為了實現企業(yè)商務的現代化，提高企業(yè)核心競爭力，安徽省阜陽商廈股份有限公司本著總體規(guī)劃、分步實施的原則，擬定分三個階段實施企業(yè)信息化和電子商務，并于今年開始實施企業(yè)信息化、電子商務系統(tǒng)的第一階段企業(yè)資源計劃（ERP）。經過幾個月的努力，現已順利地進行了系統(tǒng)切換，安全通過了混亂期，為實現企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略奠定了堅實的基礎。
    實踐告訴我們，企業(yè)的信息化軟件最適合企業(yè)自己特點的才是最好的，每一個企業(yè)都有著自己的個性，那么對計算機軟件的要求也就不一樣，因此必須花大力氣研究規(guī)劃。為了成功地實現企業(yè)信息化、建立電子商務系統(tǒng)，安徽省阜陽商廈在實施信息化工程前經過了全面考察、多方咨詢。

    培訓是前提清查是基礎

    企業(yè)信息化工程是一項復雜的系統(tǒng)工程，它涉及到企業(yè)每一個部門，每一個經營環(huán)節(jié)，每一名員工。只有通過深入持續(xù)的培訓才能讓員工提高認識，增強信心。培訓要求必須嚴格、認真、一絲不茍，要進行嚴格考核，讓員工真懂、真會，不搞形式、走過場。為此阜陽商廈在實施中運用了持續(xù)培訓的辦法，通過對領導層、管理層、操作層進行分層次、分重點的培訓，使大家逐步認識到信息化的重要性以及它強大的功能，并且提高了管理和操作水平，為實施信息化成功提供了保障。
    對于一個已運營十多年的老商場來說，歷史遺留的問題很多，這些問題如得不到及時處理，將會影響企業(yè)信息化實施的成功及效果。因此，企業(yè)要對家底進行一次扎實徹底的清查。阜陽商廈的做法是：第一，對商場進行全面清理整頓，對清理出來的問題進行梳理歸類，分不同情況、不同類型的問題，輕重程度的不同，進行梳理，妥善解決，為實施企業(yè)信息化掃清道路。第二，重點清理供貨渠道，找出黑洞和采購進貨的暗箱操作、違規(guī)操作，吐故納新，使渠道變粗、變短、變暢，為企業(yè)提供準確、穩(wěn)定、及時的貨源，為企業(yè)的正常運行打下基礎。具體清查內容包括：對供貨商的清查、對合同的清查、對倉庫庫存商品的清查、對柜組商品的清查，對財務賬務的清查、對資金的清查等。清查采取剝洋蔥皮的方法，層層深入，一步一步地將清查的目標梳理清楚。[$page$]信息采集是核心

    企業(yè)信息化，關鍵要標準化、數據化、規(guī)范化。有人說“三分技術、七分實施、十二分數據"，因此數據的準確與否關系到企業(yè)信息化實施的成敗，哪怕是1％的錯誤數據將會耗費99％的實施時間。而數據的準確來自于清查工作的扎實程度。
    數據根據其特性，可分為靜態(tài)數據和動態(tài)數據。靜態(tài)數據是指在企業(yè)信息化實施中相對穩(wěn)定的數據，對于商業(yè)企業(yè)來說，商品分類、商標、商品計量單位、供應商檔案資料、合同等，相對是靜態(tài)的，這些資料一般變化較小，而且在企業(yè)信息中起到很重要的作用，它們的準確與否關系到信息化后期的所有工作，對分析、統(tǒng)計起到很重要的影響。動態(tài)數據是指數據信息相對變化較快，如商品的價格、商品數量、季節(jié)性商品等。
    根據不同的數據要有不同的處理，對于靜態(tài)數據一般應該在IT技術人員到達之前進行準備，根據ERP軟件的特點和企業(yè)的管理需求進行整理這些資料數據。對于計算機系統(tǒng)來說，數據不僅是可以共享的，而且還具有可復制性，因此整理數據時要充分考慮其延續(xù)性。計算機系統(tǒng)是嚴格按代碼管理的，各種代碼始終貫穿于所有信息中，如供應商在計算機中有供應商代碼，合同有合同代碼，商品有商品代碼和商品條碼，商品分類有商品分類碼，人員有人員編碼，部門有部門編碼，而且這些代碼同代碼之間有很大的關聯，如合同要含有供應商代碼，人員代碼要同部門代碼對應，因此在整理前期資料時要充分考慮這些代碼，使代碼同代碼之間進行協(xié)調統(tǒng)一。在以后的數據準備中，必須嚴格依據所制定代碼按照標準化、規(guī)范化進行管理和執(zhí)行。如在清查商品、整理商品信息時，就必須根據商品的屬性要求進行填寫所需要的代碼，這樣在計算機中才能統(tǒng)一。比如，在商品信息登記中某商品的計量單位手工填寫時可能會出現500克、斤、500g、500G等不同的字樣，意義是相同的，但如果按這樣的信息錄入計算機則會是不同的計量單位，對于統(tǒng)計是不利的。但是如果把這一信息先輸入了計算機，并產生了代碼，取一個標準計量單位作為計算機認可的單位，自然可以達到統(tǒng)一。又如供應商的資料，由于人們日常的習慣，對稱呼經常有省略的，有不省略的，對于一個單位，比方安徽省阜陽商廈股份有限公司，有說成阜陽商廈股份有限公司的，有說成安徽省阜陽商廈的，有說成阜陽商廈的，其實就是一個單位，由于多年來的習慣，就會在計算機產生不同的單位，這時只有對這些問題進行統(tǒng)一，在供應商登記資料時，嚴格按他們的全稱進行登記，通過計算機產生一個統(tǒng)一代碼后，所有信息按這個代碼填寫，這樣才不至于產生重復登記的問題。類似的問題還有很多，如商品的名稱、商標等都會有不同程度重復現象。這些都是靜態(tài)的數據，只有將這些靜態(tài)的數據標準化了，動態(tài)數據的填寫才有了依據，才不會出現千差萬別的現象。
    如何對動態(tài)數據進行整理？由于商場在運營中，每天有許多新的數據產生，每天又有許多數據成為歷史，即使在同一家商場里，數據量也是很大的，一般商場要有七八萬種商品，甚至十幾萬、幾十萬個品種，這樣信息的整理和錄入工作將是企業(yè)信息化的主要工作之一。根據經驗，商品信息錄入工作在整個信息化實施中占據著70％以上的工作量。由于數據的動態(tài)性，而信息整理和錄入又不可能一下子進入計算機，有些數據錄入以后，可能已是數據垃圾，比如有些換季的服裝，這里將錄入計算機，那里這種服裝已經不再經營，在計算機里這個商品信息就會被放置在一邊，成為垃圾，而且在后期的使用中還容易產生誤碼，影響數據的準確。再比如商品的價格，由于市場在變化，氣候在變化，顧客在變化，商場里的商品價格變化是很頻繁的，今天錄入的商品信息，到了明天就會是一個過時的信息，只有及時進行更改，采用動態(tài)管理，才能使這些信息得到統(tǒng)一，但在實施企業(yè)信息化時，有些情況下工作是不能并行的，只能串行工作，因為計算機管理的宗旨是嚴格程序、扣緊環(huán)節(jié)，上道工序沒有完成，下一道工序就不能運作，否則就會產生新的錯誤。因此在整理和錄入動態(tài)數據時，一方面要求時間越短越好，使各種變化產生的誤差大幅度減少。這時候最好要求柜組要有足夠的人員集中時間，集中精力，加班加點，用最少的時間把商品信息整理出來，可以先將變化小或不會變化的信息（商品的名稱、分類代碼、經營方式、計量單位規(guī)格型號、貨號等）先填寫出來，變化大的（如商品的零售價、進價等）在提交信息表前填寫。另一方面，盡量減少部門之間、柜組之間、經營方式之間、經營品類之間的調整、調撥，保持數據信息的相對穩(wěn)定，如確因需要，也應該在信息提供之前或系統(tǒng)切換之后進行調整。[$page$]   試運行是重中之重

    為了保證企業(yè)信息化切換的成功，在系統(tǒng)切換前，必須對系統(tǒng)進行嚴格的測試，測試包括模擬運行和試銷售，阜陽商廈在系統(tǒng)切換前進行了嚴格的試運行，保證了切換的一舉成功。
    首先是模擬運行。模擬運行是指對軟件功能模擬運行，其主要目的是為了弄清楚軟件的全部功能，以及各個參數之間的關系及相互影響，通過測試進一步了解軟件功能與企業(yè)的實際需求是否吻合，有哪些差異，及時確定進一步的解決方案。
    模擬運行之后，就要根據運行情況進行深入地挖掘現有軟件功能，進行一些必要的客戶化設置，將軟件功能進一步補充、修改、調整、完善，例如增加一些查詢功能或查詢條款或一些限制功能，使用戶在使用起來更加得心應手。
    因為二次開發(fā)就要涉及更改源程序，在沒有充分掌握現有系統(tǒng)功能的情況下，就要求軟件進行二次開發(fā)常常是很危險的，因此暫時不要進行二次開發(fā)，而在系統(tǒng)運行正常之后，根據管理要求及軟件功能的不足提出進行二次開發(fā)的要求，是較為合適的。
    阜陽商廈在模擬運行上取得成功，極大地增強了實施參與人員的信心，但是數據是否全部準確，準備是否很充分，還會不會有新的問題，這些是實施人員時刻要考慮到的。此時要求實施人員列出在切換前可能會出現的問題：商品是否存在，營業(yè)員是否存在，營業(yè)員是否在對應部門，條碼是否正確，價格是否正確等。如果要在切換前查出這些問題，那只有進行試銷售才能更好地發(fā)現問題。
    通過試銷售，檢查商品信息是否正確，流程是否暢通，營業(yè)員開票是否規(guī)范，收銀員是否按程序操作等等。由于在切換前進行了試銷售，并通過試銷售找出了一些問題，對這些問題根據情況進行了調整，這樣就為切換工作打下堅實的基礎。