廣州科創(chuàng)技術有限公司是一家物料輸送管理工程服務公司,經(jīng)過幾年的發(fā)展已經(jīng)成為行業(yè)頗有名氣的“氣力輸送的專家”。這幾年公司的快速發(fā)展,不僅是得益于能夠把握機會,還在于在管理上有自己的絕招。 管理目標:錢賺得明白,賬算得清楚 在工程管理方面,業(yè)內企業(yè)最想知道的是哪個工程成本高?哪個人員的花費大?銷售給哪一個零備件客戶的利潤高?科創(chuàng)的公司管理人員認為要在這個行業(yè)做長久,對每個項目的成本控制和利潤分析是最重要的,就是要把錢賺得明白,賬算得清楚。才能在企業(yè)運營過程中不斷完善管理,提高每個項目的利潤率。 管理從基礎做起 2000年科創(chuàng)公司成立時,工作人員每天都要將原始票據(jù)復印裝訂,每個月再匯總裝訂成冊。由于工程管理行業(yè)的特點,各類單據(jù)的種類和數(shù)量都特別多,包括:各類合同資料,庫存資料,工程進度,開發(fā)票情況,費用等資料。一開始大家加加班、辛苦一點,通過手工建立表格來匯總、統(tǒng)計、分析,雖然查詢麻煩一點,還是可以算出來的,公司管理人員把這些Excle表格稱為“半自動步槍”。但隨著公司的不斷發(fā)展,這種手工方式就顯得捉襟見肘,合同逐漸的多了,合同的尾款,備件的管理,通過幾十張Excle表來查詢數(shù)據(jù)非常不便,且不說各種臨時的統(tǒng)計報表,就是每天的數(shù)據(jù)及時更新的工作量就占了大部分的工作時間。找一個合同要把相關年份月份的資料找出來,然后再匯總。有一次老板讓查詢一個客戶的合同及備件資料,結果財務人員整理了兩個小時才整理出來,而且找出來的資料還少了一筆到期合同的應收款,老板說“工作一定要細!”。 2006年科創(chuàng)對幾套軟件進行一個多月的試用,金蝶KIS專業(yè)版在多輔助核算,自定義等方面都非常符合科創(chuàng)的管理需求和行業(yè)特點,8月科創(chuàng)決定扔掉使用多年的“半自動步槍”,換裝“全自動步槍”--金蝶KIS專業(yè)版,來幫助企業(yè)管理。 工程服務管理絕招 科創(chuàng)通過:金蝶KIS專業(yè)版的科目多輔助核算,費用按人員、工程、備件核算,用以區(qū)分是工程款還是備件收入或費用,如管理費用-工程按業(yè)務員、工程核算,零備件按業(yè)務員、零備件核算 。此種核算便于了解每個項目的收入及費用情況,通過報表對每個工程的收入成本費用進行分析。 要想每一筆入庫出庫歸結到具體工程或備件項目才能核算的更精確,利潤更準確,這樣就需要在出庫或入庫業(yè)務時區(qū)分是哪個工程項目的或哪個備件項目的,運用金蝶KIS專業(yè)版對業(yè)務單據(jù)的設計,每筆出入庫均按工程或備件核算,在處理業(yè)務時進行選擇。這樣每一個工程每一個備件在核算時需要更清晰,備件專用,成本歸集清晰,利潤計算更準確。 由于行業(yè)的特點,對應收賬款的管理一直是公司管理的重點,科創(chuàng)按照工程進度開發(fā)票確認應收款,在對工程項目管理時,根據(jù)行業(yè)特性,對每一個工程建設一個倉庫,在此工程領料時直接調撥入此倉庫,開發(fā)票時對倉庫商品進行組裝,銷售出去……,這樣做解決了實際業(yè)務處理過程,同時利用應收賬款預警表,及時提醒業(yè)務員收款,加速資金回籠。 為了控制付款風險,簽署訂單的時候需要預付30%的款,到貨后要付剩下的70%,為了不影響工程進度,采購及時入庫,同時也為了維護供應商關系及提升信用度,訂單的執(zhí)行情況隨時可以方便查詢,在查看每個供應商的數(shù)時,雙擊可以查看明細數(shù)據(jù),即時做出決策,規(guī)避停工待料風險,提升信用度。 在做工程時,很多原料是需要委外加工的,利用KIS專業(yè)版實現(xiàn)對委外加工的管理,實時了解加工數(shù)量和進度,讓管理人員實時掌握,加工件質量也得到了保證,加工不及時的現(xiàn)象不再出現(xiàn)了,節(jié)約了時間和成本,提高了公司的效率,也提高了客戶的滿意度。 這就是科創(chuàng)管理的絕招。