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ERP項目的實施監(jiān)理不容忽視

瀏覽次數(shù):3257發(fā)布時間:2007-12-3

 

  實施ERP與項目監(jiān)理的關(guān)系實際上是一種很明確的依賴關(guān)系。假如一個企業(yè)應(yīng)用實施ERP系統(tǒng)但沒有很好地進行項目監(jiān)理的話。那么,實施的效果就會大打折扣。一般來講,由于以下幾個原因,應(yīng)用ERP系統(tǒng)需要實施項目監(jiān)理:

  企業(yè)在此之前沒有實施大型管理系統(tǒng)的經(jīng)驗:

  ERP系統(tǒng)將涉及到企業(yè)各個業(yè)務(wù)管理部門;ERP系統(tǒng)的實施周期一般會在半年到兩年之間。

  所以,以往重ERP系統(tǒng)的實施效果出發(fā),企業(yè)必須認真考慮項目實施監(jiān)理的可題。所謂項目實施監(jiān)理,主要是指在整個項目實施過程中(包括開始前的準(zhǔn)備階段和完成后的評估階段)對項目實施中所涉及到的各種資源和所達到的目標(biāo)進行監(jiān)督控制。因為企業(yè)實施ERP系統(tǒng)實際上是一個管理工程,由于企業(yè)缺乏大型管理系統(tǒng)的實施經(jīng)驗,可能會導(dǎo)致過程失控;由于ERP系統(tǒng)涉及到企業(yè)的各個管理部門,可能會在實施過程中產(chǎn)生一些問題和阻力,這就需要進行協(xié)調(diào);由于完整實施ERP系統(tǒng)需要較長的實施周期和較多的資源投入,這就需要進行周密的計劃和控制。

  因此,企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)時,有幾個要點是不能忽視的,第一是認真按照自己的要求選型;第二是注重培訓(xùn);第三是需要供應(yīng)商的支持和按照實施方法進行實施;第四是不能忽視項目實施監(jiān)理。對于第四點,目前-些企業(yè)很少考慮到。因此,本文將著重對此進行討論。

  具體來講,項目實施監(jiān)理要做的工作有以下幾點:

  1.對項目實施計劃和目標(biāo)進行把關(guān)

  在項目開始啟動之際,需要制定出項目的實施計劃和目標(biāo)。如果企業(yè)對ERP項目的實施結(jié)果不滿意,實際上就說明實施結(jié)果和計劃目標(biāo)有差異。-船來說,造成這種差異的原因有以下幾個:

  在項目開始之前存在著太高的期望值,即使充分努力出達不到預(yù)期結(jié)果:

  對實施的困難估計不足,在遇到困難時無法面對并克服,而達不到預(yù)期結(jié)果:

  對實施所需的各種資源估計不足,由于資源的原因而達不到預(yù)期的結(jié)果;

  由于合作伙伴的原因,使實施達不到預(yù)期的結(jié)果;

  實施計劃和目標(biāo)沒有得到高層領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。

  要解決這些問題,首先必須認真負責(zé)地制定出項目實施的計劃和目標(biāo),其次是必須對項目實施計劃和目標(biāo)進行把關(guān),分析并確認這個計劃與目標(biāo)是合理的和切實可行的,這是項目監(jiān)理的第一步。實際上,要做到這一點,主要是看項目實施計劃與目標(biāo)是否至少包含以下幾個主要內(nèi)容:

  項目實施的總目標(biāo);

  項目實施的各個階段定義和分階段目標(biāo);

  達到這些分階段目標(biāo)的時間表;

  達到這些目標(biāo)所需要的資源保證,以及達到每一個目標(biāo)的責(zé)任者:

  評價達到這些目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)和方法;

  高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)了這-計劃和目標(biāo)。

  2.監(jiān)督和控制投入的各種資源以及達到的目標(biāo)

  當(dāng)一個切實可行的實施計劃和目標(biāo)被制定和批準(zhǔn)以后,如何監(jiān)督和控制實施過程就成了-個重要問題。根據(jù)許多項目中的實施經(jīng)驗,基本上可以這樣講,很小有哪-個項目是完全按照實施計別進行的,因為再好的計劃地不可能預(yù)見到所有的問題并事先制定出對策。所以,對實施過程的監(jiān)督和控制.主要著眼于以下幾個方面。

  要使用戶和合作伙伴都明白計劃是嚴(yán)肅的:

  計劃既是嚴(yán)肅的,但也是可以調(diào)整的,調(diào)整計劃必須合理并得到高層領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn):

  化整為零,按每一個實施的小階段對投入的資源和達到的目標(biāo)進行監(jiān)督控制:

  發(fā)生問題是正常的,不控制問題是不正常的:

  控制問題的方式有:追究責(zé)任、調(diào)整資源、改變方法、調(diào)整計劃、停止計劃。

  在項目的實施過程中,監(jiān)督和制的依據(jù)是計劃和目標(biāo),監(jiān)督和控制的目的是要使實施工作按計劃進行并達到預(yù)期的目標(biāo)。當(dāng)有問題發(fā)生時,其直接的表現(xiàn)就是實施結(jié)果偏離了原來的計劃和目標(biāo),在這種情況下,項目監(jiān)理的工作就是要及早發(fā)現(xiàn)這種偏離,并分析原因。如果是因為原來的計劃和目標(biāo)制定得不合理,或者發(fā)生了預(yù)料之外的情況而又無法克服,這樣就必須調(diào)整計劃和目標(biāo)。如果不是原來計劃和目標(biāo)的問題,則一定是資源的問題,這望所講的資源是指廣義的資源,如時間、人力、資金、技術(shù)和工具等。企業(yè)在實施ERP項目時,資源發(fā)生問題是最常見的,而好的項目監(jiān)理可以在問題開始發(fā)生時就發(fā)現(xiàn)問題,并懂得如何分清責(zé)任,以及如何及時控制資源的合理投人。

  3.評判系統(tǒng)實施結(jié)果

  評判系統(tǒng)實施結(jié)果是指項目監(jiān)理對整個項目的實施過程和結(jié)果進行分析和評判。-般來講,有不少企業(yè)不太重視項目監(jiān)理對ERP系統(tǒng)實施結(jié)果進行的分析和評判,這可能有幾個原因:

  自己對實施結(jié)果不滿意,擔(dān)心分析和評判會暴露出更多的問題;

  希望早些結(jié)束項目實施;

  比較公正和有經(jīng)驗的分析評判者不多;

 。姆治龊驮u判對企業(yè)的形象沒有直接的好處,可能還要花錢。

  實際上,從項目監(jiān)理的角度出發(fā),對ERP系統(tǒng)的實施結(jié)果進行分析和評判是必要的,因為進行分析和評判的目的是要使企業(yè)和系統(tǒng)實施人員知道以下幾點:

  整個系統(tǒng)實施工作和計劃目標(biāo)的吻合程度:

  系統(tǒng)的實施效果:

  系統(tǒng)還需要提高的方面:

  從中總結(jié)出一套適合本企業(yè)的大型管理系統(tǒng)的實施方法。

  在實際工作中,這種分析和評判可以分階段進行,但是在整個系統(tǒng)實施完成以后,應(yīng)該進行一次總的分析和評判。

  綜上所述,項目實施監(jiān)理將直接影響到企業(yè)實施應(yīng)用ERP的結(jié)果好環(huán)。項目監(jiān)理這一角色的責(zé)任是相當(dāng)大的,對其要求也是相當(dāng)高的。擔(dān)當(dāng)項目管理角色的IT管理咨詢服務(wù)公司,應(yīng)該是有經(jīng)驗的、比較公正的和負責(zé)任的,一般是不銷售開發(fā)自己ERP應(yīng)用軟件,必須非常了解ERP市場上主要產(chǎn)品。

  對正在實施或已經(jīng)實施ERP系統(tǒng)的企業(yè)來說,在以上三個主要方面進行項目監(jiān)理不容忽視。