ERP系統(tǒng)實(shí)施設(shè)計(jì)完成后，將進(jìn)入系統(tǒng)試運(yùn)行階段，然而在系統(tǒng)的運(yùn)行過程存在著數(shù)據(jù)、轉(zhuǎn)換、二次開發(fā)、制度、安全等風(fēng)險。我們必須對這些風(fēng)險加以控制，來保證ERP系統(tǒng)的安全順利運(yùn)行。

　　一、提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合理性

　　據(jù)經(jīng)驗(yàn)統(tǒng)計(jì)ERP系統(tǒng)的實(shí)施是“三分設(shè)計(jì)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，由此可見，數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中的重要性。所以企業(yè)在運(yùn)行ERP時，要做好數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理等工作，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合理性。

　　1.做好數(shù)據(jù)輸入人員的合理分工

　　由于系統(tǒng)初始化的數(shù)據(jù)量和種類非常大，如果讓一個人或幾個人來完成可能會造成數(shù)據(jù)輸入的混亂，為此我們必須在數(shù)據(jù)輸入前做好嚴(yán)格的、合理的人員分工，保證數(shù)據(jù)輸入工作更加有條不紊。比如按照財會、材料、固定資產(chǎn)、生產(chǎn)、庫存、訂單、供應(yīng)商、銷售、客戶等進(jìn)行合理的分組與組內(nèi)分工。

　　2.保證數(shù)據(jù)收集的準(zhǔn)確性

　　基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確與否是決定系統(tǒng)實(shí)施成敗的關(guān)鍵，數(shù)據(jù)正確性包括兩方面的含義。首先，收集到的數(shù)據(jù)本身必須是正確的(即數(shù)據(jù)來源是正確的),否則會造成“垃圾進(jìn)、垃圾出”的數(shù)據(jù)處理有效率無效果現(xiàn)象；數(shù)據(jù)本身的正確性更多的依賴于企業(yè)各部門數(shù)據(jù)收集人員,他們應(yīng)當(dāng)保證上交數(shù)據(jù)是正確的,沒有遺漏、重復(fù),也沒有過時、失實(shí)的數(shù)據(jù)。其次在把收集到的數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)的過程中，不能引入任何附加的錯誤。避免任何輸入的附加錯誤，應(yīng)采取 (1)定義關(guān)鍵的數(shù)據(jù)元素，如物料代碼、工藝路線、物料清單等。(2)在數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)前，將系統(tǒng)的信息需求與信息使用者的需求進(jìn)行核對，使每個人提前知道什么信息時可用的、報告是什么樣子。(3)定義系統(tǒng)的全部信息和信息來源，識別關(guān)鍵信息與非關(guān)鍵信息。(4)對經(jīng)常變化的數(shù)據(jù)，必須在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)時反映其變化情況。 (5)建立一個相對合理的數(shù)據(jù)輸入的邏輯順序，避免正確的原始數(shù)據(jù)由于數(shù)據(jù)的邏輯輸入不正確造成嚴(yán)重的數(shù)據(jù)附加錯誤。

　　3.保證數(shù)據(jù)輸入的格式

　　在數(shù)據(jù)輸入前，我們根據(jù)公司的實(shí)際情況已經(jīng)設(shè)置了相當(dāng)合理的代碼體系和數(shù)據(jù)格式，為此我們在數(shù)據(jù)輸入時應(yīng)嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)的格式進(jìn)行，選擇合適的數(shù)據(jù)格式(比如EXCEL數(shù)據(jù)格式)轉(zhuǎn)換程序，以保證數(shù)據(jù)的完整與一致性，便于數(shù)據(jù)的核對，減少數(shù)據(jù)的輸入錯誤，提高數(shù)據(jù)輸入的效率與正確性。

　　4.保證數(shù)據(jù)關(guān)系安全性

　　ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)間關(guān)系非常復(fù)雜，除了由關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)強(qiáng)制實(shí)現(xiàn)的各種數(shù)據(jù)庫級的關(guān)系外，還有許多由系統(tǒng)的應(yīng)用程序來保證的應(yīng)用程序邏輯(例如一種原材料必須具有一個預(yù)先指定的存儲該類材料的倉庫;一個人員必須具有一個預(yù)先定義的該人員所屬的部門類)。無論采用何種辦法，任何輸入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)必須同時滿足這兩種限制條件，否則可能對系統(tǒng)產(chǎn)生不可預(yù)料的后果。

　　5.做好數(shù)據(jù)格式設(shè)計(jì)與數(shù)據(jù)輸入的人員溝通與部門協(xié)調(diào)。

　　高效率的ERP系統(tǒng)所需的數(shù)據(jù)來源于企業(yè)生產(chǎn)第一線，因此數(shù)據(jù)的收集在很大程度上依賴于企業(yè)的第一線人員。因此應(yīng)該在與一線人員充分交流與溝通的基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)出他們能夠理解和操作的合理數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)表，供他們收集整理數(shù)據(jù)之用。同時ERP系統(tǒng)又跨若干個部門，系統(tǒng)所需要的數(shù)據(jù)來源于各個部門，同時這些數(shù)據(jù)之間具有一個的邏輯關(guān)系。為了做好數(shù)據(jù)的收集與輸入工作，保證數(shù)據(jù)輸入的高效率，必須做好各部門人員的溝通與協(xié)調(diào)工作，并運(yùn)用各種激勵措施提高相關(guān)人員的積極性，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入的一致性和完整性。

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　　二、建立完善的系統(tǒng)試運(yùn)行內(nèi)部控制制度

　　保證ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，我們應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的實(shí)際建立起完善的系統(tǒng)試運(yùn)行內(nèi)部控制度。

　　1.建立健全的ERP崗位責(zé)任制

　　建立ERP崗位制度，要明確每個工作的職責(zé)范圍，切實(shí)做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。ERP崗位設(shè)置可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況按照不同的思路劃分為不同的崗位。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統(tǒng)崗位。其中基本職能單位可以設(shè)置為銷售、生產(chǎn)、庫存、采購、財務(wù)、出納、稽核、產(chǎn)品開發(fā)、物流、投資、戰(zhàn)略等崗位。ERP系統(tǒng)崗位分為直接管理、操作、維護(hù)ERP系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)軟、硬件人員等。各企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，在保證數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置崗位，各崗位保持相對合理與穩(wěn)定性。

　　2.建立ERP操作管理制度

　　通過ERP操作管理制度的建立，明確規(guī)定上機(jī)操作人員對ERP軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對操作密碼的嚴(yán)格管理等，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作ERP軟件；預(yù)防未經(jīng)審核的各種原始憑證輸入系統(tǒng)；操作人員離開機(jī)房前，要執(zhí)行相應(yīng)的退出命令；根據(jù)本單位的情況，由專人保管必要的上機(jī)操作日記，記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。

　　3.建立計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度

　　建立硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度的建立，要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、保持機(jī)房與設(shè)備的整潔等措施保證機(jī)房設(shè)備和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行；確保ERP數(shù)據(jù)和ERP軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除；對有關(guān)磁性介質(zhì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份，并且存放在不同的位置；對ERP軟件更換、修改、升級和硬件設(shè)備進(jìn)行更換時，要有一定的審批手續(xù)，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督，以保證ERP數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全；健全硬件和軟件的定時維護(hù)措施和有關(guān)防治計(jì)算機(jī)病毒、黑客等入侵的措施。

　　4.建立ERP檔案管理制度

　　通過檔案管理制度的建立，實(shí)現(xiàn)對ERP數(shù)據(jù)檔案的管理，并由專人負(fù)責(zé)；做好ERP數(shù)據(jù)的防磁、防火、防潮和防塵等工作；對重要的ERP檔案進(jìn)行雙備份，并存放在不同的地點(diǎn)；實(shí)現(xiàn)對磁性介質(zhì)檔案的定期檢查與復(fù)制，防止磁性介質(zhì)的損壞而使ERP數(shù)據(jù)丟失；同時對有關(guān)ERP開發(fā)設(shè)計(jì)有關(guān)的檔案資料也要進(jìn)行保管。

　　三、認(rèn)真進(jìn)行模擬運(yùn)行

　　實(shí)施ERP這樣一個大型的信息集成系統(tǒng)，涉及企業(yè)所有的主要業(yè)務(wù)部門，關(guān)系到各個業(yè)務(wù)流程細(xì)節(jié)，想不"排練"就直接拿到實(shí)際中去應(yīng)用，具有極大風(fēng)險性。不論是哪個模擬階段，都要事先擬出模擬提綱，記錄模擬過程和結(jié)果，尋求正確的運(yùn)行方法�？傊�，要建立模擬運(yùn)行的檔案，作為項(xiàng)目管理的階段成果和下一步改進(jìn)工作的依據(jù)。

　　1.軟件功能模擬運(yùn)行(原型測試)

　　軟件功能模擬運(yùn)行的主要目的是為了弄清楚軟件的全部功能，以及各個參數(shù)之間的關(guān)系及相互影響。列出現(xiàn)行管理流程與軟件系統(tǒng)的流程之間的差異，分析差異，確定進(jìn)一步的解決方案。這項(xiàng)工作是在軟件己經(jīng)安裝完畢，由軟件公司或咨詢公司進(jìn)行了軟件應(yīng)用培訓(xùn)后，在專家指導(dǎo)下進(jìn)行的。企業(yè)結(jié)合自己的情況，把設(shè)計(jì)好的數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中進(jìn)行運(yùn)行。可以只用極少量零部件(比如說15-30種)的產(chǎn)品來測試，但是必須包羅了企業(yè)在管理上需要解決的問題。比如在建立工藝路線文件時，需要在原型測試階段弄清楚這些參數(shù)如果不錄入行不行？試一試如果留著空白會是什么結(jié)果，錄入了又將是什么結(jié)果；數(shù)據(jù)偏大或偏小又是什么結(jié)果，影響有多大。模擬測試千萬不要遺留下很多"潛伏"的問題到以后再去研究處理，否則，不僅延誤實(shí)施進(jìn)度，而且還會挫傷員工士氣。

　　2.實(shí)戰(zhàn)性模擬運(yùn)行(二次開發(fā)測試)

　　所謂的實(shí)戰(zhàn)性模擬運(yùn)行，主要的目的是為了測試修訂后的系統(tǒng)，把經(jīng)營管理中的實(shí)際數(shù)據(jù)輸人到系統(tǒng)中去，進(jìn)一步驗(yàn)證，直到確認(rèn)符合管理需求，可以放心地實(shí)際應(yīng)用為止。同樣，模擬之前要有模擬提綱，模擬過程要有記錄。實(shí)戰(zhàn)性模擬的結(jié)果，必須得到各個業(yè)務(wù)部門主管的認(rèn)可；如果有沒有研究透徹的地方，需要及時補(bǔ)課，尋求可行的解決方案。最后，由項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組召開會議，通過演示，征求所有相關(guān)的業(yè)務(wù)人員的意見，取得基本一致同意以后，草擬按照新的業(yè)務(wù)流程制定的“工作規(guī)程和工作準(zhǔn)則”，作為切換實(shí)施的規(guī)范化依據(jù)。

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　　3.并行運(yùn)行

　　并行運(yùn)行可以理解為一種切換前的預(yù)演，是一種特殊的模擬測試。員工對新系統(tǒng)不熟悉、不放心，不敢把原有的手工管理全部扔掉，所以有一段新老系統(tǒng)并行運(yùn)行階段。但是，并行運(yùn)行會帶來一些問題，如新老系統(tǒng)運(yùn)行的結(jié)果不一致時，以什么為準(zhǔn)？以老的為準(zhǔn)必然會否定新系統(tǒng)的價值，以致新系統(tǒng)遲遲不能用上。新老系統(tǒng)同時運(yùn)行，每項(xiàng)業(yè)務(wù)要做雙份工作，增加了管理的工作量，加重員工的負(fù)擔(dān)，同時也加大企業(yè)的運(yùn)行成本，因此，并行運(yùn)行的時間根據(jù)系統(tǒng)的特點(diǎn)與企業(yè)的實(shí)際情況適當(dāng)?shù)目s短。

　　4.重視系統(tǒng)切換

　　不少企業(yè)由于受管理基礎(chǔ)和人力資源的限制，希望能夠分模塊逐個實(shí)施。ERP是一個信息高度集成的系統(tǒng)，如果先上一個子系統(tǒng)，所有屬于其它子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)，都將通過各類傳票用手工錄入，因此，不能體現(xiàn)信息集成的優(yōu)勢；而且一個一個模塊走，必然會延長實(shí)施進(jìn)度。如果分模塊實(shí)施，還不利于系統(tǒng)模擬運(yùn)行，不利于說明一些業(yè)務(wù)之間信息的相互集成關(guān)系，有了問題也不易及時發(fā)現(xiàn)并解決，放到以后再補(bǔ)課，必然會引起不少修改返工。有些企業(yè)實(shí)施了兩三年還沒有結(jié)束，這個問題是其中原因之一。因此，各個子系統(tǒng)最好是一起上，才有可能見到信息集成帶來的效益。如果實(shí)行分步實(shí)施，也應(yīng)該是先上一個車間，或一個倉庫，取得經(jīng)驗(yàn)后再逐步推廣，而不要割斷業(yè)務(wù)流程。割斷了業(yè)務(wù)流程，等于破壞了信息集成，與建立管理信息化的初衷是相背的。

　　為了順利切換，要抓好培訓(xùn)，在培訓(xùn)的基礎(chǔ)上整理好數(shù)據(jù)，在基本數(shù)據(jù)完整后進(jìn)行模擬。把最后模擬運(yùn)行的"管理模式"當(dāng)眾宣布并演示，得到廣大管理人員和高層經(jīng)理認(rèn)可批準(zhǔn)后，再到實(shí)踐中執(zhí)行。有了群眾基礎(chǔ)，切換工作就會容易得多。寧可在打基礎(chǔ)工作上多花些時間，一定要特別注意項(xiàng)目管理要求的先導(dǎo)與后續(xù)工作的關(guān)系，一步一個腳印，穩(wěn)扎穩(wěn)打，不要在系統(tǒng)切換工作上起波折反復(fù)，欲速則不達(dá)。

　　四、系統(tǒng)安全控制

　　ERP系統(tǒng)是一個集成的系統(tǒng)，通過業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)不同子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)相互傳遞，不僅包括部門內(nèi)的、同一企業(yè)內(nèi)部，也包括不同企業(yè)間的。同時可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)不同地域區(qū)的數(shù)據(jù)傳遞，于是在系統(tǒng)運(yùn)行過程中也必須加強(qiáng)系統(tǒng)安全的控制。

　　1.服務(wù)器安全控制

　　主要考慮系統(tǒng)的容錯性和系統(tǒng)所具有的高執(zhí)行效率，在成本可以接受的條件下，選用具有最高安全級別的容錯方案，保證系統(tǒng)永遠(yuǎn)不會因磁盤故障而發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)中斷，如果其中一個(組)硬盤發(fā)生故障，另外一個 (組)硬盤中的數(shù)據(jù)仍在維持系統(tǒng)的正常工作。同時還需要注意高的可讀性能。

　　2.登錄安全控制

　　為保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以進(jìn)行全天候的運(yùn)行，在設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)時，應(yīng)當(dāng)重視系統(tǒng)中的登錄服務(wù)，通過兩臺服務(wù)臺進(jìn)行登錄權(quán)限控制，其中一臺為主控制器，另一臺作為軟備份，從而達(dá)到即使系統(tǒng)中一臺控制器發(fā)生故障，用戶也可以登錄系統(tǒng)進(jìn)行日常工作的效果。對于系統(tǒng)中各類用戶的權(quán)限也是進(jìn)行分級授權(quán)，從而使系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全潛在的不安全因素最小化。

　　3.數(shù)據(jù)庫安全控制

　　數(shù)據(jù)庫是企業(yè)應(yīng)用的核心，數(shù)據(jù)庫安全是應(yīng)當(dāng)高度重視的主要課題，為保證數(shù)據(jù)庫的安全性，可以采用兩種措施來解除數(shù)據(jù)庫的潛在危險。一是通過數(shù)據(jù)同步復(fù)制，將數(shù)據(jù)分別寫入不同服務(wù)器系統(tǒng)，時刻保持?jǐn)?shù)據(jù)庫系統(tǒng)中數(shù)據(jù)存在兩個完全一致的備份，當(dāng)一臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)器因故障中斷，系統(tǒng)管理員只要通過遠(yuǎn)程管理或電子郵件告訴用戶，使用另一配置文件，就可連接到另一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，正常進(jìn)行業(yè)務(wù)處理.這種同步復(fù)制由系統(tǒng)中后臺完成，用戶并沒有因此而產(chǎn)生等待。二是通過可擦寫光盤對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)日志進(jìn)行日備份，保證在人為或其他原因造成的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)時，可通過日備份進(jìn)行即時恢復(fù)。

　　綜合所述，系統(tǒng)在試運(yùn)行過程中會遇到各種各樣的干擾，我們應(yīng)該在ERP系統(tǒng)運(yùn)行前做好各項(xiàng)運(yùn)行風(fēng)險的識別與控制工作準(zhǔn)備，為ERP系統(tǒng)持續(xù)安全運(yùn)行減少風(fēng)險隱患。