一、自行開發(fā)還是購買現(xiàn)成的商品軟件

　　每個實施MRPII/ERP的企業(yè)都必須有一套軟件系統(tǒng)。從MRPII/ERP的發(fā)展過程來看，軟件系統(tǒng)的實現(xiàn)有兩種方法，即自行開發(fā)軟件和購買現(xiàn)成的商品軟件。自行開發(fā)軟件有明顯的缺點，總結起來可有三條，即耗時過長、未必成功且起點較低。

　　自行開發(fā)一套MRPII/ERP軟件，一般至少要用二至三年的時間，再加上其他方面的工作，實現(xiàn)周期將會更長。這樣，不僅要考慮軟件開發(fā)的成本，還必須考慮推遲實現(xiàn)MRPII/ERP系統(tǒng)的損失。購買現(xiàn)成的商品軟件可以事先了解它是否成功。然而，自己開發(fā)軟件卻做不到這一點。于是，投資已經(jīng)作出，時間已經(jīng)花了，卻不能回答它一定成功。雖然實施MRPII/ERP系統(tǒng)不成功的原因可以是多種多樣的，可能在軟件本身，可能由于使用不當。但是在這種情況下，人們往往不可避免地把軟件作為替罪羊。

　　另外，自行開發(fā)軟件往往特別著眼于當前的業(yè)務環(huán)境和需求，其管理思想的體現(xiàn)只能取決于當前的管理人員和軟件開發(fā)人員。因而往往起點較低，可能經(jīng)不起時間的考驗。一旦業(yè)務發(fā)展突破原有框架，軟件很可能不再適用。

　　鑒于自行開發(fā)軟件可能出現(xiàn)以上問題，所以采用商品化軟件實現(xiàn)MRPII/ERP系統(tǒng)的企業(yè)比例日益增加。據(jù)國外統(tǒng)計，70年代以前還不到50%，而進入80年代則超過了80%。這些商品軟件基本上都是按照Oliver Wight公司發(fā)布的“MRPII標準系統(tǒng)”的要求開發(fā)的，而且功能上多有擴充，都能體現(xiàn)MRPII/ERP的管理思想。但是，也不能由此得出結論，認為購買現(xiàn)成的商品軟件就是一件簡單和十全十美的事情。事實上，購買現(xiàn)成的商品軟件可能出現(xiàn)以下問題：

　　1、由于商品軟件的通用性，系統(tǒng)可能過于復雜--一般來說，要比具體企業(yè)的需求復雜得多，這既造成使用上的困難，而且價格也高。

　　2、可能需要進行二次開發(fā)來修改或擴充系統(tǒng)的功能。

　　3、可能難以連接企業(yè)已有的程序。

　　4、可能存在故障隱患。一個大型的MRPII/ERP軟件系統(tǒng)含有故障隱患是不奇怪的。問題在于這些故障可能很難發(fā)現(xiàn)和排除，往往需要軟件供應商的幫助，如果這種幫助不能及時得到，那么整個MRPII/ERP項目的實施和應用可能都會推遲。

　　二、商品軟件的選擇

　　鑒于購買商品軟件可能出現(xiàn)這樣或那樣的問題，如何選擇商品軟件就成了十分重要的問題。下面，我們從選擇商品軟件的原則、做法以及簽訂合同等三方面提出一些建議，可供決定購買MRPII/ERP商品軟件的企業(yè)參考。

　　1、選擇商品軟件的原則

　　(1)選擇一個實用的軟件產(chǎn)品

　　人們往往陷入一種境地：去追尋“最好的”軟件產(chǎn)品。于是，花費了很多時間和精力，而不得要領。他們不清楚，軟件選擇的目標應當是選擇一個實用的、現(xiàn)在就能工作的軟件產(chǎn)品來滿足企業(yè)的需求，而不是經(jīng)過五年或八年的選擇，選擇一個“最好的”軟件產(chǎn)品。事實上，在這種情況下，所謂“最好”，往往是一種感覺，而不是根據(jù)某種客觀的標準。企業(yè)的軟件選擇隊伍往往根據(jù)個人對于軟件產(chǎn)品的好惡，而形成了不同的意見，爭來爭去，難以決定，浪費了時間和金錢，丟失了機會。在這種情況下，無論哪一派贏了，企業(yè)都是輸家。

　　(2)要選擇有成功用戶先例的商品軟件系統(tǒng)，不要做“第一個吃螃蟹的人”

　　成功的用戶可以說明該軟件產(chǎn)品以及相關的服務都比較成熟。實施MRPII/ERP是企業(yè)的大事，不要貿(mào)然選擇哪些未經(jīng)實踐證實的軟件產(chǎn)品。特別要注意，不要被供應商牽著鼻子走。企業(yè)選擇商品軟件系統(tǒng)的過程，也正是軟件供應商推銷其產(chǎn)品的過程。在這個過程中，軟件供應商將會表現(xiàn)得特別積極。他們會幫助企業(yè)分析需求并給出解決方案。這一切都是以推銷其產(chǎn)品為目的。雖然軟件供應商也當然地希望他們的用戶獲得成功，因為成功的用戶將會幫助他們進一步推銷產(chǎn)品，但是，他們首要的目的是把當前的產(chǎn)品推銷出去。因此，企業(yè)應當對此保持清醒：在選擇軟件系統(tǒng)的過程中，軟件供應商并不是自己的同盟者，而是生意對手。

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　　(3)不要操之過急

　　在開始選擇商品軟件之前，首先應當參加關于MRPII/ERP的初始教育，了解什么是MRP、什么是MRPII、什么是ERP、成本如何、效益如何、如何實施、如何管理等一系列問題。在完成初始教育之前，不能開始軟件選擇的過程。對于首次實施MRPII/ERP的企業(yè)來說，最大的錯誤之一就是在沒有進行初始教育的情況下，就去選擇商品軟件系統(tǒng)；而最大的錯誤就是在這種情況下作出了決定。因為，在這種情況下作出正確的選擇實在是一個小概率事件。

　　(4)不要拖延太久

　　首先，我們應當強調(diào)一個事實，沒有十全十美的軟件產(chǎn)品。所以也不要指望找到十全十美的軟件產(chǎn)品。其次，根據(jù)國內(nèi)外的經(jīng)驗，在一定意義上說，實施應用MRPII/ERP成功與否的原因并不在于MRPII/ERP商品軟件的差別，而在于人。因此，不要因為過分的挑剔而延誤了MRPII/ERP的實施。因為延誤MRPII/ERP的實施本身就意味著損失。一般來說，商品軟件產(chǎn)品都自己有市場定位。企業(yè)根據(jù)自身的實際情況(需求和資金)，確定對商品軟件的選擇范圍，在3-4個月內(nèi)，認真考察5-6個商品軟件產(chǎn)品，應當能夠作出決定。

　　(5)要搞清為了補償不足的功能要對軟件做哪些修改或擴充，以及如何與現(xiàn)有系統(tǒng)相連接如前所述，沒有十全十美的軟件系統(tǒng)。因此，不要希望原封不動地使用現(xiàn)成的商品軟件來實現(xiàn)所希望的所有功能。MRPII/ERP不是一個簡單的計算機項目，它涉及到企業(yè)運營的各個方面。這里，一方面是人們所希望的功能，一方面是商品軟件所提供的功能。二者往往不盡一致。根據(jù)MRPII/ERP的標準邏輯調(diào)整前者是不言而喻的，但有時對后者在一定程度上進行修改或用戶化開發(fā)也是不可避免的。應當確定哪些修改或擴充是必須的，以及由誰來承擔這樣的工作，是由自己來做，還是由供應商來做，或是請第三方來做。在任何情況下，都既要計算成本，又要考慮所需的時間。必須有一個時間表，因為任何推遲都是損失。

　　(6)要保留原有系統(tǒng)中好的部分

　　有些企業(yè)在某一方面有很好的應用程序。例如，有的企業(yè)有很好的車間生產(chǎn)控制系統(tǒng)，而其他方面較差。如果所選擇的商品軟件系統(tǒng)中車間生產(chǎn)控制系統(tǒng)不如原有的好，則應保留原有的系統(tǒng)，開發(fā)相應的接口與商品軟件連接，而不應盲目地拋棄原有系統(tǒng)。

　　(7)根據(jù)性能價格比來評價軟件系統(tǒng)

　　不同的商品軟件產(chǎn)品往往有不同的功能、性能、可選特征，也有不同的價格。
　　因此，必須綜合考慮。性能價格比則是一個比較好的指標。在根據(jù)企業(yè)需求確定了軟件系統(tǒng)的性能之后，可以通過以下四項之和來計算軟件的初始成本(不計維護成本)：軟件系統(tǒng)的價格、軟件修改的成本、接口成本、推遲實施的成本。正確選擇商品軟件任務應使總成本最小。

　　(8)軟件選擇隊伍的組織

　　組織一個精干、高效率的軟件選擇隊伍，對于正確地選擇MRPII/ERP軟件產(chǎn)品是非常重要的。這里有三點應當引起注意：

　　1) 要把對企業(yè)組織有影響力的人包括在軟件選擇的隊伍中，以便作出決策。
　　2) 軟件產(chǎn)品的選擇隊伍應當和將來的實施隊伍統(tǒng)一。這樣，在軟件選擇的過程 中，就能考慮到實施的要求，對問題的處理能夠更全面。
　　3) 數(shù)據(jù)處理部門應參與軟件的選擇和評價。雖然數(shù)據(jù)處理部門的人員不應對軟件的選擇負最終的責任，但應參加軟件評價的活動。他們可以從技術上對軟件進行評價，對選擇過程中的不同意見起到平衡的作用，且能保證所選擇的軟件能夠與已有的系統(tǒng)兼容。

　　(9)購買 MRPII/ERP商品軟件系統(tǒng)需要一筆較大的投資，在開始選擇軟件產(chǎn)品之前，應當先作好預算并得到批準，以保證選購商品軟件的活動正常進行。

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　　2、選擇商品軟件的做法

　　面對商品軟件系統(tǒng)的各種各樣的功能和模塊，應把目光集中在最本質(zhì)的地方。從以下五個方面進行考察，是選擇 MRPII/ERP 商品軟件的常見做法。

　　(1)考察軟件的功能

　　通常有兩種常用的軟件功能考察方法：

　　1) 使用功能需求問題單 根據(jù)企業(yè)的需求編寫一個問題單，其中列出企業(yè)所需要的功能，然后一一的衡量軟件產(chǎn)品的功能。這種方法的缺點是：沒有考查系統(tǒng)的內(nèi)在邏輯，而正是這種內(nèi)在的邏輯才能使系統(tǒng)的各項功能很好地運行起來；問題單上所列的功能很容易使不同的人有不同的理解；另外，用這種方法選出的軟件往往是比較復雜的。

　　2) 以 MRPII/ERP 標準作參照

　　更好的方法是把MRPII/ERP的標準邏輯和企業(yè)的實際需求相結合，構造一份問題單，用來考查軟件的功能。首先了解系統(tǒng)的內(nèi)在邏輯，以及為了使系統(tǒng)付諸使用必須要做哪些用戶化工作，這些工作能否在所要求的時間內(nèi)完成。Oliver Wight 公司出版的<<MRPII Standard System>>集中論述了從功能上和邏輯上為制造業(yè)普遍接受的MRPII的標準。

　　實際上，其中列出了作為MRPII系統(tǒng)的軟件應具備的最小功能集合。ERP的概念由美國Gartner Group于90年代初首先提出，經(jīng)短短幾年時間，成了制造業(yè)市場上的時髦名詞，但至今尚遠未形成像MRPII那樣的標準。粗略地說，ERP的覆蓋范圍更寬，涉及整個企業(yè)范圍的資源，特別強調(diào)面向客戶進行管理；在技術上，ERP強調(diào)包括客戶機/服務器體系結構、圖形用戶界面(GUI)、計算機輔助軟件工程(CASE)、面向?qū)ο蠹夹g、關系數(shù)據(jù)庫、第四代語言、數(shù)據(jù)采集和外部集成(EDI)等先進技術。

　　另外，還應考查軟件功能的合理性，如：模擬現(xiàn)實的能力；軟件的連通性，是否具有數(shù)據(jù)接口和程序接口，以便于二次開發(fā)；軟件的輸出報告是否滿足企業(yè)的要求；軟件的運行時間和響應時間；軟件的兼容性；以及軟件是否簡明、易學、易用等等。

　　(2)考察軟件的技術

　　從系統(tǒng)的角度考慮，所用的技術是否具有先進性，如上述的客戶機/服務器體系結構、圖形用戶界面(GUI)、計算機輔助軟件工程(CASE)、面向?qū)ο蠹夹g、關系數(shù)據(jù)庫、第四代語言、數(shù)據(jù)采集和外部集成(EDI)等都可作為考察的對象。

　　另外，從用戶應用的角度考慮，如：軟件漢化的質(zhì)量、主要字段的位數(shù)是否符合應用的要求、數(shù)字字段的整數(shù)及小數(shù)位數(shù)是否符合應用的要求等等，也要進行考察。

　　(3)考察軟件的文檔

　　軟件的文檔對于軟件的應用是非常重要的。軟件文檔包括使用手冊、幫助文件和培訓教材。要考察軟件文檔是否齊全以及漢化的質(zhì)量，還要考察文檔組織的邏輯性，是否有有效的索引，是否敘述清楚、簡明、易讀，而不是煩瑣冗長。

　　(4)考察供應商實力

　　一般來說，企業(yè)不但要購買供應商的MRPII/ERP商品軟件，還要購買他們的服務。因為經(jīng)驗表明，沒有外部專家的幫助，一個沒有經(jīng)驗的企業(yè)幾乎是不可能把 MRPII/ERP項目實施成功的。所以，雖然企業(yè)最終應當立足于依靠自己的力量去使用和維護軟件系統(tǒng)，但是在開始階段，供應商所提供的培訓、實施咨詢和技術支持對于順利地實施MRPII/ERP 項目是非常重要的。

　　這樣，企業(yè)在購買 MRPII/ERP商品軟件之后，在比較長的一段時間內(nèi)還要就許多事情和供應商打交道。因此，了解供應商的實力是很重要的。要考察供應商的財政實力，以證明該供應商是一個可以比較長期地打交道的對象。還要考察供應商的服務支持能力，特別是供應商的培訓教師、實施顧問和其他技術人員的資歷和經(jīng)驗，對于成功地實施和應用MRPII/ERP系統(tǒng)是非常重要的。從這一點考慮，最好直接從軟件開發(fā)商那里購買軟件和服務。

　　(5)考察供應商的用戶

　　通過考察供應商的用戶群落、特別是本企業(yè)的同行業(yè)用戶，可以了解用戶對軟件的使用情況和滿意的程度，可以了解供應商對用戶的培訓、實施指導與幫助是否得力，可以了解供應商對用戶的技術支持是否及時有效，可以了解其供應商的用戶成功率，等等。如果用戶的反映比較好，至少說明供應商的軟件和服務不是很差。應當注意的是，這項活動不要完全聽憑供應商的安排，應當請供應商提供幾家用戶，從中進行選擇。

　　3、簽訂合同

　　(1)這類生意的合同一般是由軟件供應商來起草的。除非特別有利，一般不要簽供應商提供的標準的合同。在所簽的合同中一定要反映本企業(yè)對軟件的評價和要求。
　　(2)要有準備，企業(yè)的談判代表在軟件評價和選擇階段就應盡早閱讀供應商起草的合同。
　　(3)在合同中一定要包括處理故障隱患的條款，應當盡可能詳細、清楚地規(guī)定排除故障的責任、時間以及懲罰方式等等。一個軟件供應商，如果拒絕承擔迅速地排除故障的責任，則可能是一個信號，表明他們對于自己的產(chǎn)品或排除產(chǎn)品故障的能力缺乏信心，或二者兼而有之。在這種情況下，應當毫不猶豫地另選其他供應商。
　　(4)關于供應商的義務以及相關的日期，一定要通過明確的語言在合同中表述清楚，避免使用模棱兩可或含糊不清的語言。
　　(5)所有包括在生意中的內(nèi)容，都要以書面形式在合同中表達清楚，任何未經(jīng)書面形式在合同中表達的，都不是生意的一部分。不要相信任何口頭承諾。
　　(6)要有一個合理的付款日程表，不要把財務控制杠桿輕易地交到供應商手中。
　　(7)如果合同中包括懲罰條款，則必須和付款日程表相結合。
　　(8)關于軟件的維護，一般一次只簽訂一年的合同，以便確定供應商的服務質(zhì)量。

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　　三、控制對軟件的修改

　　以上我們談了關于如何選擇商品軟件的問題。其中，我們談到，有時對于軟件的修改是不可避免的。但是，過多的修改會破壞MRPII/ERP項目的實施。那么，如何防止過多的修改呢？這是一個非常重要的實際問題。有三方面的工作可以幫助解決這方面的問題，即教育、標準軟件和管理。

　　如果一個企業(yè)對MRPII/ERP做了很好的教育工作，則可把修改軟件的要求減至最少。因為用戶理解了MRPII/ERP的邏輯之后，就可以幫助他們在MRPII/ERP的總體框架內(nèi)來考慮如何解決他們的問題。再加上功能完善的標準軟件，使得用戶對MRPII/ERP的了解和要求都可以在軟件上得到反映。這樣，修改軟件的要求自然減少。然后通過有效的管理來控制仍然出現(xiàn)的修改軟件的要求。

　　項目實施過程中的關鍵人員，特別是指導委員會和項目組的成員，應當堅持兩條原則，一是抵制，二是區(qū)分系統(tǒng)的兩類功能，采取不同的處理方式。

　　如果一項修改軟件的要求對于企業(yè)的運營和MRPII/ERP的實施都不是本質(zhì)的，則應予以抵制。因為任何修改都會推遲MRPII/ERP項目的實施，提高成本費用，減少成功的機會。要區(qū)分系統(tǒng)的兩類功能。MRPII/ERP系統(tǒng)的功能可以分為兩類，一類是必須由計算機來做的，另一類是手工方式的自動實現(xiàn)。前者如MRP、CRP以及車間作業(yè)管理等，它們必須由計算機來完成，因為所涉及到的計算量太大，使得無法以手工方式來完成。后者如自動打印采購訂單、工資單、以及總帳和帳單的生成等等，均可以手工方式完成，但使用計算機可以提高工作效率并改進工作質(zhì)量。對于一個企業(yè)來說，從MRPII/ERP系統(tǒng)獲得的最大的效益還是來自那些必須由計算機完成的工作。在區(qū)分了MRPII/ERP系統(tǒng)的兩類不同的功能之后，可以通過以下方法有效地控制對軟件的修改。

　　1、對于在軟件選擇階段已經(jīng)估計到、因此已經(jīng)有預算的修改，可以按照計劃去做。
　　2、對于新出現(xiàn)的修改軟件的請求，要首先交數(shù)據(jù)處理部門進行工作量的估算，以確定是較大的修改還是較小的修改。這個界限對于不同的企業(yè)可能是不同的。對于較小的修改，項目小組可以決定是否接受(立即去做)、拒絕(沒有必要)或推遲。
　　3、對于一項較大的修改，項目小組要進行審查并提出建議。這里要考慮的關鍵問題是，這項改變對于企業(yè)的經(jīng)營和MRPII/ERP的運行是否必需？是否必須由計算機來做？如果兩個問題的回答都是肯定的，則應立即做，或盡快做。如果所請求的修改是好的、但不是本質(zhì)的，則應當推遲。(有時，從外單位聘請的實施顧問也可以幫助考慮這些問題。)然后，項目小組把此項請求連同小組的建議提交給指導委員會去作出決定。

　　按照以上方式處理問題，軟件的修改可以得到有效的控制。