在國內(nèi)鋼鐵行業(yè)中,杭鋼ERP項目是一個“吃螃蟹”的項目,不僅企業(yè)組織結(jié)構(gòu)復雜,而且實施范圍廣、模塊多、時間緊,對項目咨詢公司、軟件適用性以及杭鋼全體員工提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。通過公司上下密切配合、全力推進,ERP系統(tǒng)已經(jīng)成功上線運行,這為我們今后不斷完善ERP系統(tǒng)、推進信息化建設積累了許多有益的經(jīng)驗,也為企業(yè)實現(xiàn)管理創(chuàng)新、全面提升核心競爭能力打下了堅實的基礎(chǔ)。 杭鋼信息化規(guī)劃與ERP項目實施的背景 未來的競爭是全球化的競爭,是速度與效率的競爭。信息技術(shù)的有效應用,正在使傳統(tǒng)的企業(yè)管理發(fā)生革命性的變化,其速度、效率和可靠性都是傳統(tǒng)企業(yè)管理手段所無法比擬的,為鋼鐵企業(yè)參與競爭提供了新的平臺。 為了跟上變革的步伐,杭鋼較早地意識到借助現(xiàn)代信息技術(shù),把先進的管理思想和方法引入管理流程,在鋼鐵主業(yè)范圍內(nèi)逐步推進企業(yè)信息化建設,并成為浙江省信息化建設試點企業(yè)。早在20世紀80年代,杭鋼建立了計算機應用管理機構(gòu),開發(fā)了MIS(計算機管理信息系統(tǒng))系統(tǒng),并相繼在主體生產(chǎn)線上推廣應用PLC(可編程控制系統(tǒng))、DCS(分散型控制系統(tǒng))、CIMS(計算機集成制造系統(tǒng))等控制系統(tǒng);2001年先后建立了企業(yè)主干網(wǎng)和生產(chǎn)遠程視頻監(jiān)控系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)、辦公自動化(OA)系統(tǒng)等,熱軋帶鋼廠被科技部命名為國家“863”計劃CIMS應用示范企業(yè)。這些信息技術(shù)的應用,極大地提高了生產(chǎn)過程的自動化水平,取得了比較好的管理效果。但是從總體上看,企業(yè)管理仍然不夠精細,部分資源重置、信息條塊割裂、管理層次多,已經(jīng)不能適應以客戶滿意度為核心的營銷理念的新要求。這就要求我們必須不斷地整合內(nèi)外部資源,形成以資金流、物流為主線,上至供應商、下至客戶和分銷網(wǎng)絡等信息資源一體化、面向最終客戶的供應鏈,才能有效地安排產(chǎn)、供、銷活動,不斷提升供應鏈的需求響應速度和資金周轉(zhuǎn)速度,使供應鏈各個組成單元都能獲得價值增值的效果,充分發(fā)揮信息化在管理創(chuàng)新活動中的強大支撐作用。在信息化建設中,企業(yè)資源管理計劃(ERP)是信息化建設的核心和重要組成部分,其核心是信息流、物流、資金流的統(tǒng)一。通過實施和應用ERP,對原有的業(yè)務流程進行重新設計和再造,建立快速高效、反應靈活的管理體系,不斷提升公司的整體管理水平和市場競爭力。這既是杭鋼順應我國加快信息化建設步伐的時代要求,也是杭鋼主動參與市場競爭、提升創(chuàng)新能力和競爭能力的客觀需要。 正是在這樣的背景下,杭鋼通過及時總結(jié)實踐經(jīng)驗,充分聽取專家們的意見,制定了杭鋼“十五”信息化發(fā)展規(guī)劃,樹立信息化建設是“一把手”工程的指導思想,確立了建設原則和總體構(gòu)架。 建設原則:總體規(guī)劃、分步實施,需求主導、突出重點,先進適用、量力而行,互聯(lián)互通、信息共享。 總體構(gòu)架:三大目標,即生產(chǎn)過程自動化、經(jīng)營管理信息化、商務運行網(wǎng)絡化;一條干線,即主干網(wǎng);六個系統(tǒng),即以財務管理為核心的人、財、物、產(chǎn)、供、銷系統(tǒng),并以先進的管理理念和信息技術(shù)高度集成為一個整體;四大工程,即ERP、CIMS、OA、電子商務;七項措施,即從領(lǐng)導、意識、資金、人才、方法、安全、環(huán)境方面給予保證。 ERP項目的具體實踐 ERP項目的實施是一項龐大的系統(tǒng)工程,具有高投入、高風險的特點。為積極規(guī)避實施風險,從2002年7月開始,我們采用“請進來,走出去”的方式,經(jīng)過半年左右的前期準備,包括多次邀請咨詢顧問、信息化專家前來講課、探討交流,組織人員到國內(nèi)鋼鐵企業(yè)考察學習ERP的實施經(jīng)驗,考察論證國內(nèi)有較高知名度的ERP咨詢公司和國外軟件供應商等,根據(jù)ERP軟件的適用性和咨詢公司的行業(yè)實施能力,最終選擇德國SAP公司的軟件和有德國蒂森克虜伯公司行業(yè)背景的上海漢思公司作為咨詢公司。同年12月5日杭鋼ERP項目正式啟動,并確立了實施的目標、原則、策略和范圍。 實施目標:引入先進的管理思想和理念,梳理業(yè)務流程,優(yōu)化管理模式,減少管理層次,實現(xiàn)企業(yè)的扁平化管理;通過運用信息技術(shù),實現(xiàn)物流、資金流、信息流的“三流”合一,進一步提高企業(yè)效益和市場競爭力。 實施原則:效益領(lǐng)先、先進實用、高度集成。 實施策略:總體規(guī)劃、分步實施。 實施范圍:以鋼鐵主業(yè)為主體,并覆蓋全公司的管理網(wǎng)絡。 實施內(nèi)容包括九大模塊,即財務會計、成本管理、銷售與分銷、生產(chǎn)計劃與控制、物料管理、質(zhì)量管理、設備維護、項目管理和人力資源管理模塊,并配合自行開發(fā)計量系統(tǒng)、物料結(jié)算系統(tǒng)、金穗系統(tǒng)、承兌匯票貼息系統(tǒng)四大接口程序。這個實施范圍在國內(nèi)鋼鐵行業(yè)中是最廣的。 按照以上的實施要求,杭鋼把整個項目的實施過程分為5個階段,每個階段都有不同的工作重點。 第一階段是項目準備。主要是加大宣傳、培訓工作力度,建立“一把手”負責制的組織領(lǐng)導體系,成立項目推進領(lǐng)導小組、項目經(jīng)理、項目辦公室和專業(yè)組,配備相應的專業(yè)技術(shù)人員,各專業(yè)組工作由各組組長親自抓、具體管,形成上下溝通、橫向協(xié)調(diào)的工作網(wǎng)絡。 第二階段是業(yè)務藍圖實現(xiàn)。主要是梳理和優(yōu)化原有業(yè)務流程,在分析診斷的基礎(chǔ)上,兼顧先進性和適用性的原則,提出科學、合理的解決方案,形成了杭鋼未來業(yè)務流程。優(yōu)化后業(yè)務流程總計達214個。 第三階段是系統(tǒng)實現(xiàn)。主要是項目咨詢顧問根據(jù)杭鋼新的業(yè)務流程,在SAP系統(tǒng)中進行相應的后臺配置,用以實現(xiàn)實際業(yè)務,其中的關(guān)鍵是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準備。項目數(shù)據(jù)專業(yè)組投入充足的技術(shù)力量,共用10個月時間完成數(shù)據(jù)編碼60多萬條,其中物料主數(shù)據(jù)編碼40萬條,其他模塊共39項數(shù)據(jù)編碼20多萬條,為系統(tǒng)順利配置創(chuàng)造了條件。 第四階段是上線準備及模擬上線。主要是本著“先僵化后優(yōu)化”的原則,以系統(tǒng)業(yè)務流程順暢為主線,對各模塊進行單元測試和系統(tǒng)集成測試,以便暴露問題、解決問題,加深對系統(tǒng)的認識,降低正式上線風險。2003年11月1日零點,杭鋼ERP開始模擬上線,經(jīng)過3個月的模擬運行,系統(tǒng)內(nèi)與系統(tǒng)外實際物流已經(jīng)完全同步,物流、信息流和資金流及時反映,系統(tǒng)月結(jié)賬與手工賬基本一致,具備正式上線的條件。 第五階段是上線及上線支持。2004年2月1日零點,杭鋼ERP項目九大模塊和四大接口程序正式上線,系統(tǒng)運行穩(wěn)定、速度正常,形成比較完整、整合的供產(chǎn)銷管理系統(tǒng),打通了鋼鐵主業(yè)的核心流程,并采用手工賬與系統(tǒng)賬并軌運行,不斷優(yōu)化完善業(yè)務流程。2005年4月1日,杭鋼ERP系統(tǒng)實現(xiàn)單軌制運行,實現(xiàn)物流、信息流、資金流的“三流”合一,基本達到預期目的。 ERP項目實施的直觀效果 企業(yè)信息化建設本身就是一個不斷優(yōu)化、完善的過程。ERP的投入也是一個系統(tǒng)工程,不可能一勞永逸、一蹴而就。對于這一點,我們有充分的思想準備。通過深入實踐和上線運行,有助于我們進一步深化和細化企業(yè)管理工作。 一是有利于企業(yè)搭建信息管理的快車道。ERP上線以后,改變了傳統(tǒng)的信息管理手段和方式。系統(tǒng)用戶可以從系統(tǒng)中得到各類信息,大到原料采購供應、半成品及成品庫存、產(chǎn)品銷售,小到每一爐鋼、每一批鋼坯的投料以及成本中心的每一筆領(lǐng)料數(shù)據(jù),都能即時查詢;能夠?qū)崟r反映每一個生產(chǎn)環(huán)節(jié)的各種業(yè)務數(shù)據(jù)、工序之間的情況,有效了解物資采購的生產(chǎn)需求、采購申請、采購訂單以及供應商信息、物料移動情況,信息集成共享,為快速、高效的企業(yè)經(jīng)營管理提供了順暢的信息渠道,有利于提高信息利用效率和工作效率。 二是有利于企業(yè)實現(xiàn)生產(chǎn)要素的優(yōu)化配置。ERP系統(tǒng)中,物流運轉(zhuǎn)清晰,信息流和資金流反映及時、完整。比如,通過財務管理和成本控制系統(tǒng),可以實時掌握原料、半成品、成品庫存、領(lǐng)料、投料等業(yè)務環(huán)節(jié)的物流、信息流與資金流,適時了解成本波動情況和資金狀況,根據(jù)經(jīng)營管理的要求,及時優(yōu)化配置各生產(chǎn)要素,改變了以往二級核算模式中財務、成本信息滯后的狀況,極大地改進了企業(yè)經(jīng)營管理。ERP系統(tǒng)上線運行,杭鋼實現(xiàn)了信息公開、程序透明、運營規(guī)范、各項業(yè)務流程簡化和規(guī)范,實現(xiàn)了動態(tài)管理和精細化的集約管理,有利于提高管理效率和管理精確度,并有利于同步實現(xiàn)各項管理流程的持續(xù)優(yōu)化。 三是有利于企業(yè)實現(xiàn)扁平化管理。我們本著先進和適用相結(jié)合的原則,從根本上改變企業(yè)收集、處理、利用信息的方式,推動企業(yè)業(yè)務流程再造(BPR)和組織結(jié)構(gòu)的重構(gòu),許多業(yè)務流程和管理要求已經(jīng)發(fā)生了較大變革,原有的金字塔型結(jié)構(gòu)將被精簡、實現(xiàn)高效的扁平管理,計算機系統(tǒng)將取代中間過程和控制部門的大量工作,加強決策層與執(zhí)行層的直接溝通。通過BPR的建設,有利于公司進一步優(yōu)化組織管理機構(gòu),簡化和規(guī)范各項業(yè)務流程,切實減少管理層次,優(yōu)化管理和組織結(jié)構(gòu),實現(xiàn)扁平化管理和動態(tài)管理,用先進的管理理念和信息化管理手段促進工作效率、企業(yè)勞動生產(chǎn)率的大幅度提升。 四是有利于提高企業(yè)戰(zhàn)略決策能力。ERP的成功上線,使企業(yè)管理更加透明化、立體化。企業(yè)決策層通過ERP信息平臺,可以直接、及時掌握系統(tǒng)內(nèi)11個子公司、分公司和生產(chǎn)單位生產(chǎn)經(jīng)營的實時信息,改變以往依靠層層傳遞、逐級上報的被動狀況,提高了信息的及時性、準確性和可靠性;通過決策支持系統(tǒng)地作出分析和判斷,有效地提高決策的科學性,也有利于企業(yè)決策層把更多的時間和精力集中到企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略研究和重大事項的決策上。 ERP項目的實施體會 杭鋼ERP項目取得了階段性的實施成果,各項工作得到了實踐的初步檢驗。項目的成功實施,除了必須有較強實施力量的咨詢公司等外部因素外,更重要的是企業(yè)自身的努力,與企業(yè)內(nèi)在的工作質(zhì)量是息息相關(guān)的。 1、高度重視信息化的戰(zhàn)略規(guī)劃。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展,信息化系統(tǒng)對于企業(yè)來說不僅僅是工具和技術(shù),更是管理的理念和水平。ERP作為信息化系統(tǒng)的重要組成部分,服務于企業(yè)的長期規(guī)劃,是長期規(guī)劃的手段和保證。ERP的目標源于信息化系統(tǒng)規(guī)劃,是評價ERP系統(tǒng)成敗的基本標準,應依據(jù)信息化系統(tǒng)規(guī)劃,明確ERP系統(tǒng)的實施范圍和實施內(nèi)容。因此,企業(yè)信息化建設應遵循“統(tǒng)籌規(guī)劃,整體設計,分步實施,逐步推進”的原則,著眼于企業(yè)的實際,與企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略相吻合,科學論證、詳細規(guī)劃,將管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和知識創(chuàng)新結(jié)合起來。在整體規(guī)劃時,要體現(xiàn)權(quán)威性、整體性、適合性、操作性和長遠性。 2、ERP實施堅持“一把手”原則。ERP的實施不僅僅是技術(shù)的創(chuàng)新,更是一場深刻的管理革命,涉及到公司組織機構(gòu)、部門職能和崗位設置等問題,對根深蒂固的傳統(tǒng)思維模式帶來巨大沖擊,牽動全局,沒有公司各個管理層面“一把手”的積極參與和授權(quán),很難調(diào)動全局。在ERP項目的實施中,我們深切地感受到,部門或單位“一把手”責任到位的,該單位(模塊)的工作就能有效地實施,取得事半功倍的效果;“一把手”不到位的,工作就難以落實。在實施過程中,公司主要領(lǐng)導親自主持制定工作計劃,聽取實施情況匯報,協(xié)調(diào)處理問題,公司層面召開ERP推進例會100多個;在模擬上線期間,召開每日碰頭會81個、40多個專題會議,制定了50多個具體的業(yè)務流程,并以集團公司文件形式下達,有力地推動了ERP項目的實施。因此,把ERP的實施稱為“一把手”工程,主要說明了企業(yè)高層領(lǐng)導在ERP實施過程中所起的特殊作用,是項目成功實施的領(lǐng)導保證。 3、良好的企業(yè)文化,對ERP順利實施至關(guān)重要。ERP的實施涉及到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的方方面面,需要項目實施的全體人員發(fā)揮團隊精神和互動效應。在項目實施中,杭鋼ERP各項目組成員既要及時按質(zhì)履行好日常崗位職責,又要投入足夠的時間和精力直接參與ERP項目的實施,經(jīng)常加班加點、通宵達旦的工作,不計較個人報酬,為項目每一天、每一階段目標的順利完成提供了堅強的保證,充分體現(xiàn)了杭鋼人銳意創(chuàng)新、無私奉獻的優(yōu)良傳統(tǒng)。因此,ERP項目的順利實施,除了依靠企業(yè)全體員工的積極參與外,還必須有良好的企業(yè)文化作為強大支撐。 4、重視數(shù)據(jù)準備和員工培訓。ERP的實施,是“三分技術(shù),七分管理,十二分數(shù)據(jù)”;A(chǔ)數(shù)據(jù)準備不但工作量巨大,而且非常重要,是管理流程標準化和精細化的基礎(chǔ)。高度重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準備工作,就是要保證靜態(tài)數(shù)據(jù)的準確性、完整性和動態(tài)數(shù)據(jù)的及時性,制定科學的數(shù)據(jù)編碼規(guī)則和嚴格的數(shù)據(jù)管理規(guī)范制度,包括權(quán)限管理和安全保護管理,避免垃圾數(shù)據(jù)進入系統(tǒng),否則,系統(tǒng)反映出來的也肯定是垃圾信息。 ERP的實施最關(guān)鍵的是人,主要是高層領(lǐng)導、關(guān)鍵用戶、最終用戶等各個層次的人員素質(zhì)。在ERP項目實施中,培訓要貫穿ERP系統(tǒng)實施的始終。在項目準備階段,主要集中對公司中高層領(lǐng)導進行“SAP整體概念”的培訓;在項目實施初期,對模塊專業(yè)組業(yè)務人員及IT人員進行流程描述工具的培訓;在項目進入上線準備前期,對關(guān)鍵用戶進行SAP軟件業(yè)務操作的培訓,同時大規(guī)模地組織關(guān)鍵用戶對最終用戶進行培訓。通過每個階段不同內(nèi)容的培訓,使最終用戶熟練使用新系統(tǒng),關(guān)鍵用戶深入理解系統(tǒng)原理及相關(guān)配置,中高層領(lǐng)導根據(jù)系統(tǒng)提供的物流、資金流等信息及時作出科學決策,最終實現(xiàn)系統(tǒng)知識的較好轉(zhuǎn)移。 5、流程重組堅持合理性和高效性的原則。這是ERP成功應用、改善管理效率的前提。BPR側(cè)重企業(yè)業(yè)務流程的整體優(yōu)化,ERP側(cè)重于在合理的業(yè)務流程基礎(chǔ)上實現(xiàn)對企業(yè)資源的有效利用與管理,為了實現(xiàn)兩者的目標,BPR和ERP幾乎是互為條件,與此同時在流程管理與資源管理方面又互為補充。在ERP實施過程中,經(jīng)常會遇到ERP軟件與管理流程相沖突的問題。BPR重組在考慮該流程是有效率還是無效率、是合理還是不合理的基礎(chǔ)上,應從不合理且無效率的業(yè)務流程入手,切忌首先改動不合理但有效率的流程。在ERP軟件與管理流程有差異時,應以業(yè)務流程是否合理、順暢、快捷為前提。 6、選擇具有本行業(yè)豐富實施經(jīng)驗的服務商。ERP系統(tǒng)實施成敗的主要因素并不取決于是否采用了最先進的軟硬件,而在于是否選擇了適用性的軟件和較強行業(yè)服務能力的實施商。這主要體現(xiàn)在是否具有行業(yè)ERP的實施經(jīng)驗,是否了解行業(yè)實際運作情況,能否充分理解和明確企業(yè)需求,對實施過程中可能出現(xiàn)的各種問題是否能尋求比較好的解決方案。要做好企業(yè)自身充分的需求調(diào)研,包括現(xiàn)在和未來的需求,找到企業(yè)管理的不足之處,才能有的放矢地選擇好ERP系統(tǒng)的服務商,才能使ERP這套管理系統(tǒng)真正體現(xiàn)管理出效益的道理。 ERP項目的建設與運行,拓展了企業(yè)管理的新思路和新領(lǐng)域,必將對杭鋼的發(fā)展產(chǎn)生深遠而積極的影響。下一步,我們將根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際需要,按照杭鋼信息化發(fā)展規(guī)劃,大力持續(xù)推進信息化建設,建立起適應市場經(jīng)濟競爭要求的企業(yè)供應鏈管理模式,不斷提高自身管理水平和核心競爭能力,努力構(gòu)建一個充滿生機和活力的嶄新杭鋼。 作者:袁明觀 杭州鋼鐵集團公司總經(jīng)理