金蝶K/3在香港皇朝家私有限公司信息化應(yīng)用案例
一、企業(yè)的需求與期望
隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)已經(jīng)越來越不能在信息化浪潮下獨善其身。由于家私行業(yè)特點和公司較大的生產(chǎn)規(guī)模，使得皇朝家私的庫存管理一直是個難題，規(guī)格、品種眾多的原材料和半成品不僅做不到及時、準(zhǔn)確的記錄和跟蹤，外形相似但來源和成本相異的物料也未能清晰管理和分析最佳流向，造成了許多實物和信息資源的流失。激烈的市場競爭，對家私行業(yè)在速度、質(zhì)量、服務(wù)、成本、創(chuàng)新能力以及敏捷性等多方面提出了更高的要求。而傳統(tǒng)的管理模式不僅束縛了公司人、財、物等各種資源的合理利用，對復(fù)雜多變的外部環(huán)境也缺乏相應(yīng)的應(yīng)變能力。因此，尋求現(xiàn)代化的科學(xué)管理思想和方法，采用以計算機技術(shù)為核心的企業(yè)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對公司財務(wù)和購銷存等的現(xiàn)代化管理成為公司生產(chǎn)經(jīng)營能夠持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵之一。
1998年到1999年上半年，皇朝家私派專業(yè)人員考察了眾多國內(nèi)外企業(yè)管理軟件供應(yīng)商和其提供的應(yīng)用方案。根據(jù)自身企業(yè)特點和具體需求，最終確定采用金蝶公司的K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案。從根本上改變并促進各部門之間的信息交流，提高工作效率；對倉庫部門實現(xiàn)有效的跟蹤和控制，保證企業(yè)整體生產(chǎn)經(jīng)營的正常運行的同時，有效降低成本；企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及時、全面地掌握企業(yè)情況；以滿足現(xiàn)代企業(yè)管理的要求和信息共享及全面提高企業(yè)競爭力。
皇朝家私根據(jù)自身企業(yè)特點和具體需求，派專業(yè)人員考察應(yīng)用方案的同時，廣泛征求企業(yè)內(nèi)部的意見，全面而慎重地做出最優(yōu)化選擇，于1999年7月正式?jīng)Q定實施金蝶公司的K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案。
二、K/3系統(tǒng)的實施
系統(tǒng)實施是決定系統(tǒng)能否在企業(yè)中成功運用的關(guān)鍵。為確保本次實施成功，皇朝家私與金蝶公司共同成立了專項實施小組，由皇朝家私董事長親自出任小組長，金蝶公司總部和廣州分公司派出了專門的工程師與實施顧問。
（一）培訓(xùn)：包括兩個方面。一是教育，關(guān)于觀念、知識結(jié)構(gòu)，是企業(yè)員工被動地接受新觀念、新方法；第二，才是培訓(xùn)，關(guān)于操作技能，是企業(yè)員工主動地學(xué)習(xí)，再造企業(yè)。只有皇朝家私與金蝶一道從思想觀念上和行為手段上，從上到下，做好全員培訓(xùn)，才能推動K/3實施走向成功。
（二）系統(tǒng)初始化
K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案的所有功能模塊的信息和數(shù)據(jù)完全實現(xiàn)共享，所以基礎(chǔ)資料的錄入只需在一個模塊完成后，其他模塊不需再重復(fù)錄入。由于皇朝家私急于使用工業(yè)倉存和工業(yè)核算系統(tǒng)解決庫存管理的難題，實施小組經(jīng)過分析研究決定采用分步實施的方法：
a、先實施工業(yè)倉存和工業(yè)核算模塊，實現(xiàn)這兩部分系統(tǒng)的功能；
b、在倉庫實施后一周內(nèi)實施財務(wù)相關(guān)模塊；
c、然后在二個月后全面實施采購，銷售等系統(tǒng)。
根據(jù)實施步驟安排，在倉庫部門完成基礎(chǔ)資料的錄入工作。
1、供應(yīng)商、客戶
皇朝家私擁有固定供應(yīng)商200家左右，遍及全國各地的客戶數(shù)百家。由于K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案提供可以按地域等條件進行無限制分級管理功能，使皇朝家私的供應(yīng)商和客戶經(jīng)過合理分類后得以有序、科學(xué)地管理，采購人員可迅速查詢到要找的供應(yīng)商，而銷售人員可準(zhǔn)確統(tǒng)計和查詢相關(guān)的客戶資料、倉庫資料、部門、職員也進行分級定義和管理。
2、物料資料和BOM
皇朝家私產(chǎn)品形成方式主要有兩種：采購回半成品，組裝成各式家具；采購原材料，由生產(chǎn)車間加工后成半成品，綜合組裝成產(chǎn)成品。由于從原材料到最終家私成品的配合方案靈活多變，故皇朝家私的BOM（產(chǎn)品結(jié)構(gòu)）采用根據(jù)需要靈活定義的方式，以滿足實際業(yè)務(wù)和市場變化的需要。
3、會計科目、計量單位、幣別信息等資料
由于K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案分行業(yè)預(yù)設(shè)了常用的會計科目，皇朝家私的財務(wù)人員高效地完成了會計科目的設(shè)置。其他相關(guān)的業(yè)務(wù)和企業(yè)信息均在初始化過程中，經(jīng)過合作雙方的密切配合得以順利完成。
三、各部門的實際應(yīng)用
皇朝家私的實際業(yè)務(wù)流程中銷售訂單、生產(chǎn)訂單、采購訂單的填寫由各部門完成，原來要想連接與跟蹤，只能靠單據(jù)在各個部門傳遞來完成，這樣會導(dǎo)致信息不能及時反饋或單據(jù)丟失，為管理帶來很大不便。實施K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案后，功能模塊分別應(yīng)用于不同部門，實施完成和全面啟用后，實現(xiàn)了如下的具體應(yīng)用：
采購部門：未使用系統(tǒng)前，采購部門是根據(jù)銷售訂單和倉庫每日送達的倉庫收發(fā)表手工制定采購訂單。使用系統(tǒng)后可參考即時庫存和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)（BOM）由銷售訂單自動生成采購申請，進而做采購訂單，做到以銷定產(chǎn)。工作人員尤其滿意的是大量的統(tǒng)計、分析運算由系統(tǒng)自動完成，各種采購報表準(zhǔn)確記錄物料的收貨、訂貨情況，實現(xiàn)對采購訂單執(zhí)行情況的動態(tài)跟蹤，還可以對供應(yīng)商的供貨價格和結(jié)構(gòu)進行分析，完成了許多原來想做但由于工作量大而沒做的事。
銷售部門：系統(tǒng)和原手工流程相一致，都是根據(jù)客戶實際訂貨，由銷售部制作銷售訂單、銷售出庫通知單、銷售發(fā)票等單據(jù)，銷售部門不需更改流程就用系統(tǒng)直接替代了手工。銷售收入、銷售發(fā)貨的統(tǒng)計是重要而工作量大的工作，由系統(tǒng)來做即及時又準(zhǔn)確，領(lǐng)導(dǎo)通過查詢可隨時掌握銷售部門的情況，非常滿意。
倉庫部門：根據(jù)采購部門的收貨通知單和客戶的收貨通知單，對送到的貨由質(zhì)檢部門檢驗后作入庫處理，同時電腦打印入庫單，由相關(guān)人員簽名；領(lǐng)料由生產(chǎn)部門主管簽名，倉庫根據(jù)領(lǐng)料申請單發(fā)貨，同時作出庫處理，打印出庫單，由相關(guān)人員簽名，完成不同事務(wù)的出入庫處理和跟蹤。實現(xiàn)了及時記錄各部門的領(lǐng)用和各種出入庫情況，及時反應(yīng)實際庫存。
財務(wù)部門：工業(yè)核算系統(tǒng)核算不同事務(wù)類型的出入庫成本，自動生成憑證由總賬使用，結(jié)合應(yīng)收款、應(yīng)付款等財務(wù)系統(tǒng)，完成對皇朝家私的財務(wù)數(shù)據(jù)全面的記錄、統(tǒng)計和分析，實現(xiàn)財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化管理。
四、實施K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案的感受和體會
在實施K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案之后的幾個月中，皇朝家私人員普便認(rèn)識到企業(yè)通過使用管理軟件可解決許多手工模式存在的弊端，對企業(yè)管理的多方面都有提升和幫助。合理的規(guī)范企業(yè)的采購行為，及時的根據(jù)銷售、生產(chǎn)、庫存進行采購，在保證正常生產(chǎn)的前提下有效降低產(chǎn)品及原材料的庫存及資金的占用。
1、由于長期采用手工作業(yè)，致使?fàn)I銷部門的工作負(fù)擔(dān)很重，工作效率不高，不能有效地進行動態(tài)管理，無法對銷售合同、采購合同等進行高效的管理和控制。使用系統(tǒng)后健全了供應(yīng)商統(tǒng)計管理和客戶資料匯總體系，實時跟蹤營銷信息的變化，進行銷售分析和比較，同時有助于管理好各銷售網(wǎng)點業(yè)務(wù)、充分協(xié)調(diào)其供求關(guān)系。
2、手工管理模式時數(shù)據(jù)資源不能共享、信息滯后，公司高層很難從總體上把握大局。實施K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案后，財務(wù)、采購、銷售、庫存等部門的信息通過權(quán)限的設(shè)置可實現(xiàn)企業(yè)所需的充分共享，使高層管理者可及時、準(zhǔn)確的了解和掌握各個部門的情況，能及時準(zhǔn)確地得到第一手財務(wù)業(yè)務(wù)資料，便于做出決策分析。
3、引入先進的管理模式和先進計算機及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為公司的管理提供先進工具，實現(xiàn)公司內(nèi)部信息資源的高度共享、交換及利用，以使公司成員在生產(chǎn)和經(jīng)營過程中以盡量小的投入來獲取最大的產(chǎn)出，從而使公司的投資按目標(biāo)得以回報。
皇朝家私認(rèn)為通過對K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案的實施，基本達到了他們的初衷，同時還有許多意外收獲�？蛻糁朗褂孟到y(tǒng)后，對于是否能及時供貨的疑問明顯減少，業(yè)務(wù)往來信心進一步增強。在同行中的聲譽得到進一步提升。以前某些沒太留意的問題在系統(tǒng)的實施的過程中發(fā)掘出來，通過多方面的探討和協(xié)調(diào)，進一步理順了業(yè)務(wù)流程和管理規(guī)范，有些暫時沒能解決的問題也為日后企業(yè)管理的提高提供了參考和警示。尤為欣喜的是為公司培養(yǎng)出一批既懂現(xiàn)代化管理，又懂計算機技術(shù)的復(fù)合型管理人才，為公司的長遠(yuǎn)發(fā)展提供了必要保證。保證公司跟上了網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展步伐。
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