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企業(yè)ERP系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目管理循環(huán)探討

瀏覽次數(shù):4296發(fā)布時(shí)間:2008-6-1

作者:楊光

  ERP系統(tǒng)集中信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身,成為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式,反映時(shí)代對企業(yè)合理調(diào)配資源,最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富的要求,成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。但是在我國的應(yīng)用不盡人意,我國是發(fā)展中國家,管理方面的透明度和國外尚有很大差距,另外極重要的一點(diǎn)是實(shí)施經(jīng)驗(yàn)匱乏和標(biāo)準(zhǔn)缺失,結(jié)果導(dǎo)致實(shí)施不利,成功率只有兩成多。因此,對ERP項(xiàng)目管理工作的的研究及控制是重中之重。

  項(xiàng)目管理圍繞整個(gè)ERP項(xiàng)目,結(jié)合實(shí)施過程及項(xiàng)目管理循環(huán)對ERP項(xiàng)目的立項(xiàng)授權(quán)、需求分析、軟硬件評估選擇,以及系統(tǒng)的實(shí)施進(jìn)行全面的管理,力求實(shí)現(xiàn)對ERP項(xiàng)目管理循環(huán)的定位與有效控制。筆者認(rèn)為ERP項(xiàng)目管理循環(huán)通常包括:項(xiàng)目籌備、項(xiàng)目選型、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目評估及更新和項(xiàng)目完成六項(xiàng)主要內(nèi)容。

  一、項(xiàng)目籌備

  項(xiàng)目籌備階段主要針對ERP 項(xiàng)目的需求、范圍和可行性進(jìn)行分析,制定項(xiàng)目的總體安排計(jì)劃,在項(xiàng)目籌備階段進(jìn)行的項(xiàng)目管理主要包括以下內(nèi)容:

  1.領(lǐng)導(dǎo)層及ERP原理培訓(xùn)。

  主要的培訓(xùn)對象是企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)及今后ERP項(xiàng)目組人員,使他們掌握ERP的基本原理和管理思想,這是ERP系統(tǒng)應(yīng)用成功的思想基礎(chǔ)。

  2.機(jī)會(huì)研究。

  企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際并結(jié)合相關(guān)理論來研究并決定自己是否需要ERP來規(guī)范自己的管理,其依據(jù)是當(dāng)前企業(yè)的管理是否能適應(yīng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,如果認(rèn)為企業(yè)存在這樣的需求即可提出項(xiàng)目設(shè)想進(jìn)而編制項(xiàng)目建議書,可聯(lián)合管理咨詢公司對項(xiàng)目建議書進(jìn)行評估,并規(guī)定評價(jià)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)。

  3.需求分析。

  企業(yè)在準(zhǔn)備應(yīng)用ERP系統(tǒng)之前,還需要理智地進(jìn)行立項(xiàng)分析,對企業(yè)的整體需求和期望作出分析和評估,并據(jù)此明確ERP項(xiàng)目成果的期望和目標(biāo),最后將分析的結(jié)果寫成需求分析和投資效益分析正式書面報(bào)告,從而做出是否上ERP項(xiàng)目的正確決策。

  4.項(xiàng)目范圍定義。

  在明確企業(yè)期望和需求的基礎(chǔ)上,定義ERP項(xiàng)目的整體范圍,切不可大而全,而應(yīng)以期實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)的投入換來最大的效益。

  5.可行性研究

  (1)初步可行性研究。進(jìn)一步分析企業(yè)的需求和目前市場上ERP軟件系統(tǒng)的成熟度,制作可行性研究報(bào)告。在此階段,可以合理采用德爾菲法、頭腦風(fēng)暴法、專家小組法等技術(shù)進(jìn)行廣泛的溝通。

  (2)可行性研究。企業(yè)應(yīng)針對企業(yè)需求、行業(yè)成功案例、系統(tǒng)運(yùn)營模式、資金預(yù)算結(jié)合可供選擇的軟件產(chǎn)品形成若干備選方案,由可行性研究小組根據(jù)若干指標(biāo)分析對各方案進(jìn)行評估。具體可以采用以下指標(biāo)體系:技術(shù),包括技術(shù)的先進(jìn)性、適用性、可靠性、經(jīng)濟(jì)性;資金成本;組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì),包括合理性、靈活性和有效性;業(yè)務(wù)流程;ERP產(chǎn)品,可以運(yùn)用價(jià)值工程的原理ERP產(chǎn)品進(jìn)行價(jià)值評估;人員配備;風(fēng)險(xiǎn);供應(yīng)商等。對上述指標(biāo)評估后應(yīng)賦予一定的權(quán)重(權(quán)重由企業(yè)根據(jù)自身在評估中訴求及重點(diǎn)的不同設(shè)置),最后進(jìn)行綜合評分,項(xiàng)目評估完成后,應(yīng)形成詳實(shí)的書面可行性研究報(bào)告交決策層,作為最終決策的依據(jù)。

  6.項(xiàng)目總體安排。

  對項(xiàng)目的時(shí)間、進(jìn)度、人員等作出總體安排,制定ERP項(xiàng)目的總體計(jì)劃。

  二、項(xiàng)目選型

  這實(shí)際上是對ERP 項(xiàng)目進(jìn)程前述的一個(gè)決策點(diǎn),在明確了項(xiàng)目的期望和需求后,并結(jié)合詳細(xì)可行性研究報(bào)告,企業(yè)可以綜合各方因素選擇合適的軟件和硬件平臺(tái)來滿足自身的期望。系統(tǒng)選型的一般過程為:

  1.篩選候選供應(yīng)商。企業(yè)根據(jù)自身的期望和需求,結(jié)合可行性分析報(bào)告綜合分析評估可能的候選軟、硬件供應(yīng)商的產(chǎn)品,篩選出若干家重點(diǎn)候選對象。

  2.候選系統(tǒng)演示。重點(diǎn)候選對象根據(jù)企業(yè)的具體需求,向企業(yè)的管理層和相關(guān)業(yè)務(wù)部門作針對性的系統(tǒng)演示,在系統(tǒng)中解決實(shí)際問題。

  3.系統(tǒng)評估和選型。企業(yè)根據(jù)演示結(jié)果對重點(diǎn)候選對象的優(yōu)勢和劣勢做出詳細(xì)分析,向企業(yè)提供參考意見;企業(yè)結(jié)合演示的結(jié)果和咨詢公司的參考意見,確定初步選型,在經(jīng)過商務(wù)談判等工作后,最終決定入選系統(tǒng)并簽定合同。在項(xiàng)目選型階段的主要項(xiàng)目管理工作是進(jìn)行系統(tǒng)選擇的風(fēng)險(xiǎn)控制,主要是對前期的可行性研究進(jìn)行更深層次的挖掘,正確全面評估系統(tǒng)功能,合理匹配系統(tǒng)功能和自身需求,綜合評價(jià)供應(yīng)商的產(chǎn)品功能和價(jià)格、技術(shù)支持能力等因素,以及避免在系統(tǒng)選型過程中可能出現(xiàn)的選型不當(dāng)、賄賂、舞弊等風(fēng)險(xiǎn)行為。

  三、項(xiàng)目計(jì)劃

  項(xiàng)目計(jì)劃階段是ERP 項(xiàng)目進(jìn)入系統(tǒng)實(shí)施的啟動(dòng)階段,首先必須進(jìn)行項(xiàng)目授權(quán),對于企業(yè)、供應(yīng)商和項(xiàng)目咨詢公司簽訂ERP項(xiàng)目合同,明確職責(zé),并由企業(yè)根據(jù)項(xiàng)目的需要對咨詢公司進(jìn)行項(xiàng)目管理的授權(quán)。計(jì)劃的主要工作包括:確定詳細(xì)的項(xiàng)目實(shí)施范圍、定義遞交的工作成果、評估實(shí)施過程中主要的風(fēng)險(xiǎn)、制定項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃、成本和預(yù)算計(jì)劃、人力資源計(jì)劃等。

  1.確定詳細(xì)的項(xiàng)目范圍。進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)查和需求訪談,了解用戶的詳細(xì)需求,據(jù)此制定系統(tǒng)定義備忘錄,明確用戶的現(xiàn)狀、具體的需求和系統(tǒng)實(shí)施的詳細(xì)范圍。

  2.定義遞交的工作成果。企業(yè)與實(shí)施咨詢公司討論確定系統(tǒng)實(shí)施過程中和實(shí)施結(jié)束時(shí)需要遞交的工作成果,包括相關(guān)的實(shí)施文檔和最終上線運(yùn)行的系統(tǒng)。

  3.評估實(shí)施的主要風(fēng)險(xiǎn)。由實(shí)施咨詢公司結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況對實(shí)施系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估,對預(yù)計(jì)的主要風(fēng)險(xiǎn)采取相應(yīng)的措施來加以預(yù)防和控制。

  4.制定項(xiàng)目的時(shí)間計(jì)劃。在確定詳細(xì)的項(xiàng)目范圍、定義遞交的工作成果和明確預(yù)計(jì)的主要風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上,根據(jù)系統(tǒng)實(shí)施的總體計(jì)劃,編制詳細(xì)的實(shí)施時(shí)間安排。

  5.制定成本和預(yù)算計(jì)劃。根據(jù)項(xiàng)目總體的成本和預(yù)算計(jì)劃,結(jié)合實(shí)施時(shí)間安排,編制具體的系統(tǒng)成本和預(yù)算控制計(jì)劃。

  6.制定人力資源計(jì)劃。確定實(shí)施過程中的人員安排,包括具體的實(shí)施咨詢公司的咨詢?nèi)藛T和企業(yè)方面的關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員;對用戶方面參與實(shí)施的關(guān)鍵人員,需要對其日常工作作出安排,以確保對實(shí)施項(xiàng)目的時(shí)間投入。具體工作主要是項(xiàng)目組織,ERP的實(shí)施是個(gè)大型的系統(tǒng)工程,需要組織上的保證,如果項(xiàng)目的組成人選不當(dāng)、協(xié)調(diào)配合不好,將會(huì)直接影響項(xiàng)目的實(shí)施周期和成敗。項(xiàng)目組織應(yīng)該由三個(gè)層級,而每一層級的組長都是上一層級的成員。

  (1)領(lǐng)導(dǎo)小組。由企業(yè)的一把手牽頭,并與系統(tǒng)相關(guān)的副總一起組成領(lǐng)導(dǎo)小組。這里要注意的是人力資源的合理調(diào)配,像項(xiàng)目經(jīng)理的任命、優(yōu)秀人員的發(fā)現(xiàn)和啟用等。

  (2)項(xiàng)目實(shí)施小組。主要的大量的ERP項(xiàng)目實(shí)施工作是由他們來完成的,一般是由項(xiàng)目經(jīng)理來領(lǐng)導(dǎo)組織工作,其他的成員應(yīng)當(dāng)由企業(yè)主要業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)骨干組成。

  (3)業(yè)務(wù)組。這部分工作的好壞是ERP實(shí)施能不能貫徹到基層的關(guān)鍵所在。每個(gè)業(yè)務(wù)組必須有固定的人員,帶著業(yè)務(wù)處理中的問題,通過對ERP系統(tǒng)的掌握,尋求一種新的解決方案和運(yùn)作方法,并用新的業(yè)務(wù)流程來驗(yàn)證,最后協(xié)同實(shí)施小組一起制定新的工作規(guī)程和準(zhǔn)則。還包括基層單位的培訓(xùn)工作。

  四、項(xiàng)目執(zhí)行

  在項(xiàng)目執(zhí)行階段進(jìn)行的項(xiàng)目管理的主要內(nèi)容包括:實(shí)施計(jì)劃的執(zhí)行、時(shí)間和成本的控制、實(shí)施文檔管理、項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)、項(xiàng)目例會(huì)、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)工作。項(xiàng)目啟動(dòng)是這一階段開始的標(biāo)志,應(yīng)由總經(jīng)理組織召開項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì),宣布人力資源中的項(xiàng)目成員及其責(zé)任;強(qiáng)調(diào)ERP項(xiàng)目的重大意義;確保相關(guān)人員權(quán)責(zé)一致;與ERP提供商實(shí)施人員進(jìn)行有效溝通。該階段由以下項(xiàng)目進(jìn)程:

  1.項(xiàng)目培訓(xùn)。配合軟件商結(jié)合企業(yè)流程進(jìn)行ERP原理及軟件功能培訓(xùn),通過培訓(xùn)使領(lǐng)導(dǎo)層、項(xiàng)目成員進(jìn)一步熟悉理論并付諸實(shí)踐,以加深認(rèn)識(shí)。

  2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。在本階段要準(zhǔn)備和錄入一系列基礎(chǔ)數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)是在運(yùn)用系統(tǒng)之前沒有或未明確規(guī)定的,故需要做大量分析研究的工作。包括一些產(chǎn)品、工藝、庫存等信息,還包括了一些參數(shù)的設(shè)置,如系統(tǒng)安裝調(diào)試所需信息、財(cái)務(wù)信息,需求信息等。因此需要根據(jù)企業(yè)資源狀況及系統(tǒng)要求進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)代碼(編制標(biāo)準(zhǔn)代碼表并存檔)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及分類工作,確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的全面性、合理性、時(shí)效性、正確性。代碼是ERP應(yīng)用的核心,企業(yè)的日常管理主要以代碼實(shí)現(xiàn),不合理的代碼及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)會(huì)導(dǎo)致組織基礎(chǔ)管理的混亂,進(jìn)而給組織帶來更大的障礙。

  3.系統(tǒng)安裝調(diào)試。在人員、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)已經(jīng)準(zhǔn)備好的基礎(chǔ)上,就可以將系統(tǒng)安裝到企業(yè)中來了,并進(jìn)行一系列的調(diào)試活動(dòng)。

  4.軟件原型測試。這是對軟件功能的原型測試(prototyping),也稱計(jì)算機(jī)模擬(computer pilot)。由于ERP系統(tǒng)是信息集成系統(tǒng),所以在測試時(shí),應(yīng)當(dāng)是全系統(tǒng)的測試,各個(gè)部門的人員都應(yīng)該同時(shí)參與,這樣才能理解各個(gè)數(shù)據(jù)、功能和流程之間相互的集成關(guān)系。找出不足的方面,提出解決企業(yè)管理問題的方案,以便接下來進(jìn)行用戶化或二次開發(fā)。

  5.模擬運(yùn)行及用戶化

  (1)模擬運(yùn)行及用戶化。在基本掌握軟件功能的基礎(chǔ)上,選擇代表產(chǎn)品,將各種必要的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng),帶著企業(yè)日常工作中經(jīng)常遇到的問題,組織項(xiàng)目小組進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)性模擬,提出解決方案。模擬可集中在機(jī)房進(jìn)行,也稱之為會(huì)議室模擬。

  (2)制定工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程。進(jìn)行了一段時(shí)間的測試和模擬運(yùn)行之后,針對實(shí)施中出現(xiàn)的問題,項(xiàng)目小組會(huì)提出一些相應(yīng)的解決方案,在這個(gè)階段就要將與之對應(yīng)的工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程初步制定出來,并在以后的實(shí)踐中不斷完善。

  (3)驗(yàn)收。在完成必要的用戶化的工作、進(jìn)入現(xiàn)場運(yùn)行之前還要經(jīng)過企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)的審批和驗(yàn)收通過,以確保ERP的實(shí)施質(zhì)量。

  6.切換運(yùn)行。這要根據(jù)企業(yè)的條件來決定應(yīng)采取的步驟,可以各模塊平行一次性實(shí)施,也可以先實(shí)施一兩個(gè)模塊。在這個(gè)階段,所有最終用戶必須在自己的工作崗位上使用終端或客戶機(jī)操作,處于真正應(yīng)用狀態(tài),而不是集中于機(jī)房。如果手工管理與系統(tǒng)還有短時(shí)并行,可作為一種應(yīng)用模擬看待(live pilot),但時(shí)間不宜過長。

  7.新系統(tǒng)運(yùn)行。一個(gè)新系統(tǒng)被應(yīng)用到企業(yè)后,實(shí)施的工作其實(shí)并沒有完全結(jié)束,而是將轉(zhuǎn)入到業(yè)績評價(jià)和下一步的后期支持階段。這是因?yàn)槲覀冇斜匾獙ο到y(tǒng)實(shí)施的結(jié)果作一個(gè)小結(jié)和自我評價(jià),以判斷是否達(dá)到了最初的目標(biāo),從而在此基礎(chǔ)上制定下一步的工作方向。

  五、項(xiàng)目評估及更新

  項(xiàng)目評估及更新階段的核心是項(xiàng)目監(jiān)控,就是利用項(xiàng)目管理工具和技術(shù)來衡量和更新項(xiàng)目任務(wù)。項(xiàng)目評估及更新同樣貫穿于ERP項(xiàng)目的業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認(rèn)和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運(yùn)行三個(gè)步驟中。在項(xiàng)目評估及更新階段常用的項(xiàng)目管理工具和技術(shù)有:

  1.階段性評估。對項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行階段性評估,小結(jié)實(shí)施是否按計(jì)劃進(jìn)行并達(dá)到所期望的階段性成果,如果出現(xiàn)偏差,研究是否需要更新計(jì)劃及資源,同時(shí)落實(shí)所需的更新措施。

  2.項(xiàng)目里程碑會(huì)議。在項(xiàng)目實(shí)施達(dá)到重要的里程碑階段,召開項(xiàng)目里程碑會(huì)議,對上一階段的工作作出小結(jié)和評估實(shí)施進(jìn)度及成果,并動(dòng)員部署下一階段的工作。

  3.質(zhì)量保證體系。通過對參與實(shí)施的用戶人員進(jìn)行培訓(xùn)和知識(shí)傳授,編寫完善實(shí)施過程中的各種文檔,從而建立起質(zhì)量保證體系,確保在實(shí)施完成后企業(yè)能夠達(dá)到對系統(tǒng)的完全掌握和不斷改善的目標(biāo)。

  六、 項(xiàng)目完成

  項(xiàng)目完成階段是整個(gè)實(shí)施項(xiàng)目的最后一個(gè)階段。此時(shí),工作接近尾聲,已經(jīng)取得了項(xiàng)目實(shí)施成果。在這一最后階段,仍有重要的項(xiàng)目管理工作需要開展,切莫掉以輕心:

  1.行政驗(yàn)收。結(jié)合項(xiàng)目最初對系統(tǒng)的期望和目標(biāo),對項(xiàng)目實(shí)施成果進(jìn)行驗(yàn)收。

  2.項(xiàng)目總結(jié)。對項(xiàng)目實(shí)施過程和實(shí)施成果作出回顧和總結(jié)。

  3.經(jīng)驗(yàn)交流。交流分享在實(shí)施過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

  4.正式移交。系統(tǒng)正式運(yùn)轉(zhuǎn)及使用,由企業(yè)的計(jì)算機(jī)部門進(jìn)行日常維護(hù)和技術(shù)支援。通過項(xiàng)目管理循環(huán)的控制并結(jié)合實(shí)際工作,企業(yè)可以提高ERP實(shí)施的成功率,并借助ERP的成功實(shí)施來提升企業(yè)自身管理水平、構(gòu)建核心競爭力,在激烈的競爭中保持競爭優(yōu)勢。