公司動(dòng)態(tài)
金蝶K/3在香港皇朝家私有限公司信息化應(yīng)用案例
一、企業(yè)的需求與期望
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)已經(jīng)越來(lái)越不能在信息化浪潮下獨(dú)善其身。由于家私行業(yè)特點(diǎn)和公司較大的生產(chǎn)規(guī)模，使得皇朝家私的庫(kù)存管理一直是個(gè)難題，規(guī)格、品種眾多的原材料和半成品不僅做不到及時(shí)、準(zhǔn)確的記錄和跟蹤，外形相似但來(lái)源和成本相異的物料也未能清晰管理和分析最佳流向，造成了許多實(shí)物和信息資源的流失。激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，對(duì)家私行業(yè)在速度、質(zhì)量、服務(wù)、成本、創(chuàng)新能力以及敏捷性等多方面提出了更高的要求。而傳統(tǒng)的管理模式不僅束縛了公司人、財(cái)、物等各種資源的合理利用，對(duì)復(fù)雜多變的外部環(huán)境也缺乏相應(yīng)的應(yīng)變能力。因此，尋求現(xiàn)代化的科學(xué)管理思想和方法，采用以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的企業(yè)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)公司財(cái)務(wù)和購(gòu)銷(xiāo)存等的現(xiàn)代化管理成為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)能夠持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵之一。
1998年到1999年上半年，皇朝家私派專業(yè)人員考察了眾多國(guó)內(nèi)外企業(yè)管理軟件供應(yīng)商和其提供的應(yīng)用方案。根據(jù)自身企業(yè)特點(diǎn)和具體需求，最終確定采用金蝶公司的K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案。從根本上改變并促進(jìn)各部門(mén)之間的信息交流，提高工作效率；對(duì)倉(cāng)庫(kù)部門(mén)實(shí)現(xiàn)有效的跟蹤和控制，保證企業(yè)整體生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常運(yùn)行的同時(shí)，有效降低成本；企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、全面地掌握企業(yè)情況；以滿足現(xiàn)代企業(yè)管理的要求和信息共享及全面提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。
皇朝家私根據(jù)自身企業(yè)特點(diǎn)和具體需求，派專業(yè)人員考察應(yīng)用方案的同時(shí)，廣泛征求企業(yè)內(nèi)部的意見(jiàn)，全面而慎重地做出最優(yōu)化選擇，于1999年7月正式?jīng)Q定實(shí)施金蝶公司的K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案。
二、K/3系統(tǒng)的實(shí)施
系統(tǒng)實(shí)施是決定系統(tǒng)能否在企業(yè)中成功運(yùn)用的關(guān)鍵。為確保本次實(shí)施成功，皇朝家私與金蝶公司共同成立了專項(xiàng)實(shí)施小組，由皇朝家私董事長(zhǎng)親自出任小組長(zhǎng)，金蝶公司總部和廣州分公司派出了專門(mén)的工程師與實(shí)施顧問(wèn)。
�。ㄒ唬┡嘤�(xùn)：包括兩個(gè)方面。一是教育，關(guān)于觀念、知識(shí)結(jié)構(gòu)，是企業(yè)員工被動(dòng)地接受新觀念、新方法；第二，才是培訓(xùn)，關(guān)于操作技能，是企業(yè)員工主動(dòng)地學(xué)習(xí)，再造企業(yè)。只有皇朝家私與金蝶一道從思想觀念上和行為手段上，從上到下，做好全員培訓(xùn)，才能推動(dòng)K/3實(shí)施走向成功。
�。ǘ┫到y(tǒng)初始化
K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案的所有功能模塊的信息和數(shù)據(jù)完全實(shí)現(xiàn)共享，所以基礎(chǔ)資料的錄入只需在一個(gè)模塊完成后，其他模塊不需再重復(fù)錄入。由于皇朝家私急于使用工業(yè)倉(cāng)存和工業(yè)核算系統(tǒng)解決庫(kù)存管理的難題，實(shí)施小組經(jīng)過(guò)分析研究決定采用分步實(shí)施的方法：
a、先實(shí)施工業(yè)倉(cāng)存和工業(yè)核算模塊，實(shí)現(xiàn)這兩部分系統(tǒng)的功能；
b、在倉(cāng)庫(kù)實(shí)施后一周內(nèi)實(shí)施財(cái)務(wù)相關(guān)模塊；
c、然后在二個(gè)月后全面實(shí)施采購(gòu)，銷(xiāo)售等系統(tǒng)。
根據(jù)實(shí)施步驟安排，在倉(cāng)庫(kù)部門(mén)完成基礎(chǔ)資料的錄入工作。
1、供應(yīng)商、客戶
皇朝家私擁有固定供應(yīng)商200家左右，遍及全國(guó)各地的客戶數(shù)百家。由于K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案提供可以按地域等條件進(jìn)行無(wú)限制分級(jí)管理功能，使皇朝家私的供應(yīng)商和客戶經(jīng)過(guò)合理分類(lèi)后得以有序、科學(xué)地管理，采購(gòu)人員可迅速查詢到要找的供應(yīng)商，而銷(xiāo)售人員可準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)和查詢相關(guān)的客戶資料、倉(cāng)庫(kù)資料、部門(mén)、職員也進(jìn)行分級(jí)定義和管理。
2、物料資料和BOM
皇朝家私產(chǎn)品形成方式主要有兩種：采購(gòu)回半成品，組裝成各式家具；采購(gòu)原材料，由生產(chǎn)車(chē)間加工后成半成品，綜合組裝成產(chǎn)成品。由于從原材料到最終家私成品的配合方案靈活多變，故皇朝家私的BOM（產(chǎn)品結(jié)構(gòu)）采用根據(jù)需要靈活定義的方式，以滿足實(shí)際業(yè)務(wù)和市場(chǎng)變化的需要。
3、會(huì)計(jì)科目、計(jì)量單位、幣別信息等資料
由于K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案分行業(yè)預(yù)設(shè)了常用的會(huì)計(jì)科目，皇朝家私的財(cái)務(wù)人員高效地完成了會(huì)計(jì)科目的設(shè)置。其他相關(guān)的業(yè)務(wù)和企業(yè)信息均在初始化過(guò)程中，經(jīng)過(guò)合作雙方的密切配合得以順利完成。
三、各部門(mén)的實(shí)際應(yīng)用
皇朝家私的實(shí)際業(yè)務(wù)流程中銷(xiāo)售訂單、生產(chǎn)訂單、采購(gòu)訂單的填寫(xiě)由各部門(mén)完成，原來(lái)要想連接與跟蹤，只能靠單據(jù)在各個(gè)部門(mén)傳遞來(lái)完成，這樣會(huì)導(dǎo)致信息不能及時(shí)反饋或單據(jù)丟失，為管理帶來(lái)很大不便。實(shí)施K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案后，功能模塊分別應(yīng)用于不同部門(mén)，實(shí)施完成和全面啟用后，實(shí)現(xiàn)了如下的具體應(yīng)用：
采購(gòu)部門(mén)：未使用系統(tǒng)前，采購(gòu)部門(mén)是根據(jù)銷(xiāo)售訂單和倉(cāng)庫(kù)每日送達(dá)的倉(cāng)庫(kù)收發(fā)表手工制定采購(gòu)訂單。使用系統(tǒng)后可參考即時(shí)庫(kù)存和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)（BOM）由銷(xiāo)售訂單自動(dòng)生成采購(gòu)申請(qǐng)，進(jìn)而做采購(gòu)訂單，做到以銷(xiāo)定產(chǎn)。工作人員尤其滿意的是大量的統(tǒng)計(jì)、分析運(yùn)算由系統(tǒng)自動(dòng)完成，各種采購(gòu)報(bào)表準(zhǔn)確記錄物料的收貨、訂貨情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)訂單執(zhí)行情況的動(dòng)態(tài)跟蹤，還可以對(duì)供應(yīng)商的供貨價(jià)格和結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，完成了許多原來(lái)想做但由于工作量大而沒(méi)做的事。
銷(xiāo)售部門(mén)：系統(tǒng)和原手工流程相一致，都是根據(jù)客戶實(shí)際訂貨，由銷(xiāo)售部制作銷(xiāo)售訂單、銷(xiāo)售出庫(kù)通知單、銷(xiāo)售發(fā)票等單據(jù)，銷(xiāo)售部門(mén)不需更改流程就用系統(tǒng)直接替代了手工。銷(xiāo)售收入、銷(xiāo)售發(fā)貨的統(tǒng)計(jì)是重要而工作量大的工作，由系統(tǒng)來(lái)做即及時(shí)又準(zhǔn)確，領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)查詢可隨時(shí)掌握銷(xiāo)售部門(mén)的情況，非常滿意。
倉(cāng)庫(kù)部門(mén)：根據(jù)采購(gòu)部門(mén)的收貨通知單和客戶的收貨通知單，對(duì)送到的貨由質(zhì)檢部門(mén)檢驗(yàn)后作入庫(kù)處理，同時(shí)電腦打印入庫(kù)單，由相關(guān)人員簽名；領(lǐng)料由生產(chǎn)部門(mén)主管簽名，倉(cāng)庫(kù)根據(jù)領(lǐng)料申請(qǐng)單發(fā)貨，同時(shí)作出庫(kù)處理，打印出庫(kù)單，由相關(guān)人員簽名，完成不同事務(wù)的出入庫(kù)處理和跟蹤。實(shí)現(xiàn)了及時(shí)記錄各部門(mén)的領(lǐng)用和各種出入庫(kù)情況，及時(shí)反應(yīng)實(shí)際庫(kù)存。
財(cái)務(wù)部門(mén)：工業(yè)核算系統(tǒng)核算不同事務(wù)類(lèi)型的出入庫(kù)成本，自動(dòng)生成憑證由總賬使用，結(jié)合應(yīng)收款、應(yīng)付款等財(cái)務(wù)系統(tǒng)，完成對(duì)皇朝家私的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)全面的記錄、統(tǒng)計(jì)和分析，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化管理。
四、實(shí)施K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案的感受和體會(huì)
在實(shí)施K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案之后的幾個(gè)月中，皇朝家私人員普便認(rèn)識(shí)到企業(yè)通過(guò)使用管理軟件可解決許多手工模式存在的弊端，對(duì)企業(yè)管理的多方面都有提升和幫助。合理的規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)行為，及時(shí)的根據(jù)銷(xiāo)售、生產(chǎn)、庫(kù)存進(jìn)行采購(gòu)，在保證正常生產(chǎn)的前提下有效降低產(chǎn)品及原材料的庫(kù)存及資金的占用。
1、由于長(zhǎng)期采用手工作業(yè)，致使?fàn)I銷(xiāo)部門(mén)的工作負(fù)擔(dān)很重，工作效率不高，不能有效地進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，無(wú)法對(duì)銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同等進(jìn)行高效的管理和控制。使用系統(tǒng)后健全了供應(yīng)商統(tǒng)計(jì)管理和客戶資料匯總體系，實(shí)時(shí)跟蹤營(yíng)銷(xiāo)信息的變化，進(jìn)行銷(xiāo)售分析和比較，同時(shí)有助于管理好各銷(xiāo)售網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)、充分協(xié)調(diào)其供求關(guān)系。
2、手工管理模式時(shí)數(shù)據(jù)資源不能共享、信息滯后，公司高層很難從總體上把握大局。實(shí)施K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案后，財(cái)務(wù)、采購(gòu)、銷(xiāo)售、庫(kù)存等部門(mén)的信息通過(guò)權(quán)限的設(shè)置可實(shí)現(xiàn)企業(yè)所需的充分共享，使高層管理者可及時(shí)、準(zhǔn)確的了解和掌握各個(gè)部門(mén)的情況，能及時(shí)準(zhǔn)確地得到第一手財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)資料，便于做出決策分析。
3、引入先進(jìn)的管理模式和先進(jìn)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為公司的管理提供先進(jìn)工具，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部信息資源的高度共享、交換及利用，以使公司成員在生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)過(guò)程中以盡量小的投入來(lái)獲取最大的產(chǎn)出，從而使公司的投資按目標(biāo)得以回報(bào)。
皇朝家私認(rèn)為通過(guò)對(duì)K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案的實(shí)施，基本達(dá)到了他們的初衷，同時(shí)還有許多意外收獲。客戶知道使用系統(tǒng)后，對(duì)于是否能及時(shí)供貨的疑問(wèn)明顯減少，業(yè)務(wù)往來(lái)信心進(jìn)一步增強(qiáng)。在同行中的聲譽(yù)得到進(jìn)一步提升。以前某些沒(méi)太留意的問(wèn)題在系統(tǒng)的實(shí)施的過(guò)程中發(fā)掘出來(lái)，通過(guò)多方面的探討和協(xié)調(diào)，進(jìn)一步理順了業(yè)務(wù)流程和管理規(guī)范，有些暫時(shí)沒(méi)能解決的問(wèn)題也為日后企業(yè)管理的提高提供了參考和警示。尤為欣喜的是為公司培養(yǎng)出一批既懂現(xiàn)代化管理，又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型管理人才，為公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供了必要保證。保證公司跟上了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展步伐。
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