(guān)心庫存了,他只要把客戶的定單錄入系統(tǒng)以后,系統(tǒng)會制動的提供庫存數(shù)據(jù)?蛻舻男庞妙~度也可以自動計算,如果超過這個額度,系統(tǒng)自動鎖定,不許發(fā)貨,必須要總經(jīng)理人的簽字才能發(fā)貨,這個大大提高了工作效率。銷售控制可以實現(xiàn)批號跟蹤。銷售的發(fā)票也是自動和引入了金稅系統(tǒng)也無需重復(fù)錄入。我們的開票人員減少了一個人,開票的準(zhǔn)確率從原來的80%,提高到了98%。我們公司2003年銷售收入比2002年增長25%! 采購入庫方面,系統(tǒng)應(yīng)用前,如果數(shù)量沒有嚴(yán)格按采購計劃進(jìn)行,超量采購無法監(jiān)督,采購員接到發(fā)票后再分別到各庫房辦理入庫手續(xù),手續(xù)煩瑣,且?guī)嵅环,材料核算?yán)重滯后,起碼滯后一個月,因為它的發(fā)票來了以后還要辦入庫,采購員有的時候忙去了,他就不要財務(wù)報帳,那么我們這個財務(wù)核算就是滯后的! 系統(tǒng)應(yīng)用以后,我們規(guī)范了采購的管理,對供應(yīng)商進(jìn)行了統(tǒng)一的管理,對外進(jìn)行招標(biāo)采購。嚴(yán)格按照定單收貨,超量采購得到有效控制,提高了采購的透明度。物料入庫以后既打印入庫單,簡化了采購人員的入庫手續(xù)。財務(wù)核算及時,物料成本及庫存資金占用能夠真實反映。2003年我們采用報表、采購信息系統(tǒng)后,原輔料、包裝成本比上一年節(jié)省了25%。 倉儲方面。上系統(tǒng)前,倉儲管理采用手工管理如臺帳、分類帳、待檢品帳等,每天還要填報各類庫存報表,帳目工作繁雜,緩慢且容易出錯,互相無法及時查詢和準(zhǔn)確掌握;管理急需的報表無法按時提供,物料批號跟蹤等GMP管理思想難以真正落實! 上了系統(tǒng)以后,借助信息系統(tǒng)落后GMP的管理思想,物料的出、入庫業(yè)務(wù)規(guī)范化、流程化;庫存數(shù)據(jù)動態(tài)反映繼承共享;用系統(tǒng)中的帳表代替原有的共帳以后,一表多用,各類報表制作方便快速,工作效率大大提高,倉儲管理逐步走向現(xiàn)代化。 財務(wù)會計方面。原來全部是手工錄入,重復(fù)勞動容易出錯,財務(wù)人員忙于記錄,大量時間花在制造憑證的事物工作上,有些報表需要幾周十幾個人才能完成,無法滿足上市公司的有關(guān)管理需要! 系統(tǒng)應(yīng)用以后,由于我們財務(wù)系統(tǒng)的集成運用,物流部門過來的憑證只需調(diào)出相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù),財務(wù)人員審核以后直接生成財務(wù)憑證,財務(wù)人員就有更多的時間進(jìn)行分析,一個月的財務(wù)報表當(dāng)天就可以完成。2003年財務(wù)部門業(yè)務(wù)憑證量比上年增加18%,而我們財務(wù)人員反而減少一人。 計劃部門。原來計劃部門對銷售和庫存情況掌握靠銷售處和儲運處報手工報表,信息滯后且不準(zhǔn)確,生產(chǎn)計劃僅為月指導(dǎo)性計劃,計劃產(chǎn)量與實際產(chǎn)量不符,計劃有效率僅為80%。 我們系統(tǒng)應(yīng)用以后,我們計劃部門借助信息系統(tǒng)對銷售、庫存等數(shù)據(jù)進(jìn)行動態(tài)掌握,計劃體系調(diào)整為月指導(dǎo)性計劃、周生產(chǎn)計劃和批生產(chǎn)指令相結(jié)合的計劃體系,對市場快速反映以及平衡生產(chǎn)能力得到加強。 總體來說,通過實施金蝶K/3系統(tǒng),為西南藥業(yè)引入了現(xiàn)代企業(yè)管理思想、全面提升了企業(yè)管理水平,人的隨意行為大大減少,管理更加有效、更加規(guī)范。財務(wù)與業(yè)務(wù)無縫連接,高度一體化,將企業(yè)相對獨立的業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)信息、財務(wù)信息集成化。準(zhǔn)確及時地了解企業(yè)采購、銷售、庫存、生產(chǎn)、財務(wù)等部門的運行情況,供應(yīng)鏈快速協(xié)同反映市場變化,提高了企業(yè)的應(yīng)變能力。信息高度共享,數(shù)據(jù)真實反映、高層管理者可及時、準(zhǔn)確了解和掌握企業(yè)的情況,便于作出正確的決策分析。通過這個項目的實施,各個部門全員參與,協(xié)同控制,鍛煉了我們企業(yè)的隊伍也提升了企業(yè)的形象! 實施的兩點體會 1、觀念上必須樹立變革思想,項目實施切忌盲目沖動。 2、信息系統(tǒng)建設(shè)絕不能脫離企業(yè)感覺實際而獨立存在! 我搞信息化也搞了十年了,酸甜苦辣也挺多。第一個就是觀念上必須樹立變革思想,項目實施切忌盲目沖動。有的人對這個認(rèn)識不是很明確,覺得買這個軟件就可以了,還有什么好考慮的,這是對信息系統(tǒng)沒有好的認(rèn)識。我們說既然要搞信息化,上ERP系統(tǒng),就必然要改變舊的工作方式,建立新的規(guī)范化要求,就必須要樹立變革的思想,要承受管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化帶來的痛苦。另外我們要充分認(rèn)識這個項目的復(fù)雜性艱巨性,我們要避免采取理想化的盲目冒進(jìn),我們采取的實施策略是“實施一塊,鞏固一塊,成熟后再推廣”的穩(wěn)步推進(jìn)實施策略。我們穩(wěn)步推進(jìn)這個策略,雖然使實施周期延長一點,但是不會影響正常業(yè)務(wù)。 第二個體會就是信息系統(tǒng)建設(shè)絕不能脫離企業(yè)感覺實際而獨立存在。我們在實施ERP系統(tǒng)過程中,必須堅持以業(yè)務(wù)為主導(dǎo),杜絕信息系統(tǒng)與管理現(xiàn)狀兩長皮。現(xiàn)在制藥企業(yè)搞信息系統(tǒng)就不能離開GMP而談信息化,ERP信息化流程的搭建也必須遵循GMP原則,像物料的檢驗、批號管理在系統(tǒng)設(shè)置時就必須考慮進(jìn)去,不能因為實施和操作難度的加大而放棄! 通過這個項目的運行實施,我們深深感受到國產(chǎn)ERP軟件有很多適合國內(nèi)企業(yè)應(yīng)用的優(yōu)勢,雖然國內(nèi)的軟件,包括我們金蝶K/3還有許多需要完善的地方,但是在實施的過程中,我們和金蝶的的實施人員結(jié)下了深厚的友誼。企業(yè)信息化是沒完結(jié)的工作,是一項很復(fù)雜的工程,我們將在夯實基礎(chǔ)管理的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步提高和完善GMP、BPM等與ERP本身技術(shù)及管理上的一些功能,最終實現(xiàn)具有行業(yè)特色的信息化工程。并逐步建立知識管理(OA)、客戶關(guān)系管理(CRM)、供應(yīng)鏈管理(SCM)、人力資源管理(HRM)等,全面邁向信息化管理。