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從ERP中“擠出”更多回報

瀏覽次數(shù):3466發(fā)布時間:2007-12-5

 

  編者按:ERP一期工程的實施,也許是一套軟件、一個系統(tǒng),但在魯經(jīng)理來看,不如說是推行了一套制度。但ERP的成效顯然不局限于效率的提升,如果希望從ERP中“擠出”更多的回報,就必須重新審視現(xiàn)行管理制度的合理性。

  雙誠制衣公司的年度決算報告,擺在了公司總經(jīng)理邵明的辦公桌上。

  從財務報表上看,去年的情況還不錯。特別是,2002年6月份上線的ERP一期工程,沒有出太大的紕漏,讓邵明懸著的心放了下來。

  但是,如果要從這些報表中看出ERP帶來的“好處”,好象就不那么“顯然”。邵明立刻把信息中心的況主任和財務部魯經(jīng)理叫到辦公室。他需要了解的是:ERP的“好處”到底在哪里?

  “好處”源于制度

  去年年初,為了保證ERP一期的順利實施,公司對管理結(jié)構(gòu)和部門進行了較大幅度的調(diào)整。所以,如果說ERP有什么“好處”的話,從魯經(jīng)理那里得到的直接數(shù)字就是“人頭費”降低了。

  在邵明的辦公室里,魯經(jīng)理隨口就說出了一長串數(shù)字:銷售費用減少了280萬元,管理費用降低了152萬元,庫存周轉(zhuǎn)率提高了8%......

  這些直截了當?shù)暮锰,自然是因為工作效率高、計劃性強、人員費用控制得力,以及適量裁員得到的。不過,大家似乎都覺得有一個問題沒提出來。

  這些“好處”是否可以歸結(jié)為“ERP帶來的好處”,邵明覺得說服力不足。

  當然,這些數(shù)目字可以一定程度說明ERP系統(tǒng)是有成效的。不過,況主任認為,與其把這筆賬的功勞算在ERP身上,不如說算在支撐ERP順利實施和運行的管理制度上更切合實際。

  比如,就倉庫采購制度而言,存在的問題主要是采購盲目性大(計劃性不強)、物料種類繁多(工作繁雜)、成本管理混亂(數(shù)據(jù)不準確、成本不清)。這些問題通過ERP系統(tǒng)有了很大的改善。

  但是,魯經(jīng)理的看法是,假設(shè)產(chǎn)品型號、批量穩(wěn)定的話,生產(chǎn)波動就不是很大,采購周期也相對固定,這時有沒有ERP系統(tǒng)對效益的影響并不是很大。

  這個問題雖然是假設(shè),但不失為重新認識ERP“好處”的一個新的角度。

  繼續(xù)改善的空間

  ERP一期工程的實施,在況主任那里也許是一套軟件、一個系統(tǒng),但在魯經(jīng)理來看,不如說是推行了一套制度;而且,這個制度的推行,通過ERP“固化”下來,成為約束各個部門的日常行為規(guī)范。

  使用ERP之后,財務人員了解材料成本根本不需要翻看厚厚的材料臺賬,也沒有必要在各種材料單據(jù)之間核對(這些都可以自動完成);倉庫管理人員,可以非常準確地了解庫存變化的動態(tài)情況,更準確地根據(jù)生產(chǎn)和銷售計劃做出采購計劃,而且可以壓低安全庫存保有量。

  效率的提升是非常顯著的。同時,與這些效率提升相關(guān)的效益也不是沒有。材料臺賬清楚了、出入庫制度得到了嚴格遵守,準確的成本核算就可以貫徹下去,經(jīng)濟采購批量也可以控制。

  但是,“是不是說,ERP帶來的好處我們已經(jīng)充分得到了?”邵明提出了一個耐人尋味的問題,“還有沒有繼續(xù)改善的空間?”

  緊緊盯住應收賬款

  邵明舉了一些銷售方面的數(shù)據(jù),讓魯經(jīng)理和況主任都感到很有份量。從財務報表看,公司銷售收入比2001年增長了近二成,但是,利潤數(shù)字卻沒有同步增長,“企業(yè)還是沒有賺到更多錢。”

  “企業(yè)沒有賺到更多錢”的一個重要原因是“應收賬款周轉(zhuǎn)率沒有改善多少”,魯經(jīng)理對這個問題做了進一步的分析和解釋。

  由于倉庫管理的改善,存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)在ERP系統(tǒng)上來之后降低了10天,應付賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)降低了6天。但是,應收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)幾乎沒有多少變化,甚至還有所加長。“這樣一來,企業(yè)流動資金壓力加大,風險也在加大”,魯經(jīng)理說。

  上了ERP系統(tǒng)之后,銷售管理的確有很多的便利之處,銷售費用降低幅度達到20%,特別是溝通作用明顯增強。但是,魯經(jīng)理指出,“這僅限于營銷部門內(nèi)部的溝通!

  從財務系統(tǒng)來看,“雖然我們也有應收賬款管理模塊,其中也有收賬期、客戶信用額度這樣的指標記錄,但大家心里都清楚,這些資料沒辦法用!

  正在攻讀MBA的況主任突然意識到,魯經(jīng)理所說的問題實際上是ERP系統(tǒng)之外的事情!肮緫召~款管理的觀念不強”,魯經(jīng)理認為,“這從銷售人員片面追求‘打單’數(shù)額就可以看出來。沒有人對客戶信用真正重視。只要有單簽,‘信用’二字就可以不顧!

  這顯然不是ERP系統(tǒng)能左右得了的。

  大家的討論逐漸觸及了問題的深層,“缺乏必要的客戶信用管理機制、賒銷政策的濫用等,是制約ERP發(fā)揮更大作用的重大問題!

  討論到最后,大家有這樣一種共識,“ERP的成效顯然不局限于效率的提升;但是,如果希望從ERP中‘擠出’更多的回報,就必須在一期工程的基礎(chǔ)上,再從管理的角度審視現(xiàn)行管理制度的合理性。”

  看來,上ERP的時候,管理是核心要素之一;上了ERP之后,“管理的改善”更是需要緊緊盯住的核心要素。

  客戶信用:銷售管理的另一面

  英國學者波特·愛德華撰寫的《賒銷管理手冊》中開篇引用了一句話:“人類的三項最偉大的發(fā)明是:火、車輪和信用(Credit)”。

  ERP系統(tǒng)中的銷售管理模塊在很多人眼里,只是為了促進“與客戶成交”而建立的系統(tǒng),其實這只是問題的一面。問題的另一面是,“在這些成交了的客戶身上,能不能賺到錢”。

  據(jù)世界權(quán)威的財務專家估計,企業(yè)流動資產(chǎn)中,應收賬款的比例不應該超過40%,應收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)不應超過60天。在國內(nèi),一些企業(yè)的應收賬款竟高達流動資產(chǎn)的80%,而周轉(zhuǎn)天數(shù)超過180天甚至更長。財務專家指出,國內(nèi)更沒有人注意“逾期應收賬款的利息損失”這個概念——據(jù)專家測算,由于應收賬款不能及時收回而造成的利息成本,竟然高過壞賬損失10倍。

  此外,由于濫用賒銷導致的應收賬款失控,已經(jīng)成為令企業(yè)頭疼的壞賬、爛帳的根源。在一個“信用”沒有得到管理的企業(yè)生存環(huán)境中,企業(yè)銷售人員片面追求業(yè)績,隨意放賬;市場缺乏對企業(yè)信用的有效監(jiān)督;企業(yè)缺乏對客戶信用管理和評估的方法與體系。波特·愛德華指出,“客戶既是財富的來源,也是風險的來源!

  這顯然不是光靠ERP系統(tǒng)就能解決的問題。

  但ERP系統(tǒng)是解決“客戶信用管理”問題的正確起點。建立信用評估和管理制度的核心有兩個:一個是客戶信息管理;另一個是客戶資信評估。

  客戶信息管理的內(nèi)容包括,客戶信息收集制度、客戶檔案管理制度、客戶資信調(diào)查制度、客戶信用分析制度和客戶群分析與核查制度。這些內(nèi)容都必須借助ERP、CRM系統(tǒng)有效地建立起來。

  但建立信息系統(tǒng)并不是目的。在實際的操作中,需要在客戶信息管理的基礎(chǔ)上,進一步建立賒銷管理與授信制度,如合同與結(jié)算中的信用風險防范、賒銷業(yè)務預算管理與報告、客戶信用申請、信用額度稽核等。此外,還必須建立配合應收賬款管理的若干制度,如應收賬款預算與總量控制、銷售分類賬管理、應收賬款日記帳管理、應收賬款跟蹤管理、債權(quán)管理制度等——這些與客戶信用有關(guān)的管理制度,才是銷售管理的有效內(nèi)容。