一、企業(yè)信息化概述

　　中國加入世界貿(mào)易組織后，各企業(yè)面臨世界貿(mào)易的大環(huán)境，競爭越來越激烈，客戶要求企業(yè)提供高質(zhì)量、低價格、高技術、多樣化、個性化的產(chǎn)品和更加周到及時的服務。這一切都對企業(yè)管理信息化提出了更高的要求。在此形式下，越來越多的企業(yè)領導層認識到以信息化來推動工業(yè)化，是發(fā)展的必由之路。

　　基于服務于企業(yè)長遠發(fā)展戰(zhàn)略并對企業(yè)管理升級提供強有力的支撐手段的考慮，很多企業(yè)制定了以ERP(企業(yè)資源計劃)系統(tǒng)為核心的全面推動企業(yè)信息化建設的策略，以期實現(xiàn)整合企業(yè)資源；改造傳統(tǒng)運營模式、業(yè)務流程；統(tǒng)一物流、資金流、信息流；迅速采集、組織、傳送和分析生產(chǎn)經(jīng)營信息；加強企業(yè)的內(nèi)部外部聯(lián)系，降低管理成本和增加資金的周轉(zhuǎn)速度并以此提高企業(yè)的整體實力和競爭能力的目的。

　　二、信息標準化在ERP實施中的重要性

　　企業(yè)信息化體系是由信息技術應用、信息資源、信息網(wǎng)絡、信息技術、信息化人才和信息標準規(guī)范六個要素構成。其中，信息標準規(guī)范是基礎要素。

　　信息標準化是信息化的基礎性的工作，它之所以重要的主要原因是信息的載體——數(shù)據(jù)是信息系統(tǒng)唯一接收和處理的對象。影響ERP系統(tǒng)應用成敗的關鍵因素是數(shù)據(jù)、人員和組織管理。有人將企業(yè)實施管理信息系統(tǒng)從技術、管理、數(shù)據(jù)三者的相對重要性說成是：“三分技術、七分管理、十二分數(shù)據(jù)”，企業(yè)實施ERP必須保證數(shù)據(jù)的完整性、準確性、可靠性。因此，上線數(shù)據(jù)是否準確與規(guī)范，是ERP實施成敗的關鍵之一。因此，信息標準化工作是企業(yè)ERP項目實施過程中一項至關重要的基礎性工作。

　　三、ERP實施過程中企業(yè)信息標準化存在的一般問題

　　對于實施ERP的企業(yè)，信息標準化的主要任務就是建立健全企業(yè)信息標準化體系，根據(jù)體系框架制定一系列企業(yè)信息規(guī)范和標準。加強信息標準化工作,對于規(guī)范數(shù)據(jù)和信息，保證信息化建設的一致性，整合信息系統(tǒng)內(nèi)部、外部的各種信息資源，實現(xiàn)信息資源共享，提高信息交換效率，增強信息系統(tǒng)的開放性，保障項目順利實施和運行，促進企業(yè)的長遠發(fā)展具有十分重要的意義。

　　目前，盡管各個企業(yè)的信息化基礎和標準化基礎不盡相同，企業(yè)在ERP實施的實際過程中卻存在一些共性的問題：

　　(一)編碼原則不統(tǒng)一，基礎數(shù)據(jù)情況不佳

　　主要體現(xiàn)在：ERP實施的各個模塊基本上都有自己的基礎數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)繁雜而且量大，部分數(shù)據(jù)不夠準確、完備，同時，由于時間和技術的局限性,企業(yè)在各個不同歷史時期所開發(fā)的應用系統(tǒng)相對獨立，系統(tǒng)之間無互連性，描述企業(yè)信息資源的數(shù)據(jù)和編碼分散、口徑不一致、冗余、不規(guī)范，有時同一數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)指標在不同的系統(tǒng)、不同部門以不盡相同的描述和內(nèi)容表現(xiàn)出來，使得企業(yè)信息資源無法充分有效地共享。

　　(二)信息標準化技術人員和技術保障不足

　　很多企業(yè)在實施ERP過程中沒有建立專門的標準化工作機構，缺乏熟悉標準和標準化的專業(yè)人員，實施標準化的力量薄弱；未制定相關的標準化管理制度；缺乏國內(nèi)、國際有關的標準化工作的橫向交流，企業(yè)標準與相關的國家標準、行業(yè)標準和地方標準尚未得到廣泛的應用；信息標準化總體工作缺乏科學性。

　　(三) 與ERP系統(tǒng)建設時間和進度配合不暢

　　企業(yè)往往過分強調(diào)ERP系統(tǒng)上線的工作目標，忽視標準化工作與ERP項目實施有著密切的內(nèi)在聯(lián)系，整體系統(tǒng)的規(guī)劃缺乏導致數(shù)據(jù)準備和ERP項目實施配合不暢，影響ERP項目實施進度，實施周期延長，結(jié)果軟件提供商和企業(yè)雙方都拖得非常辛苦，嚴重的還可導致ERP項目的徹底失敗。

　　(四)重視、宣貫力度不夠

　　信息標準化工作貫穿信息化建設的設計、實施、應用的整個生命周期，具有花費人力多、涉及面廣、信息量大、時間周期長、工作難度大等特殊性，但由于宣貫不夠，培訓不到位，各級領導和ERP項目實施和管理人員未充分重視本項工作對信息化建設的重要性

　　(五)信息標準化管理薄弱

　　方法上：過分強調(diào)實施進度，使用大量順序碼，最終導致系統(tǒng)存在大量冗余數(shù)據(jù)，信息共享性差；方式上：標準更新和維護過分依賴人工比對，管理手段和效率低下；手段上：缺乏針對ERP項目管理的必要的信息標準化管理制度和技術手段對ERP實施人員在上線過程中必須遵循和執(zhí)行已制定的編碼規(guī)則進行監(jiān)督和制約。

　　綜上所述，企業(yè)應當根據(jù)ERP項目實施的實際情況，確定一套完整的信息標準化解決方案。

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　　四、實施ERP的一般步驟

　　企業(yè)實施ERP一般需要經(jīng)過以下五個階段：

　　(一)準備階段：落實辦公環(huán)境和計算機等辦公設備，關鍵用戶培訓，策劃總體實施方案，召開動員啟動大會等。

　　(二)設計階段：業(yè)務流程設計，現(xiàn)狀調(diào)研，未來流程設計，確定客戶化工作范圍。

　　(三)實施階段：在預配置系統(tǒng)的基礎上，對每個單位的系統(tǒng)進行個性配置，但必須經(jīng)過總部的審批；設計并完成客戶化編程，設計并建立系統(tǒng)用戶權限，進行系統(tǒng)測試，進行講師和最終用戶培訓，進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換試轉(zhuǎn)檔，正式轉(zhuǎn)檔與系統(tǒng)上線。

　　(四)上線支持：實施后的技術支持。為了保證新的系統(tǒng)能夠支持日常的業(yè)務運營及解決出現(xiàn)的問題并對系統(tǒng)配置進行進一步完善，系統(tǒng)上線之后提供系統(tǒng)技術支持是確保ERP系統(tǒng)在上線后能夠正常運轉(zhuǎn)，并確保系統(tǒng)的順利移交。

　　(五)優(yōu)化階段：系統(tǒng)優(yōu)化、管理優(yōu)化、數(shù)據(jù)清理、全程培訓和知識傳遞、系統(tǒng)功能拓展。

　　五、實施ERP企業(yè)的信息標準化解決方案

　　企業(yè)信息標準化工作應當密切配合ERP項目實施，統(tǒng)籌規(guī)劃,分步實施。

　　(一)準備階段：充分調(diào)研，做好全方位的基礎準備工作

　　在企業(yè)內(nèi)部進行標準和標準化的宣貫，使更多的員工了解標準和標準化。在充分調(diào)研的基礎上，制定信息標準化的一些基礎文件，著手建立信息標準化體系，為后續(xù)階段逐步擴充企業(yè)信息標準做好準備工作。

　　1、組織準備：確立信息標準化管理工作機構和人員

　　成立信息標準化工作小組,主要由：標準化編碼專家、IT技術人員、ERP系統(tǒng)各模塊關鍵用戶或主要業(yè)務人員組成。確定信息標準化小組工作的主要職責、成員分工以及工作規(guī)程等。明確了標準化工作小組的近期和遠期的工作目標，并分別制定相應的工作計劃。

　　2、知識準備：提高認識、加強培訓

　　無論對于企業(yè)領導，普通員工還是標準化工作小組成員，信息標準化工作推進過程不僅是一個數(shù)據(jù)準備和編碼編制過程，也是一個全程的學習培訓的過程和管理變革的過程。培訓圍繞信息標準化的基礎知識展開，主要包括：信息標準化理念培訓、基礎知識培訓、ERP系統(tǒng)操作培訓、各業(yè)務流程培訓等。

　　3、需求準備：充分調(diào)研，全面掌握情況

　　(1)內(nèi)部調(diào)研。重點調(diào)查企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有信息系統(tǒng)運行情況如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行編碼系統(tǒng)、編碼規(guī)則、以及未來編碼需求等。

　　(2)外部調(diào)研。主要面向同類型企業(yè)、ERP系統(tǒng)供應商、數(shù)據(jù)集成第三方服務公司、國家及地方或行業(yè)的信息標準管理的組織和部門。重點搜集國家有關單位對信息編碼標準化的規(guī)定、部分國家標準、行業(yè)(海關)標準以及編碼方法方面的資料。結(jié)合本企業(yè)業(yè)務和管理的需求以及已掌握的國家標準和行業(yè)標準等外部編碼，初步搭建編碼目錄。

　　4、管理準備：規(guī)范管理，制度先行

　　制定《信息標準化管理制度》，包括：信息標準化的工作范圍，實施標準化過程中的各種注意事項，標準制定的原則，制定標準的工作流程，標準的審批備案的過程以及標準執(zhí)行的方法，從信息標準化管理的原則、內(nèi)容、組織和監(jiān)督管理，推廣和應用等各方面規(guī)范信息標準化管理工作，確保上線數(shù)據(jù)嚴格遵循企業(yè)信息標準，保證ERP項目順利實施。

　　(二)設計階段：搭建信息標準化體系，確定實施計劃

　　信息標準化體系由信息化過程中制定的各種標準和規(guī)范構成，信息標準化體系體現(xiàn)了信息化過程中需要形成企業(yè)標準的各類文件以及它們之間的層次關系。

　　建立基礎代碼標準，包括編制《信息分類編碼編寫規(guī)則》和建立一些基礎代碼標準，并參考相關的國家、行業(yè)和地方標準初步擬定本企業(yè)必須的編寫人力資源系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、客戶管理系統(tǒng)和商品貿(mào)易系統(tǒng)中的一些代碼的編碼規(guī)則，用以規(guī)范ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)工作的實施�？刹扇　案�隨應用、先易后難”的原則，率先編制主要應用系統(tǒng)、主營業(yè)務、需求緊迫的編碼，如CRM涉及的員工代碼、組織機構代碼、會計科目代碼、固定資產(chǎn)代碼、商品代碼、客戶代碼，國別代碼，合同代碼等，其它編碼可以隨著應用逐漸補充。

　　1、創(chuàng)建原則

　　全面完整:根據(jù)企業(yè)信息化的發(fā)展需要，充分研究當前預計到的信息和信息化技術及其管理中需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的各方面因素，力求創(chuàng)建的標準體系全面完整。

　　層次恰當:根據(jù)企業(yè)信息化和標準化的具體工作，確定標準的適用范圍，遵循盡量擴大標準的適用范圍的原則，合理地將各種企業(yè)標準安排在不同的層次上。

　　劃分明確:在編制信息標準化體系時，為了便于今后整個體系的不斷細化和延伸，應明確劃分出各子體系，體現(xiàn)出子體系之間的獨立性，避免標準混淆，并方便標準的查詢和使用。

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　　2、信息標準化體系的內(nèi)容

　　大致可分為三層：

　　第一層：總體指導性技術文件。主要包括《信息標準化工作導則》等。規(guī)定了信息標準化工作的總則、標準編寫應遵循的基本原則、標準制定的基本要求和工作程序。

　　第二層：各類信息標準的編寫規(guī)則。主要包括《信息分類和編碼編寫規(guī)則》、《信息交換編寫規(guī)則》、《數(shù)據(jù)元標準編寫規(guī)則》等。

　　第三層：各分類信息的編碼標準、代碼表、接口標準和數(shù)據(jù)字典等。

　　(三)實施階段：配合ERP實施，執(zhí)行計劃

　　建立健全信息標準化體系必須堅持信息化發(fā)展戰(zhàn)略目標，遵循標準化管理制度，參照外部標準，建立信息系統(tǒng)可應用的信息標準。本階段的核心任務是：根據(jù)ERP系統(tǒng)實施情況逐步分層次的建立健全代碼、數(shù)據(jù)元等信息標準。在完善信息標準的同時，需要解決信息標準與系統(tǒng)結(jié)合使用的問題，把已經(jīng)制定的信息標準配置到業(yè)務系統(tǒng)中，并根據(jù)業(yè)務系統(tǒng)的使用情況調(diào)整對應的信息標準。主要的注意事項有：

　　1、嚴格按照信息標準化管理制度執(zhí)行，避免匆忙上線。

　　2、企業(yè)信息標準的制定不是孤立存在的。從信息系統(tǒng)的定制開發(fā)到標準數(shù)據(jù)的采用和標準流程的建立，都受到許多外部因素的影響，為了與外部溝通更加順暢，企業(yè)需要使用很多已有的成熟的標準。參考相關的國際、國家、行業(yè)和地方等外部標準可以使企業(yè)制定標準的時候游刃有余，促使企業(yè)標準體系更加成熟、完備。

　　3、合理分工，做好上線數(shù)據(jù)準備

　　從編碼規(guī)則到代碼賦值，從數(shù)據(jù)清理到導入數(shù)據(jù)上線，數(shù)據(jù)準備工作是一項非常龐雜而細致的工作，牽涉到不同的部門，需要合理組織信息標準化人員、ERP項目技術人員、企業(yè)業(yè)務人員共同考慮管理現(xiàn)狀、業(yè)務特點、歷史數(shù)據(jù)等方方面面，安排充足的時間進行該項工作。一般的做法是在項目實施小組中成立跨職能部門的數(shù)據(jù)小組，由專人負責，各模塊涉及人員都要參加數(shù)據(jù)小組，依據(jù)編碼規(guī)則逐條確定靜態(tài)數(shù)據(jù)和編碼，從而完成整個靜態(tài)基礎數(shù)據(jù)的整理，經(jīng)過反復測試和試運行，直至正式上線。

　　(四)上線支持階段：完善信息標準化體系

　　在此階段中，信息標準化基礎平臺已經(jīng)搭建完畢，但是，隨著ERP項目的深入實施，企業(yè)業(yè)務的拓展，產(chǎn)生了大量的模塊間和企業(yè)與外部單位的數(shù)據(jù)交換，因此本階段工作主要是：

　　1、確定《信息交換編寫規(guī)則》，編制相應的內(nèi)部、外部接口標準。同時兼有對數(shù)據(jù)字典、代碼標準和數(shù)據(jù)元標準的完善工作。

　　2、配合業(yè)務部門和ERP項目技術人員及時數(shù)據(jù)清理。

　　期初數(shù)據(jù)準備和系統(tǒng)上線有了基礎數(shù)據(jù)，就有了ERP運行的基礎。但ERP上線后，還要從理解系統(tǒng)的邏輯關系出發(fā)，堅持嚴格管理和定期核查，保障數(shù)據(jù)的平衡，適當刪除、合并、完善，不斷提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。

　　(五)系統(tǒng)優(yōu)化階段：完善信息標準維護和數(shù)據(jù)生命周期管理，健全企業(yè)標準體系。

　　根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和系統(tǒng)運營情況維護企業(yè)信息標準，包括維護所有已制定信息標準，制定隨信息化的發(fā)展而需要補充的各類信息標準，補充完善其他技術標準、管理標準和工作標準，健全企業(yè)標準體系。

　　1、堅持嚴格管理，信息標準化常規(guī)工作不懈怠

　　隨著ERP項目的不斷深入、系統(tǒng)逐漸完善，功能不斷拓展，對原有的信息標準不斷完善，要對新出現(xiàn)的信息標準進行增添，還要對不符合信息化建設要求的信息標準進行修訂和更新。

　　2、對上線數(shù)據(jù)的生命周期進行監(jiān)督管理

　　在數(shù)據(jù)從產(chǎn)生到消亡的整個生命周期中，保持數(shù)據(jù)的準確性、時效性是一項長期的工作。在系統(tǒng)運行期間，信息標準化工作還應做到：

　　(1)監(jiān)督系統(tǒng)運行情況，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的異常數(shù)據(jù)并協(xié)調(diào)業(yè)務部門和ERP技術開發(fā)部門，對部分業(yè)務流程和操作規(guī)程調(diào)整，以適應系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)。
　　(2)監(jiān)督技術部門和業(yè)務部門定期數(shù)據(jù)備份，減少損失，清理垃圾數(shù)據(jù)和已經(jīng)失效的數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量，根據(jù)業(yè)務和管理的需要，增加新的數(shù)據(jù)項或者更改原數(shù)據(jù)定義等。
　　(3)制定數(shù)據(jù)質(zhì)量評估辦法。在系統(tǒng)運行一段時間后通過數(shù)據(jù)評估，能發(fā)現(xiàn)以前所忽視的管理上的問題，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。經(jīng)過幾輪調(diào)整后，企業(yè)實施ERP的效益就體現(xiàn)出來了。

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　　3、提高信息標準化管理水平

　　信息標準化體系實施到一定階段后,需要使用信息技術的手段管理標準數(shù)據(jù),使得標準真正方便的服務于企業(yè)應用系統(tǒng)。使用數(shù)據(jù)庫管理的方法，可以實現(xiàn)對標準化數(shù)據(jù)的管理和使用。主要包括：數(shù)據(jù)準備、標準庫設計和準備、運行入庫、標準庫數(shù)據(jù)調(diào)用和維護、與ERP系統(tǒng)的底層數(shù)據(jù)互聯(lián)互動。

　　(1)數(shù)據(jù)準備

　　收集標準數(shù)據(jù)，標準數(shù)據(jù)包括兩個部分：標準中涉及的國際、國家和地區(qū)、行業(yè)中已經(jīng)形成的標準的數(shù)據(jù)，如會計科目代碼等；企業(yè)中自行制定的標準，形成的標準數(shù)據(jù)，如組織機構代碼等。同時，對收集到的標準數(shù)據(jù)進行整理、對比、加工和驗證。

　　(2)標準庫設計和準備

　　根據(jù)數(shù)據(jù)的采集情況和ERP系統(tǒng)的具體要求，對標準數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)庫結(jié)構和數(shù)據(jù)結(jié)構設計，做出數(shù)據(jù)存儲計劃。安裝數(shù)據(jù)庫平臺，對數(shù)據(jù)量較大的標準數(shù)據(jù)，需要準備足夠的預留空間。

　　(3) 運行入庫

　　根據(jù)標準庫設計把標準數(shù)據(jù)運行到數(shù)據(jù)表中。建立數(shù)據(jù)表，然后把標準數(shù)據(jù)導入到數(shù)據(jù)表中。

　　(4)標準庫數(shù)據(jù)調(diào)用和維護

　　標準數(shù)據(jù)正常入庫后，就可以提供給ERP應用系統(tǒng)的各個業(yè)務模塊共同使用了。各應用模塊可以根據(jù)系統(tǒng)設計時的約定，按照本系統(tǒng)的需要，使用標準數(shù)據(jù)。標準數(shù)據(jù)的維護，也通過相應的信息管理系統(tǒng)進行維護和管理，應避免后臺對數(shù)據(jù)的直接操作。標準數(shù)據(jù)的維護主要包括：標準數(shù)據(jù)的收集及確認、數(shù)據(jù)的增刪改查、數(shù)據(jù)備份、復制等。

　　(5)ERP系統(tǒng)的底層數(shù)據(jù)互聯(lián)互動

　　區(qū)分數(shù)據(jù)性質(zhì)，將標準庫與ERP系統(tǒng)的部分可設置靜態(tài)數(shù)據(jù)連接起來，保證信息標準在ERP各個模塊的同步分發(fā)、更新。

　　4、注重信息標準化的知識積累和傳遞

　　企業(yè)應當及時總結(jié)信息標準化的各項工作成果，匯編各類信息標準化文檔，及時組織培訓，確保隨著ERP項目實施信息標準化隊伍的素質(zhì)逐步提升，信息標準化工作得以延續(xù)。

　　5、健全企業(yè)標準體系

　　企業(yè)標準體系是把企業(yè)范圍內(nèi)的標準，按照一定的內(nèi)在聯(lián)系，形成的科學的有機的整體，由管理標準、工作標準和技術標準組成。企業(yè)信息標準化體系只是企業(yè)標準體系的一個子體系。

　　管理標準是企業(yè)在指揮、控制和協(xié)調(diào)組織活動中形成的標準，是企業(yè)標準體系實施運作的重要支撐，主要包括經(jīng)營管理標準、質(zhì)量管理標準、財務管理標準、人事管理標準等。

　　工作標準是針對整個工作過程中每個環(huán)節(jié)或操作崗位所制定的規(guī)則，用以支持技術標準或管理標準的實施，它包括中層以上管理人員工作標準、一般管理人員工作標準和業(yè)務人員工作標準。

　　技術標準是針對企業(yè)相關的技術事項所定義的標準。技術標準包括信息技術標準和其他技術標準，眾多信息技術標準匯集起來，構成了信息標準化體系；其他技術標準還包括產(chǎn)品技術標準、設計技術標準、工藝技術標準等。

　　六、信息標準化體系實施方法論

　　科學的實施方法論是整個信息標準化工作取得成功的有力保證。

　　(一)PDCA實施方法論

　　信息標準化體系是個動態(tài)的體系，其實施是為了實現(xiàn)體系中的各類標準以及不斷完善體系本身的架構。信息標準化體系實施從策劃、建立、運作直到結(jié)果的檢驗和持續(xù)改進，分成四個周而復始不斷循環(huán)進步的階段，如下圖所示：

　　1.策劃階段，P(planing)

　　明確后續(xù)階段的工作目標,建立和實踐信息標準化體系的階段目標，將目標分解為標準化過程的各個可測量的標準化要求和實施程序及措施。

　　2.實施階段，D(do)

　　實現(xiàn)策劃階段的工作目標，根據(jù)策劃階段的標準化要求、程序和措施，在企業(yè)內(nèi)部組織信息標準化體系、信息標準化過程或單項標準的實施。

　　3.檢驗階段，C(check)

　　在企業(yè)范圍內(nèi)檢驗標準化工作的結(jié)果。根據(jù)標準化的目的和要求，由相關技術部門或業(yè)務、管理部門對具體的標準化過程或單項標準的實施的結(jié)果進行測量和符合性檢查、驗證，得出評價結(jié)果。同時，也包括對信息標準的實施進行監(jiān)督。

　　4.完善和改進階段，A(action)

　　隨著企業(yè)外部環(huán)境或內(nèi)部信息化建設不斷變化，對信息標準化體系或標準化過程運行狀況和結(jié)果進行測量、分析，采取有效措施改進體系和過程，以持續(xù)不斷地提高企業(yè)信息標準化的水平。

　　(二)實施步驟

　　根據(jù)ERP系統(tǒng)在企業(yè)的實施步驟，企業(yè)信息標準化也可分為五個階段，如下圖所示：

　　七、結(jié)論

　　本文對企業(yè)ERP實施過程中有關信息標準化的問題進行了研究，結(jié)合ERP項目實施步驟，并提出了系統(tǒng)的解決方案，參照信息系統(tǒng)的建設思路，提出了信息標準化的PDCA實施方法論，對企業(yè)實施ERP及類似大型管理項目的信息標準化或數(shù)據(jù)準備工作有一定借鑒意義。

　　作者簡介：黃翠萍 女 碩士 工程師 中國中鋼集團公司 長期從事信息管理工作。