-數(shù)據(jù)接口的設計思想和方法    

    ERP系統(tǒng)是由生產(chǎn)管理、財務管理、人事管理、銷售及客戶關系管理以及決策支持等子系統(tǒng)組成，企業(yè)內(nèi)外各系統(tǒng)之間以及系統(tǒng)內(nèi)部都存在著數(shù)據(jù)傳遞關系。生產(chǎn)管理系統(tǒng)要完成產(chǎn)品數(shù)據(jù)采集和加工處理，同時要向財務管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)提供有關的數(shù)據(jù)和資料，財務管理系統(tǒng)和銷售管理等在對數(shù)據(jù)進行進一步加工處理的同時，也要向決策支持系統(tǒng)提供有關的分析資料和管理信息，以便決策支持系統(tǒng)做出相應的分析預測并且給出各種決策方案。很明顯，企業(yè)要想做出一個全面的、系統(tǒng)的決策，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部供應鏈的一體化，任何系統(tǒng)都不可能完全獨立，總是與其它系統(tǒng)存在著這樣或那樣的直接或間接聯(lián)系，這種聯(lián)系更多地表現(xiàn)在系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞（數(shù)據(jù)共享）。企業(yè)內(nèi)外部系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳遞是通過數(shù)據(jù)接口完成的，有時，甚至系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)傳遞也需要由數(shù)據(jù)接口完成，而不是簡單的采集。在網(wǎng)絡環(huán)境下，ERP系統(tǒng)的整合、開發(fā)與應用就更應該注意系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞，明確系統(tǒng)間在業(yè)務上的合理分工，這些都需要我們對會計軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口技術進行研究和探討。
　　一、數(shù)據(jù)接口
　　數(shù)據(jù)接口是指用于完成各系統(tǒng)間和系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)傳遞的接口。
　　在系統(tǒng)中通常設計成一個數(shù)據(jù)庫文件或接口轉(zhuǎn)換模塊，傳出數(shù)據(jù)的系統(tǒng)通常對數(shù)據(jù)事先進行必要的加工處理，需要接收數(shù)據(jù)的系統(tǒng)按照用戶的要求（用戶事先定義的數(shù)據(jù)模式），從對方系統(tǒng)中采集需要傳遞的數(shù)據(jù)，然后送往數(shù)據(jù)接口，企業(yè)內(nèi)外的兩系統(tǒng)之間或系統(tǒng)內(nèi)部通過數(shù)據(jù)接口完成了數(shù)據(jù)傳遞的任務。其基本處理原理如下圖：

    1、數(shù)據(jù)模式
　　數(shù)據(jù)接口的核心是數(shù)據(jù)模式，所謂數(shù)據(jù)模式是指應用系統(tǒng)對要傳遞的數(shù)據(jù)應在數(shù)據(jù)的來源、內(nèi)容、公式定義、分類、匯總、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)去向等方面的處理上作出相應的規(guī)定。一般情況下數(shù)據(jù)模式是在軟件初始化階段由用戶設定的，投入應用時大量的數(shù)據(jù)采集完全自動化。同時根據(jù)系統(tǒng)的實際需要用戶也可以對數(shù)據(jù)模式進行修改和維護，甚至重新定義。
　　[$page$]2、傳遞數(shù)據(jù)的形式
　　傳遞的數(shù)據(jù)的形式，不同的軟件系統(tǒng)可采用不同的策略：一種是由接收數(shù)據(jù)系統(tǒng)采取主動按照數(shù)據(jù)模式到對方系統(tǒng)去識別、采集。一種是由要傳出數(shù)據(jù)的系統(tǒng)先對數(shù)據(jù)進行加工，然后按照數(shù)據(jù)模式將數(shù)據(jù)傳遞過去。如果是系統(tǒng)內(nèi)接口的話一般采用的是第二種，企業(yè)內(nèi)外系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞一般是第一種。
　　二、數(shù)據(jù)接口的應用及適用范圍
　　總結ERP軟件的長期發(fā)展和我們自身的軟件開發(fā)經(jīng)驗，ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口通常有以下三種形式：
　　1、系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)接口：
　　系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)接口適合于企業(yè)內(nèi)各系統(tǒng)內(nèi)各子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳遞，要傳遞的數(shù)據(jù)的格式、內(nèi)容基本上相同，無需再加工處理，只要傳遞過去就可以了，數(shù)據(jù)接口不是系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳遞，而是系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)自動結轉(zhuǎn)，比如賬務處理系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)結轉(zhuǎn)。賬務處理系統(tǒng)在期末結賬之前要進行賬項調(diào)整，某些賬戶的余額（或發(fā)生額）要結轉(zhuǎn)到另外一些賬戶上。這種接口即需要事先確定數(shù)據(jù)傳遞的模式，并根據(jù)數(shù)據(jù)模式自動采集數(shù)據(jù)，自動生成數(shù)據(jù)庫文件，送入系統(tǒng)內(nèi)提供的數(shù)據(jù)接口，從而自動完成數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)部的傳遞。這種情況直接進行數(shù)據(jù)傳遞從設計到實現(xiàn)相對來說就簡單多了。但是要注意的是，這種數(shù)據(jù)庫文件的自動生成必須按規(guī)定順序，否則必然造成混亂，這是使用者應該特別注意的。
　　[$page$]2、系統(tǒng)間數(shù)據(jù)接口
　　系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)接口可以定義為：系統(tǒng)間要傳遞的數(shù)據(jù)須在數(shù)據(jù)模式的基礎上，依據(jù)數(shù)據(jù)模式的定義，對數(shù)據(jù)進行一定的匯總、加工等處理才能進行傳遞。
　　這種數(shù)據(jù)接口普遍適合企業(yè)內(nèi)各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞，比如，從材料核算系統(tǒng)與賬務處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞關系來看，材料核算系統(tǒng)負責與本系統(tǒng)相關業(yè)務的明細分類核算，而材料的總分類核算在賬務處理系統(tǒng)完成，因此材料核算系統(tǒng)應定期將匯總結果傳遞給賬務處理系統(tǒng)，這需要事先確定數(shù)據(jù)模式，即數(shù)據(jù)的來源、公式定義、數(shù)據(jù)格式等，然后經(jīng)過分類、匯總，按照指定的數(shù)據(jù)格式送人數(shù)據(jù)接口；賬務處理系統(tǒng)從數(shù)據(jù)接口讀取數(shù)據(jù)，并進行核對檢查，然后登賬使用。
　　同時帳務系統(tǒng)也可以按照同樣的傳遞方式來實現(xiàn)與會計報表及報表分析子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳遞。
　　3、企業(yè)間系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口：
　　前兩種數(shù)據(jù)接口適用于企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部或系統(tǒng)間數(shù)據(jù)傳遞，第三種數(shù)據(jù)接口是企業(yè)間系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳遞問題。由于不同的企業(yè)采用的系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模式可能相差太大，要想實現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳遞相對來說就比較困難，所以這種類型的接口，就要首先由接收數(shù)據(jù)系統(tǒng)采取主動按照數(shù)據(jù)模式到對方系統(tǒng)去識別、采集，然后轉(zhuǎn)換成本系統(tǒng)能夠識別和利用的數(shù)據(jù)模式。比如用友的UAP平臺，其實就是一個數(shù)據(jù)接口平臺，通過這個接口平臺，實現(xiàn)ERP與企業(yè)外部的稅務系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)以及關聯(lián)企業(yè)的系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳遞問題，實現(xiàn)企業(yè)的外部供應鏈的一體化問題。從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時動態(tài)處理和及時決策。這種接口相對就復雜了許多，因為它識別的可能是預先不知道的數(shù)據(jù)模式，這樣就必須采用智能化的數(shù)據(jù)模式識別。
　　三、數(shù)據(jù)接口設計
　　總的來說數(shù)據(jù)接口的設計是相對復雜的工作，我就以系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)接口設計來說明其設計方法和過程。
　　比如在賬務處理系統(tǒng)中，期末結賬之前，應該按照有關會計原則進行帳項的調(diào)整，在有關賬戶之間進行結轉(zhuǎn)。這些核算業(yè)務相對是固定的，每個期末結賬前都需重復進行。由系統(tǒng)自動完成轉(zhuǎn)賬業(yè)務，這樣可以極大地提高系統(tǒng)的效率。
　　1、系統(tǒng)處理自動轉(zhuǎn)賬流程
　　要使系統(tǒng)自動完成上述的轉(zhuǎn)賬業(yè)務，系統(tǒng)必須具備根據(jù)某種條件自動編制機制轉(zhuǎn)賬憑證，然后自動登記有關賬簿的功能，這一業(yè)務過程處理如下圖：　　
　　數(shù)據(jù)接口與轉(zhuǎn)帳處理原理示意圖2、數(shù)據(jù)模式定義
　　下面我舉一個攤銷處理的例子。
　　期末結賬前，按照權責發(fā)生制和期間配比原則，應該把屬于本期的待攤費用轉(zhuǎn)入本期（假設待銷的全部為管理費用），其會計分錄如下：
　　借：管理費用貸：待攤費用
　　雖然上面給出一個會計分錄的格式，但是．只有上面分錄的格式是不夠的，作為一個完整的數(shù)據(jù)模式還應該指明該會計科目是轉(zhuǎn)入方（接收數(shù)據(jù)），還是轉(zhuǎn)出方（輸出數(shù)據(jù)），涉及哪筆金額余額或發(fā)生額），若是發(fā)生額，還需指明借貸方式。這些我們可以統(tǒng)稱為數(shù)據(jù)取得的方式，由此我們還可以進一步把數(shù)據(jù)模式定義為："數(shù)據(jù)模式"="數(shù)據(jù)格式"十"數(shù)據(jù)取得方式"。
　　據(jù)此我們把這些數(shù)據(jù)分別存放在兩個庫文件中，在這兩庫中存放了該轉(zhuǎn)賬憑證的格式和所有涉及到的數(shù)據(jù)的采集方式。
　　3、數(shù)據(jù)采集與生成轉(zhuǎn)賬憑證
　　使用某種計算機語言編程，利用上面兩庫，就可以完成數(shù)據(jù)的自動采集，日期、制單、金額字段是在數(shù)據(jù)采集時填入的。有了數(shù)據(jù)和分錄格式，利用程序就可以按序生成轉(zhuǎn)賬憑證并送入數(shù)據(jù)接口，整個過程全部由系統(tǒng)自動完成，不需要人工干預。
　　通過上述的分析，我們應該注意到數(shù)據(jù)接口設計的重要，同時我們應該根據(jù)企業(yè)的實際情況，選擇和設計不同的數(shù)據(jù)接口，以消除ERP系統(tǒng)的整合的瓶頸。然而這種事情說起來容易做起來是相當困難的，我想我們當務之急，是實現(xiàn)各ERP軟件商之間能夠盡快實現(xiàn)數(shù)據(jù)格式或模式的統(tǒng)一或標準化，為ERP系統(tǒng)的最終實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)供應鏈的一體化做出貢獻，同時也起到了中國以信息化帶動工業(yè)化的目標。