中國企業(yè)的競爭是全球性的,企業(yè)不但需要引進國外的先進的技術(shù)和設(shè)備,更要引進先進的企業(yè)管理,ERP是當(dāng)今世界最先進的管理工具。如何在一個企業(yè)里成功實施ERP項目?這是準備或正在實施ERP項目的企業(yè)關(guān)心的話題。在這里,作者根據(jù)自己的實施經(jīng)驗從軟件選型、實施策略、組織機構(gòu)、人員配置、培訓(xùn)工作、工作規(guī)程等幾個要素方面做一下總結(jié)。 軟件選型 對于傳統(tǒng)企業(yè)來說,對IT技術(shù)的陌生恐怕是實施ERP比較大的心理障礙,而ERP從選型到實施再到它的售后服務(wù)等對于一個ERP項目的成敗起著至關(guān)重要的作用。不同的企業(yè)業(yè)務(wù)不同,管理水平不一,IT技術(shù)掌握程度不等,資金條件各異,所以選擇ERP產(chǎn)品的情況也就不盡相同,有條件的公司最好聘請咨詢公司的專業(yè)人士對項目進行分析。一般說來,國內(nèi)的ERP產(chǎn)品功能比國外大公司的要差一些,價格從幾萬到幾十萬元不等,只是國外ERP軟件的1/7左右,比較適合國內(nèi)管理基礎(chǔ)薄弱、資金緊張的中小企業(yè)。國外的ERP軟件發(fā)展得相對比較成熟,但價格昂貴,雖然軟件功能強大,但對于基礎(chǔ)管理薄弱或是企業(yè)本身規(guī)模不夠大的企業(yè)來說,許多功能是閑置的,所以它比較適合大型的、管理水平較高的企業(yè),象一汽大眾、聯(lián)想、海爾、上海通用等大型企業(yè)基本上采用的是國外公司的ERP產(chǎn)品。 做好項目實施的總體規(guī)劃 在項目開始實施前,首先要做好項目實施的整體計劃,各分項目的實施都應(yīng)在整體計劃所劃定的框架內(nèi)進行,以保證整個項目實施的協(xié)調(diào)一致。 充分利用企業(yè)現(xiàn)有的軟、硬件資源 在保證項目整體先進、合理的前提下,盡量利用企業(yè)現(xiàn)有的軟、硬件資源,根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有的軟、硬件狀況,提供接口與企業(yè)的ERP系統(tǒng)集成,并且充分利用現(xiàn)有的數(shù)據(jù),以避免重復(fù)勞動。 實施ERP這樣一個大系統(tǒng),涉及到人力、物力的消耗都比較大,因此在遵循“滿足需求、先進、科學(xué)、符合實情”原則的前提下,采用“總體規(guī)劃、分步實施、重點突破、效益驅(qū)動”的實施策略是非常必要的。 認真進行數(shù)據(jù)準備工作 ERP系統(tǒng)的運行依賴數(shù)據(jù)的準確、及時和完備。可以說數(shù)據(jù)準備工作是整個系統(tǒng)實施過程中頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易犯錯誤且錯誤代價極大的一項工作。所以一定要提早進行并認真對待。 人機并行時間不宜過長 并行時間越短,ERP項目的成功率就越大。有幾個方面原因: ◆并行時期,工作量是很大的,時間長了,業(yè)務(wù)人員都干疲了,甚至?xí)䦟RP系統(tǒng)產(chǎn)生反感情緒。 ◆并行時期業(yè)務(wù)部門一般都是先做舊系統(tǒng)的,再做ERP系統(tǒng),這時他們并沒習(xí)慣看ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù),而仍是以舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)為準,所以ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有可能得不到及時跟蹤,時間長了,ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的垃圾會越來越多,甚至變成了一套無用的系統(tǒng)。 ◆并行時期,為核對ERP系統(tǒng)余額與舊系統(tǒng)余額,必須指定截數(shù)點,將業(yè)務(wù)停下來進行核對。當(dāng)出現(xiàn)差異時還需調(diào)整,這是要花費一定的時間的,所以每月都會有補數(shù)、入數(shù)的過程,相當(dāng)于經(jīng)常要將多天的工作壓在一、兩天內(nèi)補做完成,如果月月如此,業(yè)務(wù)人員會很累的。 重視高層領(lǐng)導(dǎo)在項目中的作用 ERP系統(tǒng)的實施是一項投入大、風(fēng)險大、實施難度大的系統(tǒng)工程。是企業(yè)管理模式、管理思想、管理方式的一場變革,沒有企業(yè)決策者對這一巨大工程的認識、支持與直接參與就沒有成功的可能。大量的實踐表明,高層領(lǐng)導(dǎo)的承諾是企業(yè)成功實施ERP的關(guān)鍵,主宰著系統(tǒng)的成功與失敗。 實施ERP系統(tǒng)人是項目成功很重要的因素。因為實施ERP系統(tǒng)不只是單純地使用掌握一套計算機軟件系統(tǒng),而是實施一個以計算機為工具的人機交互的管理系統(tǒng)。要使ERP系統(tǒng)真正有效地發(fā)揮作用,必須有企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的充分重視、參與以及必要的組織保證。因此,企業(yè)ERP項目實施由企業(yè)項目實施領(lǐng)導(dǎo)組直接領(lǐng)導(dǎo),項目組成員由用戶實施領(lǐng)導(dǎo)組、ERP實施小組以及軟件公司人員組成。
◆實施領(lǐng)導(dǎo)組構(gòu)成: 實施領(lǐng)導(dǎo)組組長:總經(jīng)理 副組長:副總經(jīng)理、信息主管 成員:部門經(jīng)理、副經(jīng)理 ◆實施小組構(gòu)成: 實施組組長:信息主管 副組長:業(yè)務(wù)部門主管 成員:由產(chǎn)品設(shè)計、工藝技術(shù)、生產(chǎn)、分廠、物資、銷售等部門的具有豐富工作經(jīng)驗,協(xié)調(diào)能力并熟悉本部門業(yè)務(wù)的管理人員以及計算機開發(fā),維護人員組成。 人員配置 企業(yè)實施ERP系統(tǒng)是一項大型的技術(shù)工程,除技術(shù)依托單位組成的技術(shù)服務(wù)隊人員參與設(shè)計與開發(fā)實施外,企業(yè)也應(yīng)組織有關(guān)部門相應(yīng)的技術(shù)人員參與系統(tǒng)的開發(fā)以及系統(tǒng)地運行與維護工作。參與系統(tǒng)的開發(fā)與維護的技術(shù)人員應(yīng)由以下幾類人員組成: ◆系統(tǒng)分析及管理人員 ◆應(yīng)用系統(tǒng)維護人員 ◆軟件開發(fā)人員 ◆網(wǎng)絡(luò)和硬件及及數(shù)據(jù)庫專職管理人員 ◆計算機操作和數(shù)據(jù)錄入人員 ◆除此之外,各部門都應(yīng)配備相應(yīng)的操作人員。 培訓(xùn)工作 培訓(xùn)是成功實施ERP系統(tǒng)的重要因素。ERP培訓(xùn)有兩個重要目的:一是增加人們對ERP相關(guān)知識的了解;二是規(guī)范管理人員的行為方式。通過培訓(xùn)要使用戶的各級管理人員不僅要明確什么是ERP,它的實施將給企業(yè)帶來那些變化,并明確實施ERP后各個崗位的人員如何進行新的工作方式。培訓(xùn)將采用授課和現(xiàn)場培訓(xùn)的方式進行,將對ERP理論、ERP軟件系統(tǒng)功能、使用操作、數(shù)據(jù)采集等方面的內(nèi)容進行不同層次的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)使下列人員達到如下目標: ◆技術(shù)人員:了解ERP原理,理解系統(tǒng)中產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的組成和作用;會運用計算機熟練地輸入、查詢、修改產(chǎn)品的組成等。 ◆數(shù)據(jù)維護人員:理解自己維護的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的來源和用途,能熟練操作菜單進行數(shù)據(jù)維護。 ◆系統(tǒng)管理人員:深刻理解ERP運行原理和各模塊間的關(guān)系,能夠為各業(yè)務(wù)部門提供咨詢與培訓(xùn),并能對系統(tǒng)進行日常維護。 ◆操作員:對ERP的基本概念和原理有一定了解;會正確使用菜單上的功能進行數(shù)據(jù)輸入;熟悉數(shù)據(jù)輸入的具體注意事項和規(guī)定;熟練地操作計算機。 ◆其他管理人員:根據(jù)自己的業(yè)務(wù)和權(quán)限,熟練操作菜單。 工作規(guī)程 實施ERP系統(tǒng)是一項深刻的管理革命,為了鞏固改革的成果,必須用書面文件形式把新的業(yè)務(wù)流程明白無誤地昭示于眾,即制定工作規(guī)程與準則讓全體員工嚴格照此執(zhí)行。工作規(guī)程與準則說明每一項業(yè)務(wù)流程的目的要求,通過那些部門或崗位,由什么人在什么時間執(zhí)行,運行系統(tǒng)的什么指令,遇到例外情況應(yīng)按照什么原則處理等等。規(guī)程之后應(yīng)附有各種表格、單據(jù),這是管理規(guī)范化的保證。通過工作規(guī)程的制定,保證整個系統(tǒng)有條不紊的運行。 結(jié)束語 ERP軟件不是一套簡單的通用化軟件,如何將軟件功能與企業(yè)業(yè)務(wù)結(jié)合起來,如何使用適合企業(yè)業(yè)務(wù)的功能,除了本文以上提到的幾方面要素外,還必須借用咨詢公司的經(jīng)驗,才能有效保證ERP項目的成功實施。愿所有企業(yè)在新的世紀管理水平更上一層樓。
ERP系統(tǒng)采用分步實施的策略
組織機構(gòu)