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ERP選型組的紅臉與黑臉

瀏覽次數(shù):3147發(fā)布時間:2007-10-15

  提供ERP產(chǎn)品的公司太多了,實施成功的ERP項目太少了;想上馬ERP的企業(yè)太多了,企業(yè)里了解ERP的人才太少了。老板們捂著兜里的支票,左看右看上看下看,每個提供ERP系統(tǒng)的廠家都不簡單。怎么辦?

  ERP這東西,有國產(chǎn)的、有進口的;有C/S版的、有B/S版的;有幾百萬幾千萬一套的,也有幾萬幾十萬的,據(jù)說還有幾千塊的;有開發(fā)商親自出來吆喝的,也有只通過合作伙伴賣的。早早就成立了項目組,考察完供應(yīng)商考察用戶,課聽了不少、方案看了很多,天天都有供應(yīng)商追著問,買誰的?

  “選型重要!”所有人都這么說;ㄥX的這么說,掙錢的也這么說。

  ——可到底該怎么選型呢?

  一、 選型選什么?影響系統(tǒng)的因素

  “購買信息技術(shù)的唯一原因是為了改進一家公司的業(yè)務(wù)運作方式”。實施ERP項目之前的選型就是要確定——誰能夠快捷有效的幫助你改進業(yè)務(wù)運作方式,當(dāng)然,是在你經(jīng)濟承受范圍之內(nèi)。

  因此有專家建議,ERP選型不能僅僅選擇軟件、價格,要從整個系統(tǒng)角度考慮。選型需要考慮的因素包括:

  1、 選公司:選擇商譽卓著,經(jīng)營績效良好,經(jīng)驗豐富的公司;

  2、 選產(chǎn)品:最好選擇既能滿足企業(yè)長期發(fā)展的需要又能滿足未來多樣化的需求,而且質(zhì)量穩(wěn)定維護容易的產(chǎn)品;

  3、 選實施:企業(yè)希望能在最短的時間內(nèi)開始使用ERP系統(tǒng)。實施方法、實施過程與策略、實施所需時間是企業(yè)必須掌握的重要選型因素,方法和策略是降低風(fēng)險的有效手段;

  4、 選服務(wù):選擇那些擁有完善的售后服務(wù)機制的公司,以便未來選擇其提供的不同類型、多地點及時響應(yīng)的服務(wù);

  5、 選價錢:在各方面的條件都一致時,當(dāng)然應(yīng)該選擇成本較低廉的解決方案。

  [$page$]二、 選型靠什么?選型組各類人員

  為什么大家對ERP不敢輕易投入,選型而不敢定型?除了ERP對企業(yè)發(fā)展的影響太大之外,還由于企業(yè)對ERP的了解不夠而導(dǎo)致的一些擔(dān)心:怕時機不當(dāng)、怕定位不準(zhǔn)、怕需求不清、怕投入不定、怕……

  其實選型最怕的是選型組的人員不行,這才是選型的關(guān)鍵!選型象企業(yè)的其它經(jīng)營活動一樣——以人為本,有了合適的人還有什么可怕的呢?問題是大部分企業(yè)沒有那么合適的一個團隊,這就是我們談ERP選型組、談紅臉黑臉的原因所在。

  一般來說,選型組“人員不行”有兩個方面:一是人員班子搭配不合理;二是人員對信息產(chǎn)品的購買技巧不足。

  班子問題是大問題。ERP項目關(guān)乎企業(yè)的未來,企業(yè)不能把ERP的選型隨隨便便的交給個什么人去辦,即便這個人是老板自己。ERP選型應(yīng)該由一個通力合作的小組來完成,在這個小組里,人們各司其職,擔(dān)當(dāng)各自的角色,發(fā)揮各自的作用。一個合格的ERP選型組里至少要有這樣一些人:

  1、 使用人員:可能是銷售、采購、生產(chǎn)等各個環(huán)節(jié)的人員,一般是他們最早提出實施ERP并對ERP應(yīng)該解決什么問題提出要求,因為他們需要利用ERP技術(shù)滿足其日常商務(wù)活動需要。雖然目前由于種種原因,ERP采購驅(qū)動者的角色往往由高層或信息部門充當(dāng),但無論如何,具體使用人員應(yīng)該參與到選型活動中,隨時提出這樣的問題——“哪種ERP更能夠提供競爭優(yōu)勢、降低成本、或者推進商業(yè)目標(biāo)的實現(xiàn)?”

  2、 IT技術(shù)人員:他們來自信息部門,在選型組中扮演技術(shù)顧問的角色。他們用技術(shù)術(shù)語來說明商務(wù)需要、進行技術(shù)方案交流、決定需要購買哪些支持技術(shù)、對產(chǎn)品測試、對新系統(tǒng)進行維護。他們除了考慮對現(xiàn)有系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、硬件的繼承性之外,還要考慮——“ERP在我們的環(huán)境中能夠象預(yù)期那樣的運轉(zhuǎn)嗎?”

  3、 財務(wù)人員:來自財務(wù)部門,有些公司可能由高層管理者直接充當(dāng)這個角色。他們需要對項目進行成本收益分析、計算幾個最主要的商務(wù)難題的成本、比較各種可選方案對公司財務(wù)的影響,同時還要分析項目延期和變動對成本收益的影響。在選型組中,他們的問題是——“這是最具成本效益的選擇嗎”

  4、 談判人員:通常來自采購部門、行政管理部門或法律部門。他們參與選型的目的是盡可能獲取最優(yōu)惠的價格和條款、幫助供應(yīng)商從商業(yè)角度而不是技術(shù)的角度來完成交易方案、引導(dǎo)供應(yīng)商做出靈活的交易和分擔(dān)風(fēng)險的承諾,最后在簽約過程中贏得交易。他們要引導(dǎo)選型組考慮——“怎樣和供應(yīng)商達(dá)成對我們最有利的交易?”

  5、 高層管理者:ERP是一把手項目,選型組中一定要有可以代表整個企業(yè)的高層管理者,也免得選型組群龍無首議而不決。高層管理者的任務(wù)是制定采購標(biāo)準(zhǔn)、做出采購決策、監(jiān)控雙方遵守合同的情況并執(zhí)行合同。只有他們才可能發(fā)出最深層次的疑問——“值得嗎?做不做?”

  ERP選型靠的是整個選型班子,如果選型組里角色不夠,就要好好考慮考慮了,現(xiàn)有的這些人能夠囊括所有這些角度、提出所有這些問題嗎?ERP選型需要考慮使用人員滿意度、重大目標(biāo)的實現(xiàn)、預(yù)期節(jié)約額等眾多因素,沒有上述這些角色,你無法充分了解了成功的定義,因而無法知道如何衡量成功。

 [$page$] 三、 選型玩什么?紅臉與黑臉技巧

  如同所有的購買活動一樣,ERP選型需要很多技巧。很少有企業(yè)的選型班子對信息產(chǎn)品的采購具有豐富的經(jīng)驗,即便我們配備了上述五個類型的角色。事實上,選型組中每個角色的職責(zé)和專業(yè)要求都不易達(dá)到,這就要求我們充分發(fā)揮團隊的作用。選型的最終目的是達(dá)成一筆合適的采購ERP的交易,而我們的團隊就要在供應(yīng)商面前唱一出有人扮紅臉有人扮黑臉的選型戲。因此,在這里我們把幾個既適合團隊使用、又不需要太多專業(yè)背景的技巧稱為紅臉技巧和黑臉技巧介紹給大家。

  紅臉技巧之一:大張旗鼓

  既然選型組里已經(jīng)有高層管理者和其他各種角色的參與,就一定要告訴供應(yīng)商你們對ERP的選型是非常重視的。通過大張旗鼓的表達(dá)對ERP項目選型的重視,向供應(yīng)商傳遞出的潛消息是——項目實施的概率大、項目投入的資金可能比較多。而對于這樣的項目,供應(yīng)商也會相應(yīng)的更加重視,在人員安排、方案制作、價格方面的優(yōu)先級都會更高一些。

  高層管理者和選型組對項目的重視還可以傳遞出其他方面的信息:企業(yè)對ERP選型是非常嚴(yán)肅的,并且選型是由一個班子而非任何一個人來完成的,可以獲得供應(yīng)商的尊敬,使那些做事不規(guī)范的供應(yīng)商盡量少做些小動作。

  紅臉技巧之二:引魚上鉤

  引魚上鉤的主要策略是:通過拋出一些“利好消息”以獲取當(dāng)前的收益。

  例如通過表達(dá)對供應(yīng)商和產(chǎn)品的興趣以獲得對方的投入。在與供應(yīng)商的接觸中對對方的“產(chǎn)品技術(shù)”、“管理思想”、“顧問水平”表示贊賞,使對方感到在這輪競爭中已經(jīng)確立了一些優(yōu)勢,只需“再作一次培訓(xùn)”、“提交一份更有深度的建議書”“……”就可以落單了,不怕供應(yīng)商不賣力氣。

  不用擔(dān)心給對方信心后無法收場,你隨時都可以拋出任何理由打發(fā)走那些被鉤住的供應(yīng)商。也不用擔(dān)心你的關(guān)注導(dǎo)致對方不肯在價格上讓步,到時候再拋出一些“特大利好”,比如“我要大量購買使用許可”、“多家分廠一起購買”、“所有產(chǎn)品分期實施一次簽約”,你還怕拿不到折扣?

  紅臉技巧之三:守株待兔

  ERP供應(yīng)商在你的項目上投入人力物力越多,你在談判中的主動權(quán)就越多。ERP廠商自己有時也會陷入不理性的陷阱,越投入越舍不得撤出,銷售代表希望追回前期的沉沒成本就會不斷追加投入,對你的讓步越來越多。

  注意要及時表達(dá)自己的誠意,不要拖到對方筋疲力盡,那就不是我們的紅臉技巧了。判斷對方的讓步程度,要選擇適當(dāng)?shù)膮⒄拯c,不能按照對方最初的報價,不能按照其他公司的報價,同行業(yè)、同規(guī)模公司的投入也不是最適合的參考,還是要和自己的最佳選擇比較。

  紅臉技巧之四:“戰(zhàn)略合作”

  如果你的手頭有一些可以用來與目標(biāo)供應(yīng)商交換的牌,記得及時把它打出來。對雙方來講,最好的辦法是“戰(zhàn)略合作”。例如目標(biāo)供應(yīng)商在你所在行業(yè)、所在地區(qū)的成功案例不多,而你在這兩方面恰恰又有相當(dāng)?shù)挠绊懥Γ憔涂梢砸詰?zhàn)略合作的名義與對方進行談判,這是一個雙贏的策略。

  [$page$]   黑臉技巧之一:制造恐懼

  所謂“一張一弛文武之道”,有人扮紅臉有人扮黑臉才是一臺戲,因此,通過黑臉技巧直接給供應(yīng)商打壓也是必要的。其中最有力的手段就是在供應(yīng)商中制造恐懼,告訴他們“雖然我們不懂ERP,但有很多懂ERP的人在和你競爭!

  多和供應(yīng)商談?wù)勊麄儗κ值母偁巸?yōu)勢,有利于你控制選型的過程。不會在只有一個備選商的情況下簽約,也不會完全按照供應(yīng)商的時間步驟安排項目進度,或者在供應(yīng)商的甜言蜜語下忘了ERP的目標(biāo)是什么。

  黑臉技巧之二:分而治之

  如果和你打交道的一直是銷售代表,可以肯定,在服務(wù)質(zhì)量和價格上你都得不到更多的好處。在你有一個團隊的情況下,你完全可以要求供應(yīng)商也有一個對應(yīng)的團隊來配合你的選型。分而治之的目的是從不同的角度獲得不同的承諾。

  和顧問對話,落實你的技術(shù)問題;和銷售經(jīng)理對話,落實你的價格折扣;和對方高層對話,你可以考慮落實長期合作的問題,畢竟“預(yù)測自己對信息技術(shù)的需求是很難的。這并不僅僅是因為技術(shù)環(huán)境變化之迅速,與技術(shù)并無聯(lián)系或只有部分聯(lián)系的商業(yè)事件都會改變這種需求,并對現(xiàn)有的協(xié)議或系統(tǒng)造成壓力!

  黑臉技巧之三:時間壓迫

  如果你對項目有足夠的信心,可以要求供應(yīng)商在很短的時間內(nèi)拿出項目的投標(biāo)價格,供應(yīng)商可能因為對投標(biāo)信心不足、對項目困難估計不足、或其他原因而報出較低的價格。

  如果你對價格如此敏感,你還可以考慮另一種時間壓迫的辦法。“談判者們會花費大量時間討論一些可能不會出現(xiàn)的不利情況”,定型之前,選型組永遠(yuǎn)有討論不完的問題——即使它們出現(xiàn)的概率極小。用這些小概率問題拷問供應(yīng)商,直到他們受不了折磨而讓步。

  黑臉技巧之四:看緊錢包

  這是所有技巧中最基本也是最毒辣的一招。你沒有理由對供應(yīng)商做最好的假定,設(shè)想它們會按你公司的最大利益行事——人家的行動總是最符合其自身的最大利益!怎么保護自己呢?不付錢。

  沒看到很多公司打出招牌“免費贈送**軟件”嗎?沒看到很多網(wǎng)站在討論“ERP軟件試用”的可行性嗎?只要你能給供應(yīng)商足夠的壓力,也許有的供應(yīng)商肯不簽合同就開始工作。但是,請慎用此招,一般來說,有影響力的供應(yīng)商是不會同意你這樣做的。如果你堅持,或許會成為某些剛剛進入ERP行業(yè)的廠商的“小白鼠”。

  四、 最后的忠告

  在這里談了ERP選型中太多有關(guān)價格和談判的問題,希望沒有誤導(dǎo)你。選型的目的不是省錢和戰(zhàn)勝供應(yīng)商,不要忘了大家共同的目標(biāo)和任務(wù)是選好ERP、做好ERP?總⿷(yīng)商是建設(shè)不好ERP的,ERP建設(shè)中要么雙贏,要么全輸。紅臉黑臉技巧是讓你在眾多供應(yīng)商和眾多ERP系統(tǒng)中能夠保護自己不隨波逐流的技巧,決不是選型的原則。因為,你們的表演將體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)上,不是舞臺。

  參考資料:

  (美)布拉德·L·彼得遜,戴安·M·卡克,如何購買信息技術(shù),上海人民出版社,2001.11;

  林憲奇,ERP選型方式與考慮因素,21世紀(jì)人才報