卡斯卡特公司(Cascade Corporation)成立于1943年,是世界上最大的叉車屬具、貨叉及其相關(guān)產(chǎn)品制造者,總部設(shè)在美國俄勒岡州波特蘭市,在全球20多個國家設(shè)立了分公司。1987年,卡斯卡特成立廈門公司,成為中國第一家叉車屬具專業(yè)生產(chǎn)廠商。目前,卡斯卡特在行業(yè)內(nèi)排名全球第一,在國內(nèi)占領(lǐng)了近70%的市場份額。 2002年,在安然事件后的一片混亂中,美國頒布了薩班斯-奧克斯利法案(Sarbanes-Oxley)。美國總統(tǒng)布什在簽署薩班斯法案的新聞發(fā)布會上說,“這是自羅斯?偨y(tǒng)以來美國商業(yè)界影響最為深遠(yuǎn)的改革法案”。 盡管薩班斯法案只是針對在美國本土上市的企業(yè),但其影響力卻隨著上市公司的全球化發(fā)展而不斷擴(kuò)大,卡斯卡特公司正是其中的代表之一。在中國,作為卡斯卡特全球生產(chǎn)基地的卡斯卡特(廈門)叉車屬具有限公司也同樣受到薩班斯法案的制約。 “目前,我們所有的業(yè)務(wù)流程都建立在金蝶K/3 ERP系統(tǒng)之上,管理業(yè)務(wù)就是管理IT,兩者不可割裂!笨偨(jīng)理陳平表示。在卡斯卡特的管理層看來,ERP系統(tǒng)在薩班斯法案中是一個至關(guān)重要的角色,可以建立更有效、更專注、更負(fù)責(zé)任的企業(yè)構(gòu)架和流程,從而降低企業(yè)的長期運(yùn)營成本,以滿足公司的持續(xù)發(fā)展計(jì)劃。這一點(diǎn)與眾多美國上市企業(yè)殊途同歸,借助系統(tǒng)的強(qiáng)制性來規(guī)范管理,ERP不僅是薩班斯法案實(shí)施的工具,同時也是提高薩班斯運(yùn)行效益的重要手段。 因此,如何在短時間內(nèi)讓企業(yè)的業(yè)務(wù)流程既滿足薩班斯法案的控制目標(biāo),又能借實(shí)施該法案的機(jī)會強(qiáng)化企業(yè)成本控制,鞏固成本領(lǐng)先優(yōu)勢,成為非常關(guān)鍵的問題。在壓力面前,卡斯卡特聯(lián)合了德勤、金蝶兩家公司,通過三方的不懈努力,成功構(gòu)建了一套科學(xué)的、高效的薩班法案下的成本管控體系。 成本管控、流程先行 實(shí)施薩班斯法案需要企業(yè)建立起規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)控體系,從公司層面、業(yè)務(wù)流程、IT控制方面來強(qiáng)化企業(yè)的管理與控制,降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。原來企業(yè)缺少必要的控制措施與手段而無法開展卓有成效的成本控制工作。降低成本成了張貼在墻上的口號。為此,卡斯卡特借實(shí)施薩班斯法案和金蝶K/3ERP這個機(jī)會,對現(xiàn)有各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了梳理與優(yōu)化。德勤會計(jì)師事務(wù)所的項(xiàng)目經(jīng)理蔡春峰評價說:“金蝶K/3系統(tǒng)所具有的配置靈活的特點(diǎn),使卡斯卡特得以對企業(yè)的現(xiàn)有流程進(jìn)行改造,并將設(shè)計(jì)的流程在系統(tǒng)中輕松加以實(shí)現(xiàn)! 薩班斯法案直指財務(wù)報告的真實(shí)性和準(zhǔn)確性,由于很多公司的財務(wù)報告流程都是由IT系統(tǒng)驅(qū)動的,可以說,IT是保證財務(wù)報告內(nèi)部控制的有效性的基礎(chǔ),這也是很多上市公司根據(jù)薩班斯法案的要求進(jìn)行整改時,參照COSO模型和COBIT框架的原因。 參照COSO框架很好理解,因?yàn)樗ǹ刂骗h(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息交流、監(jiān)督等5項(xiàng)要素,已經(jīng)成為世界通用的內(nèi)部控制權(quán)威文獻(xiàn)。 而COBIT(Control Objectives for Information and related Technology,信息及相關(guān)技術(shù)的控制目標(biāo))很明顯是一個IT治理的框架,從規(guī)劃與組織、采集與實(shí)施、交付與支持、監(jiān)控4個方面確定了34個處理過程以及318個詳細(xì)控制目標(biāo),并能將IT流程、IT資源及信息與企業(yè)的策略與目標(biāo)聯(lián)系起來,在企業(yè)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略指導(dǎo)下,對信息及相關(guān)資源進(jìn)行規(guī)劃與處理。 卡斯卡特參照COSO與COBIT所產(chǎn)生的映射關(guān)系,初步梳理出了企業(yè)的管理流程,并形成了一個控制矩陣?ㄋ箍ㄌ匕堰@個控制矩陣與公司的制度做了映射,明確指出一個控制點(diǎn)應(yīng)該對應(yīng)制度的哪些條款。 2006年8月,卡斯卡特ERP系統(tǒng)成功上線運(yùn)行。借助金蝶K/3ERP的財務(wù)、供應(yīng)鏈、生產(chǎn)制造及人力資源系統(tǒng),卡斯卡特迅速完成了采購、庫存、生產(chǎn)、銷售等領(lǐng)域27個業(yè)務(wù)流程的變更,通過標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施方法,固化了104個流程與權(quán)限控制,建立起了符合薩班斯法案的內(nèi)部控制體系,同時,基于這套內(nèi)控體系,強(qiáng)化了對人員、流程、財產(chǎn)物資的實(shí)時監(jiān)控,輔以科學(xué)的績效考核,在鞏固了現(xiàn)有的成本優(yōu)勢的基礎(chǔ)上,又實(shí)現(xiàn)了成本管理的持續(xù)改善。 在卡斯卡特,成本控制貫穿了企業(yè)的采購、倉存、銷售、生產(chǎn)等每一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動,而通過實(shí)施薩班斯法案,各業(yè)務(wù)之間環(huán)環(huán)相扣,降低了人為的管理漏洞,實(shí)現(xiàn)了“不相容的職位分離”。財務(wù)部門以準(zhǔn)確的產(chǎn)品成本數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),評估各部門成本管控的工作績效,強(qiáng)化成本控制,幫助業(yè)務(wù)部門持續(xù)改進(jìn)管理。 采購成本管控 對于原料成本占產(chǎn)品總成本比重接近80%的卡斯卡特來說,如何持續(xù)降低采購成本,無疑對降低產(chǎn)品成本起著至關(guān)重要的作用。就采購成本管控而言,一般從以下三個方面著手:一是規(guī)范采購流程,二是供應(yīng)商的選擇,三是對業(yè)務(wù)人員的考核。一般的企業(yè)往往缺乏規(guī)范的采購流程以至無法對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行有效監(jiān)控,導(dǎo)致一些業(yè)務(wù)人員不按公司的要求選擇供應(yīng)商,進(jìn)而出現(xiàn)了營私舞弊的現(xiàn)象,采購價格的虛高、質(zhì)量的難以保證、交貨不及時等給企業(yè)的正常經(jīng)營帶來了相當(dāng)?shù)挠绊憽K,只有通過規(guī)范采購流程,強(qiáng)化業(yè)務(wù)監(jiān)督,才能保證業(yè)務(wù)人員的工作行為符合企業(yè)的管理需要,與找到最優(yōu)的供應(yīng)商并與之建立起長期合作的伙伴關(guān)系,嚴(yán)格按計(jì)劃采購,以及減少停工待料和過量采購占用資金等現(xiàn)象,最大限度地降低采購成本。 利用金蝶K/3ERP內(nèi)置的標(biāo)準(zhǔn)流程,卡斯卡特快速整理出了供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)、采購價格庫維護(hù)/審批、采購訂單變更/取消、采購?fù)素浗?/SPAN>10個子流程,每個子流程中都設(shè)置了多個內(nèi)部控制點(diǎn),形成采購與支出循環(huán)的控制矩陣。對于每一控制點(diǎn),卡斯卡特進(jìn)行了詳細(xì)說明,明確了該控制點(diǎn)主要的控制目標(biāo)、可能存在的風(fēng)險、控制類型(正確性、完整性等)控制活動、風(fēng)險級別(高、中、低)、優(yōu)先級、控制方法(自動控制、人工控制)、責(zé)任人等內(nèi)容,保證了每項(xiàng)流程的每個動作都在受控的狀態(tài)下執(zhí)行。杜絕采購業(yè)務(wù)人員弄虛作假,損害公司利益的情況出現(xiàn)。 例如,為盡量避免企業(yè)經(jīng)常出現(xiàn)的停工待料和過量采購占用資金等現(xiàn)象。采購數(shù)量及下單時間的確定顯得格外重要。如今,制造部和銷售部每半個月開產(chǎn)銷平衡會議討論決定或者調(diào)整后三個月的月生產(chǎn)計(jì)劃,制造部經(jīng)理根據(jù)確認(rèn)并審核后的生產(chǎn)計(jì)劃在K/3ERP系統(tǒng)中執(zhí)行MPS計(jì)算,系統(tǒng)根據(jù)銷售訂單和交貨日期形成針對產(chǎn)品預(yù)測單的生產(chǎn)任務(wù)單。采購經(jīng)理根據(jù)MPS運(yùn)算結(jié)果執(zhí)行MRP運(yùn)算,系統(tǒng)根據(jù)BOM 和輸入的生產(chǎn)計(jì)劃自動計(jì)算所需原材料的數(shù)量和需求月份。這時,采購經(jīng)理檢查運(yùn)算形成的計(jì)劃訂單,有必要時根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)修改計(jì)劃訂單,確認(rèn)無誤后審核投放計(jì)劃訂單,生成審核狀態(tài)的采購申請單。采購助理則在金蝶K/3ERP中下推采購申請生成采購訂單,而金蝶系統(tǒng)中已建立了一個材料價格庫和供應(yīng)商評估體系,匯總了所有的標(biāo)準(zhǔn)采購價格及對供應(yīng)商的評估標(biāo)準(zhǔn);便于選擇最佳的供應(yīng)商和價格。生成進(jìn)口訂單或者外協(xié)外購合同時,系統(tǒng)會自動將采購單價的數(shù)據(jù)賦予訂單或者合同。在整個采購環(huán)節(jié)中卡斯卡特設(shè)置了一系列的控制點(diǎn),如在采購訂單的控制中,采購助理無權(quán)修改訂單上的材料單價,只有采購部經(jīng)理有權(quán)修改。只有經(jīng)審批的訂單才能生效,審批的訂單在系統(tǒng)中不可再修改,如有必要修改,則采購助理須填寫采購訂單變更/取消申請單并作出合理說明,提交給采購部經(jīng)理審批。采購部經(jīng)理審批后在系統(tǒng)中執(zhí)行訂單變更。在金蝶K/3ERP中,只有采購助理才有權(quán)新增采購訂單,只有采購部經(jīng)理有權(quán)審批采購訂單。 通過這些規(guī)范的、受控的業(yè)務(wù)流程,保障了卡斯卡特的采購達(dá)到了準(zhǔn)時、保質(zhì)、保量的最佳采購模式,為生產(chǎn)的穩(wěn)定運(yùn)行奠定了基礎(chǔ),也極大地降低了企業(yè)的采購成本。 庫存成本控制 為了減少庫存資金的占用及降低庫存成本,卡斯卡特引入了虛擬倉庫管理。公司共有5個倉庫,包括原料倉庫、小零件倉庫、半成品倉庫、輔料倉庫,和成品倉庫。前4個庫歸屬制造部管理;成品庫則屬于市場部管理。 目前公司的所有存貨,除在外協(xié)工廠中處于委托加工的外,全部都在工廠內(nèi)部的5個倉庫中,這5個倉庫均分布于生產(chǎn)車間內(nèi),與生產(chǎn)線相交錯。除小零件倉庫外,其他4個倉庫屬于敞開式的貨架區(qū)域。 卡斯卡特絕大部分的原材料都是外購,從國外采購的周期長達(dá)2至3個月。為此,卡斯卡特首先嚴(yán)格按K/3MRP運(yùn)算出的采購數(shù)量進(jìn)行采購計(jì)劃的下達(dá),采購訂單數(shù)量不能超過采購計(jì)劃的數(shù)量。同時,虛擬倉庫的方式也降低了采購資金的占用,一般情況下,公司會核定出每月的材料平均消耗量,供應(yīng)商根據(jù)這個標(biāo)準(zhǔn)將原料送到位于車間的貨架上,金蝶K/3會根據(jù)設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)對最高存量、最低存量、安全庫存等進(jìn)行實(shí)時的預(yù)警。這樣,相關(guān)負(fù)責(zé)人便可根據(jù)庫存的動態(tài)變化情況及時與供應(yīng)商聯(lián)系,進(jìn)行補(bǔ)貨或其他操作,始終保持最佳的庫存存量,保證卡斯卡特生產(chǎn)的連續(xù)。每個月,供應(yīng)商會根據(jù)卡斯卡特的實(shí)際耗用量來進(jìn)行財務(wù)結(jié)算,這樣即保證了常規(guī)材料的可用量,也極大降低了采購成本。 為了降低因保管等原因造成的材料損失,卡斯卡特對存放于車間作業(yè)現(xiàn)場的材料采用了循環(huán)盤點(diǎn)的方式。由財務(wù)部成本會計(jì)及制造部倉庫管理員于每周四上午實(shí)施,按重要性水平將制造部存貨分成A、B、C及鋼板四類,A類物資每月一次,B類物資每3個月一次,C類至少每6個月循環(huán)盤點(diǎn)一次,每次盤點(diǎn)的物資種類不少于30項(xiàng)。周循環(huán)盤點(diǎn)的結(jié)果由實(shí)施盤點(diǎn)的人員在庫存盤點(diǎn)表中記錄,并簽字確認(rèn)。庫存盤點(diǎn)表交財務(wù)經(jīng)理和制造部經(jīng)理審核,如需調(diào)整,財務(wù)經(jīng)理須簽字確認(rèn)。 生產(chǎn)成本管控 實(shí)施有效的生產(chǎn)管控對降低產(chǎn)品成本至關(guān)重要?ㄋ箍ㄌ?fù)碛懈叨茸詣踊纳a(chǎn)線,不需要進(jìn)行工序跟蹤匯報,但要對整個任務(wù)單進(jìn)行匯報。任務(wù)單序列號在任務(wù)單下達(dá)的時候進(jìn)行自動分配,同時能夠跟蹤到整個物流。 在實(shí)際生產(chǎn)業(yè)務(wù)的過程中,卡斯卡特每件工作都必須在系統(tǒng)中下達(dá)的裝配加工工作單(Work order),分為屬具加工工作單和零件加工工作單。制造部經(jīng)理通過運(yùn)行MPS計(jì)算后,下達(dá)屬具加工工作單;生產(chǎn)計(jì)劃員通過運(yùn)行MRP運(yùn)算,在系統(tǒng)中下達(dá)零件加工工作單。 在工作單上的內(nèi)容中,包括加工物品的種類及數(shù)量,信息由系統(tǒng)自動從工藝路線及物料清單中獲取。工作單下達(dá)后自動形成K/3系統(tǒng)的投料單,包括所需零/部件數(shù)量,同時形成K/3系統(tǒng)的工序計(jì)劃單。 正式生產(chǎn)之前,包含了投料單和工藝路線信息的工作單被打印出來,遞交給生產(chǎn)工位上的員工,通知其生產(chǎn)任務(wù);相對應(yīng)的生產(chǎn)投料單交給倉庫管理員,通知其發(fā)料細(xì)節(jié)。各個工位的生產(chǎn)線員工根據(jù)加工工作單上的物料規(guī)格和數(shù)量,預(yù)計(jì)用料需求,前往相應(yīng)制造部倉庫領(lǐng)料,物料流轉(zhuǎn)工發(fā)料并在生產(chǎn)投料單上注明領(lǐng)料數(shù)量,由物料流轉(zhuǎn)工和員工在生產(chǎn)投料單上簽收。 在此流程的規(guī)范下,卡斯卡特省略了不增值的半成品出入庫管理,提高了生產(chǎn)效率,月生產(chǎn)產(chǎn)量從260臺/月提高到300臺/月,平均交貨時間從30天縮短到15至20天左右。同時,生產(chǎn)領(lǐng)料受到了嚴(yán)格控制,減少了生產(chǎn)過程中材料浪費(fèi)的現(xiàn)象,使得成本得到了有效的控制。 同時,卡斯卡特采用了金蝶的作業(yè)成本管理系統(tǒng),直接以銷售訂單做為成本核算對象,系統(tǒng)以確認(rèn)的銷售訂單作為需求來源,執(zhí)行MPS和MRP計(jì)算,產(chǎn)生采購申請單和生產(chǎn)任務(wù)單,生產(chǎn)任務(wù)單投放后,再產(chǎn)生生產(chǎn)投料單,車間嚴(yán)格按照投料單領(lǐng)料,并根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)單生成產(chǎn)品入庫單。在訂單成本核算時,使用加權(quán)平均法核算領(lǐng)用材料成本。 自制部件的計(jì)價一直是機(jī)械制造企業(yè)成本計(jì)算的難點(diǎn)之一,卡斯卡特按照任務(wù)單的標(biāo)準(zhǔn)工時分?jǐn)偝杀荆?/SPAN>K/3系統(tǒng)可以自動更新實(shí)作工時,同時按該工單關(guān)聯(lián)的領(lǐng)料單消耗自動計(jì)算完工產(chǎn)品的材料成本,部分完工的工單只計(jì)算相應(yīng)的領(lǐng)料單消耗的材料,在制品不分?jǐn)偛牧铣杀,無領(lǐng)料單的工單則不分配材料成本。人工和制造費(fèi)用則根據(jù)實(shí)際工時分?jǐn)偟酵旯す危?/SPAN>K/3成本模塊參數(shù)中已經(jīng)設(shè)置在制品的約當(dāng)產(chǎn)量為0,不再繼續(xù)分?jǐn)偟皆谥破贰?/SPAN> 讓卡斯卡特滿意的是,利用金蝶作業(yè)成本管理系統(tǒng),產(chǎn)品入庫成本實(shí)現(xiàn)了按訂單分批核算,滿足了對訂單成本進(jìn)行分析的需求,同時實(shí)現(xiàn)了產(chǎn)品出庫成本按加權(quán)平均法核算。分批法與加權(quán)平均法的組合應(yīng)用,為卡斯卡特準(zhǔn)確核算訂單成本及進(jìn)行訂單成本盈利情況分析,制定不同的客戶策略提供了依據(jù)。此外,系統(tǒng)將不同生產(chǎn)線生產(chǎn)出不同成本構(gòu)成的產(chǎn)品成本加權(quán)平均后,得出一個平均成本并做為該產(chǎn)品的出庫成本,在不影響對訂單成本進(jìn)行分析與考核的同時,也滿足了投資者及管理層對財務(wù)核算的特殊要求。 卡斯卡特平均每個月有近2000至3000張訂單,利用金蝶作業(yè)成本管理系統(tǒng),成本核算時間縮短到3天,極大提高了財務(wù)人員的工作效率。讓財務(wù)人員可以更好地施行全面成本管控,配合各業(yè)務(wù)部門共同為鞏固成本領(lǐng)先優(yōu)勢做出了積極的貢獻(xiàn)。 銷售成本管控 為了規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險,加速資金的回籠,降低銷售環(huán)節(jié)的成本,同時滿足薩班斯法案的要求,卡斯卡特制訂了嚴(yán)格的信用管理制度:在接受客戶銷售訂單時,對訂單進(jìn)行評審;在準(zhǔn)備給客戶發(fā)貨時,也會嚴(yán)格檢查客戶的信用。此外,還規(guī)范了銷售業(yè)務(wù)流程,并設(shè)置了多個業(yè)務(wù)控制點(diǎn)。 在銷售流程中,銷售部門開具的“發(fā)貨通知單”需要進(jìn)行二級審核并同時受到客戶信用控制;審核人員在進(jìn)行審核時,系統(tǒng)會自動調(diào)用 K/3系統(tǒng)中的客戶信用信息和客戶應(yīng)收賬款余額,并自動顯示相應(yīng)客戶的信用額度、已用額度、超支額度。當(dāng)審核人進(jìn)行審核時,如客戶信用額度超支,則可以選擇是否繼續(xù)發(fā)貨。如果此時客戶有已支付尚未到賬的款項(xiàng),則需要銷售內(nèi)務(wù)根據(jù)客戶傳真的銀行憑單在“開票與發(fā)貨申請”財務(wù)聯(lián)上事先注明。 但也有一些例外的情況?紤]到與客戶以往的交易和關(guān)系,有時即使超過了客戶的信用限度,銷售經(jīng)理也會同意發(fā)貨,但是在這種情況下財務(wù)經(jīng)理可能會有反對意見,這時需要總經(jīng)理的審核來做最后的決定。根據(jù)卡斯卡特的銷售政策,新客戶在開始交易的當(dāng)年都不允許賒銷,所有合同都是款到發(fā)貨。而為了保證信用的合理性,市場部每年都會對客戶的信用進(jìn)行一次評估,根據(jù)前一年度的銷售額、付款情況以及對當(dāng)年銷售的變動預(yù)測衡量是否準(zhǔn)予賒銷,以及賒銷期限和額度的適當(dāng)性。年度信用評估的結(jié)果須經(jīng)市場部經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理的審批方可生效,并分發(fā)給相關(guān)部門和人員作為參照的依據(jù)。 銷售業(yè)務(wù)流程規(guī)范了,與生產(chǎn)、采購等業(yè)務(wù)部門的合作更加協(xié)調(diào)與順暢,存貨的周轉(zhuǎn)速度也提高了,應(yīng)收賬款也在合理的范圍內(nèi),銷售成本得到了有效的控制。“通過系統(tǒng)控制,卡斯卡特有效減少了因大量應(yīng)收賬款而給企業(yè)帶來的資金壓力。”財務(wù)經(jīng)理林敬雄說。 最佳性價比 據(jù)國際CFO組織對美國321家本土上市企業(yè)的調(diào)查,這些企業(yè)在第一年實(shí)施薩班斯法案的平均成本超過460萬美元,包括3.5萬小時的內(nèi)部人工投入,以及130萬美元的軟件費(fèi)用、外部顧問費(fèi)用和150萬美元的額外審計(jì)費(fèi)用。 “按照薩班斯法案建立內(nèi)控體系需要高昂的成本,而金蝶K/3系統(tǒng)靈活的內(nèi)控方式使我們很多控制環(huán)節(jié)以相對最佳的總體擁有成本達(dá)到了內(nèi)控的要求,我們僅用了133天就完成了整個項(xiàng)目實(shí)施。” 財務(wù)經(jīng)理林敬雄說。 2007年,卡斯卡特在中國的銷售額預(yù)計(jì)可達(dá)到3億元,實(shí)現(xiàn)企業(yè)規(guī)模的進(jìn)一步發(fā)展,而ERP則有效支持了企業(yè)低成本的快速擴(kuò)張。